Strasbourg, 10 September 2010

CEPEJ(2010)7

EUROPEAN COMMISSION for THE EFFICIENCY OF jUSTICE

(CEPEJ)

Network of pilot courts

5^th plenary meeting

Geneva, 13 April 2010

MEETING REPORT

1.     At the invitation of the Federal Tribunal of Switzerland, the members of the CEPEJ Network of Pilot courts met in Geneva, for their fifth plenary meeting on 13 April 2010. The meeting was opened by Mr Luzius MEYER, President of the Federal Tribunal.

1.   Computer service for an efficient management of court

2.     The Network was informed by Mr Daniel BRUNNER and Mr Jacques BÜHLER on the IT tools implemented by the Federal Tribunal of Switzerland for managing courts by statistics (Webstat) and for ensuring the electronic communication between courts and parties in Switzerland.

3. User satisfaction surveys

4.     The CEPEJ's scientific expert, Mr Jean-Paul JEAN (France) introduced the draft Handbook on court satisfaction surveys including a guide of methodology and a model-questionnaire. The Pilot courts highlighted comments on the applicability of this document in their jurisdiction. These comments would be taken into account by the scientific expert when finalising the draft to be submitted to the CEPEJ-GT-QUAL.

4.   Judicial time management: towards a European Observatory of judicial timeframes

6.     Mr Jacques BÜHLER, Chair of the Steering Group of the SATURN Centre of the CEPEJ, reported on the current work carried out by the Group in order to analyse judicial time management in court through both a quantitative and qualitative approach.

Qualitative approach

7.     The CEPEJ's scientific expert, Mr Marco FABRI (Italy) introduced the result of his preliminary research based on the answers submitted by the Pilot courts following the four statistic tables and two main indicators highlighted in the EUGMONT's Guidelines on judicial time management. Mr FABRI's main conclusions appear in the working document (CEPEJ-SATURN(2010)4).

8.     These results would be further analysed by the SATURN Steering Group to progress towards a better quantitative knowledge of judicial time management in courts.

9.     Some Pilot courts commented on the difficulties to collect the information requested through the EUGMONT Guidelines, as some of the requested information is not available as such in the courts either because:

§  such statistics are collected at a centralised level rather than at the court level, or

§  the case categories chosen by the CEPEJ are not relevant to the courts concerned, or

§  this would be a too heavy burden on the courts considering their existing workload.

Qualitative approach

11.  The scientific expert Mr Marco FABRI introduced his working document on "qualitative indicators of case flow management" (CEPEJ-SATURN(2010)5) analysing the existing and missing information from the pilot courts.

 

12.  The Network agreed that it would be difficult to set up representative samples of courts in each member states to collect representative information, but were mainly encouraged to further work on clusters.

14.  Mr Jon T. JOHNSEN (Norway), member of the Steering Group of the SATURN Centre, introduced a Protocol aimed at the courts for implementing tools and measures designed by the SATURN Centre, in particular the Guidelines on judicial time management (CEPEJ-SATURN(2010)1, 2 and 3). He already tested this protocol with the court of Nedre Romerike.

8. Discussion in clusters: does the size of a court matter?

16.  The pilot courts divided themselves into four clusters (two clusters of first instance courts, one cluster of high courts and courts of appeal and one cluster of specialized courts) to address the question: "does the size of a court matter? These discussions led to contrasted results, according to the specificities of the individual courts. Therefore it was difficult to draw strong conclusions which might orient further work to be carried out by the CEPEJ-GT-QUAL.

Appendix I

Agenda

Chairperson: John STACEY, Vice-President of the CEPEJ

1.             Welcome message

§  Lorenz MEYER, Federal Judge and President of the Federal Supreme Court of Switzerland

2.         Opening of the meeting

§  Philippe BOILLAT, Director General of Human Rights and Legal Affairs (DG-HL), Council of Europe

3.         The activity of theCEPEJ: main achievements and priorities

§  Introduction by Stéphane LEYENBERGER and Muriel DECOT, Secretary and Co-Secretary of the CEPEJ

4.         Information by the Pilot courts

The pilot courts are invited to inform the group on any relevant change, reform or initiative undertaken by the court (best practice, for instance) and which might be of interest for the other; pilot courts.

5.         Computer service for an efficient management of court

Rapporteurs : Daniel BRUNNER and Jacques BÜHLER, Federal Supreme Court of Switzerland

§  Webstat: a tool to conduct a court by statistics

§  Electronic communication between courts and parties in Switzerland

6.         User satisfaction surveys

Rapporteur: Jean-Paul JEAN, scientific expert of CEPEJ-GT-QUAL

§  Presentation of the draft manual: Guide and questionnaires

7.         Judicial Time Management: towards a European Observatory of judicial timeframes

Rapporteur: Jacques BÜHLER, Chair of the Steering Group of the SATURN Centre of the CEPEJ

§  Analyse and discussion of the Pilot courts’ answers about EUGMONT four tables and two main indicators

Scientific expert: Marco FABRI, Research Institute on Judicial Systems, Bologna (Italy)

The pilot courts were invited to send till January 2010 the four EUGMONT tables fulfilled and the two main indicators (clearance rate and disposition time) calculated. The discussion will be based on the analyse of the answers.

§  Analyse and discussion about the qualitative indicators of case flow management

Scientific expert: Marco FABRI, Research Institute on Judicial Systems, Bologna (Italy)

§  Presentation and discussion about a representative sample of courts for each member state

§  Discussion about a draft protocol for the implementation of tools and measures proposed by the SATURN Centre

Introduction by Jon T. Johnsen (Norway), member of the Steering Group of the SATURN Centre

8.         Discussion in clusters: does the size of a court matter?

§  Introduction by Jean-Paul JEAN, Chair of CEPEJ-GT-EVAL

§  Discussion in clusters

§  Presentation of the results in plenary

9.         Any other business

10.        Conclusions of the meeting

Appendix II

List of Participants / Liste des participants

Network of the Pilot Courts / Réseau des tribunaux-référents

ANDORRA/ANDORRE

Jean-Louis VUILLEMIN, Président, Haute Cour de Justice, Andorra La Vella

Apologised / Excusé

ARMENIA/ARMENIE   

Stepan MIKAELYAN, Juge de Première Instance, Cour d’Appel civile d’Arménie, YEREVAN

AUSTRIA/AUTRICHE

Walter ENGELBERGER, Judge and Head of the District Court, LINZ

AZERBAIJAN/AZERBAÏDJAN

Ramin GURBANOV, Chief of reforms division, General department of Organization and Supervision, Ministry of Justice, BAKU

Aladdin JAFAROV, Chairman, Baku City Yasamal District Court, Chairman of the Association of Azerbaijan General Court’s Judges, BAKU

Tofiq PASHAYEV, Chairman, Khatai region Court of Baku, BAKU

BOSNIA AND HERZEGOVINA/BOSNIE-HERZÉGOVINE

Katica Jozak-Mađar, President, Cantonal Court of Novi Travnik,  NOVI TRAVNIK,

BULGARIA / BULGARIE

Sabina NENKOVA HRISTOVA, District Court of Burgas, BURGAS

CROATIA/CROATIE

Damir KONTREC, Vice-President,  County court in Varaždin, Varaždin

Alan Pretković, President, Municipal Court in Varaždin, Varaždin

CYPRUS/CHYPRE  

Artemis ANTONIOU, Assistant Chief Registrar, Supreme Court, NICOSIA

Apologised / Excusé

CZECH REPUBLIC/REPUBLIQUE TCHEQUE

Andrea PESLOVA, Judge, District Court of Prague 1, PRAGUE

DENMARK/DANEMARK

Margit LAUB, Court President, District Court of Esbjerg, Esbjerg

ESTONIA/ESTONIE

Villem LAPIMAA, Judge and President, Tallinn Administrative Court, Tallinn

FINLAND/FINLANDE

Hannamaija FALCK, Judge, Administrative Manager, Regional Administrative Court of Turku, TURKU

Tapio KATAJAMAKI, Judge, District Court of Turku, TURKU

Ritva SUPPONEN, Judge, Court of Appeal of Rovaniemi, ROVANIEMI

FRANCE

Catherine GARDIN-CHARPENTIER, Premier Vice-Président, Tribunal de Grande Instance de Marseille, MARSEILLE

Nicolas JACQUET, Procureur de la République, Tribunal de Grande Instance d’Angoulême, ANGOULEME

GEORGIA/GÉORGIE

Lasha kalandadze, Deputy Chairman of Appeal Court of Tbilisi, Chairman of Civil Law Chamber, Member of the High Council of Justice, Tbilisi

Tamar Chikhladze, Judge, Tbilisi City Court, TBILISI

GERMANY/ALLEMAGNE

Ulrich GROSS, Richter am Oberlandesgericht, Präsidialrichter und Organisationsreferent - Oberlandesgericht Stuttgart, STUTTGART

HUNGARY/HONGRIE

Gyorgyi TOTH, Judge, Municipal Court of Veszprem, VESZPREM

Apologised / Excusé

IRELAND/IRLANDE 

Mary KELLY, Commercial Court of Dublin, Four Courts, DUBLIN

Apologised / Excusée

ITALY/ITALIE

Luciano PANZANI, Président, Tribunal de Grande Instance de Turin, TURIN

Giacomo OBERTO, Magistrat, Tribunal de Grande Instance Turin, TURIN

LATVIA/LETTONIE

Iveta STUBEROVSKA,  Judge, Riga City Center District Court, RIGA

LITHUANIA/LITUANIE

Neringa MARCINKEVICIUTE, Assistant to the Judge, Vilnius Regional Court, VILNIUS

Rūta Trimailovienė, Third District Court of Vilnius, VILNIUS

Zita SMIRNOVIENE, Chief judge, Regional Administrative Court of Vilnius, VILNIUS

MOLDOVA

Ion DRUTA, President, Court Botanica, CHISINAU

Cristina DRUTA, Interpreter

MONACO

Bruno NARDI, Assistant judiciaire, Palais de Justice, MONACO

MONTENEGRO

Radule Piper, President, Basic court of Bijelo Polje, BIJELO POLJE

Valentina Pavlicic, Judge, Special for Organised Crime, Corruption, War crimes and Terrorism, High Court of Podgorica, PODGORICA

Sanja Kalezic, Head of Cabinet of the President, Supreme court of Montenegro, PODGORICA

THE NETHERLANDS / PAYS-BAS

Otto NIJHUIS, Judge, Manager Administration, District Court of Arnhem, ARNHEM

NORWAY/NORVÈGE

Dag BRATHOLE, Court of Appeal of Frostating, TRONDHEIM

Heidi BRUVOLL, Administration Head, Nedre Romerike District Court, LILLESTRøM

POLAND/POLOGNE 

Ewa Fiedorowicz, Court of First Instance, Warszawa

Paweł Wrzaszcz, Judge's assistant, District Court of Lublin, Commercial Court for Bankruptcy Cases, LUBLIN

ROMANIA/ROUMANIE

Andreea Monica PRUNARU, Judge, Vice-President,  Arges Tribunal, PITETI

SLOVENIA/SLOVÉNIE 

Mitja KOZAR, District Court of Maribor (Okrožno sodišče v Mariboru), MARIBOR

Samo TUREL, Secretary, District Court of Nova Gorica, NOVA GORICA

Apologised / Excusé

SPAIN/ESPAGNE

Maria Aranzazu ALAMEDA LÓPEZ, Commercial court nº 3, BARCELONA

SWEDEN/SUÈDE 

Britt BJÖRNEKE, Judge, Court of Södertorn, HUDDINGE

SWITZERLAND/SUISSE

Lorenz MEYER, Juge Fédéral et Président du Tribunal Fédéral suisse

Philippe THÉLIN, Juge, Tribunal administratif, Genève

Zofia Swinarski Huber, Contrôle de gestion, Secrétariat Général du pouvoir judiciaire du canton de Genève

Daniel BRUNNER, Tribunal Fédéral suisse

"THE FORMER YOUGOSLAV REPUBLIC OF MACEDONIA"/"L'EX-RÉPUBLIQUE YOUGOSLAVE DE MACÉDOINE"

Kadrije SALMANI, Judge, Basic Court Skopje 1, SKOPJE

 

UNITED KINGDOM/ROYAUME‑UNI

Michelle BAYLEY, Trial Centre Manager, Central London Civil Justice Centre, LONDON

Michael BURKE, Court Manager, Central London, LONDON

Master Steven WHITAKER, Senior Master of the Senior Courts, Queen's Bench Division, The Queen's Remembrancer, Royal Courts of Justice, LONDON

***

CEPEJ's Bureau / Bureau de la CEPEJ

Fausto de SANTIS, Directeur Général au sein du Bureau de l’organisation judiciaire, Ministère de la Justice, ROME, ITALIE (Chair of the CEPEJ / Président de la CEPEJ),

John STACEY, Head of International Development for Court Administration, Ministry of Justice, International Directorate, UNITED KINGDOM (Vice-Chair of the CEPEJ / Vice-Président de la CEPEJ)

***

Steering Group of the SATURN Centre for Judicial Time Management  /

Groupe de Pilotage du centre SATURN pour la gestion du temps judiciaire

Irakli ADEISHVILI, Chair, Civil Chamber of Tbilisi District Court, Tbilisi, Georgia

Jacques BÜHLER, Secrétaire Général suppléant, Tribunal Fédéral suisse, LAUSANNE, SUISSE (Chair of the Group de Pilotage of the SATURN Centre for Judicial Time Management / Président du Groupe de Pilotage du centre SATURN pour la gestion du temps judiciaire (CEPEJ-SATURN)

Francesco DEPASQUALE, Ministry representative, Ministry of Justice and Home Affairs, VALLETTA, MALTA

Jon T. JOHNSEN, Professor in Law, Faculty of law, University of Oslo, OSLO, Norway

Giacomo OBERTO, Magistrat, Tribunal de Grande Instance, TURIN, ITALIE

Jana WURSTOVA, Lawyer, Adviser, Czech Bar Association, PRAGUE, Czech republic

***

Chairs of the CEPEJ-Working Groups on the Evaluation of Judicial Systems (CEPEJ-GT-EVAL) and on the Quality of Justice (CEPEJ-GT-QUAL) /

Présidents des Groupes de travail de la CEPEJ sur l’évaluation des systèmes judiciaires (CEPEJ-GT-EVAL) et sur la qualité de la justice (CEPEJ-GT-QUAL)

Jean-Paul JEAN, Avocat général près la Cour d’Appel de Paris, Professeur associé à l’Université de Poitiers, Parquet Général, PARIS, FRANCE (Chair of the Working Groupe on Evaluation of Judicial Systems / Président du Groupe de travail sur l’évaluation des systèmes judiciaires (CEPEJ-GT-EVAL))

François PAYCHÈRE, Juge à la Cour de justice, GENEVE, SUISSE (Chair of the Working Groupe on Quality of Justice / Président du Groupe de travail sur la qualité de la justice (CEPEJ-GT-QUAL))

***

Scientific experts / Experts scientifiques

Marco FABRI, Research Institute on Judicial Systems, National Research Council, BOLOGNA, ITALY

Alan UZELAC, Ph.D. Professor at the Faculty of Law, University of Zagreb, ZAGREB, CROATIA

***

Observers / Observateurs

EUROPEAN UNION OF RECHTSPFLEGER AND COURT CLERKS/UNION EUROPEENNE DES GREFFIERS DE

JUSTICE (EUR)

Michel CRAMET, Tribunal de Grande Instance de Lyon, LYON, FRANCE

***

SECRETARIAT

Directorate General of Human Rights and Legal Affairs : Justice Division /

Direction générale des droits de l’Homme et des affaires juridiques : Divison de la Justice

Fax: +33 3 88 41 37 43

E-mail: [email protected]

Stéphane LEYENBERGER, Secretary of the CEPEJ / Secrétaire de la CEPEJ, Tel : +33 3 88 41 34 12, e-mail: [email protected]

Muriel DECOT, Co-Secretary of the CEPEJ / Co-secrétaire de la CEPEJ, Tél: +33 3 90 21 44 55, e-mail: [email protected]

Barbara SCHERER, Special Advisor to the Secretariat of the CEPEJ/ Conseiller spécial auprès du Secrétariat de la CEPEJ, : +33 3 90 21 53 57, e-mail : [email protected]

Jean-Pierre GEILLER, Documentation, Tél : +33 3 88 41 22 27, e-mail : [email protected]

Annette SATTEL, Communication, Tél : +33 3 03 88 41 39 04, e-mail : [email protected]

Elisabeth HEURTEBISE, Assistant/Assistante, Tel : +33 3 88 41 35 54, Fax : +33 3 88 41 37 43, e-mail: [email protected]

Interpreters / Interprètes

Lucie DE BURLET

Starr PIROT

Appendix III

Ouverture par M. Philippe BOILLAT,

Directeur général des droits de l'Homme et des affaires juridiques

Monsieur le Président du Tribunal Fédéral,

Monsieur le Président de la CEPEJ,

Mesdames et Messieurs les représentants de tribunaux-référents, membres et experts de la CEPEJ,

La Présidence suisse du Comité des Ministres du Conseil de l'Europe et le Tribunal fédéral ont eu l'excellente idée et la grande amabilité de nous réunir aujourd'hui à Genève, pour la 5^ème réunion plénière des tribunaux-référents de la CEPEJ. Je vous en remercie très chaleureusement, Monsieur le Président, au nom du Conseil de l'Europe.

Quelques semaines seulement après avoir organisé la Conférence à haut niveau d'Interlaken sur l'avenir de la Cour européenne des droits de l'Homme, dont les conclusions opérationnelles devraient se révéler déterminantes pour l'avenir de la Cour et donc pour celui du Conseil de l'Europe,  les autorités suisses marquent à nouveau leur attachement à notre Organisation et aux valeurs qui sont notre raison d'être: les droits de l'Homme et l'Etat de droit.

Il existe une corrélation évidente entre l’amélioration du fonctionnement de la Cour européenne des droits de l'Homme et les travaux de la CEPEJ. Si l’on considère en effet que plus de 40 % des affaires portées devant le juge européen de Strasbourg sont motivées par des dysfonctionnements des systèmes judiciaires, il est évident que la CEPEJ a un rôle important à jouer dans la mise en œuvre des conclusions de la Conférence d’Interlaken.

La Déclaration finale adoptée au terme de cette Conférence mentionne notamment "la nécessité de trouver des solutions pour le traitement des requêtes répétitives", ces trop fameuses requêtes clones ou répétitives qui représentent 45% des arrêts rendus par la Cour. La Déclaration insiste également sur la nécessité de "tenir compte des développements de la jurisprudence de la Cour, notamment en vue de considérer les conséquences qui s’imposent suite à un arrêt concluant à une violation de la Convention par un autre Etat partie lorsque leur ordre juridique soulève le même problème de principe". Il s’agit, en d’autres termes, de ce que l’on appelle l’application par anticipation de la jurisprudence de la Cour. Les Etats sont donc invités à aller au-delà de l’effet purement déclaratoire des arrêts de la Cour, fondé sur l’autorité de la chose jugée, pour aller vers l’autorité de la chose interprétée qui s’imposerait aux 47 Etats parties à la CEDH, et non au seul Etat défendeur.

Ainsi, plus que jamais, la CEPEJ doit jouer le rôle "d'aide de camp" de la Cour pour améliorer, en amont, le fonctionnement des tribunaux et, partant, limiter le nombre de requêtes fondées sur l'Article 6 de la Convention. Il s'agit ici d'être tout particulièrement attentifs aux mesures de caractère général qui découlent des arrêts de la Cour et qui doivent être mises en œuvre par les Etats afin d’éviter une répétition des mêmes violations. Il s'agit également d'analyser le contentieux en instance devant la Cour, et de définir les priorités d'action de la CEPEJ en tenant compte de ces affaires. Je songe notamment à ces milliers d’affaires récurrentes liées au non respect du délai raisonnable, à la non exécution des décisions de justice ou encore au fonctionnement des juridictions.

Mesdames et Messieurs,

Les praticiens du droit au quotidien que vous êtes, vous, les juges, les procureurs ou les greffiers, vous êtes directement acteurs de ce processus. Vous êtes, chacun d’entre vous, dans vos compétences respectives, garants de la mise en oeuvre de certaines des conclusions de la Conférence d'Interlaken.

Parce que vous avez accepté de coopérer au jour le jour avec la CEPEJ, vous pouvez lui communiquer des informations essentielles pour ses travaux, afin que ceux-ci correspondent aux réalités que vous vivez dans vos juridictions. Vous pouvez aussi tester, concrètement, la pertinence des outils développés, donner des indications pertinentes pour les ajuster, les affiner, et les rendre toujours plus performants au service d'un meilleur fonctionnement des tribunaux.

Aussi les discussions que vous allez avoir aujourd'hui sont-elles de la première importance. La CEPEJ attend de vous des engagements concrets:

1.                     en premier lieu, pour vérifier s'il est possible d'étendre à un échantillon représentatif de tribunaux, dans chacun de nos 47 Etats membres, les tableaux statistiques EUGMONT qui devraient permettre de créer, au sein du Centre SATURN de la CEPEJ, un véritable observatoire européen permanent des délais de justice; pas simplement pour connaître les délais moyens pour traiter tel ou tel type d'affaire en Europe, mais aussi, et surtout, pour disposer d'un diagnostic fiable permettant de chercher ensemble un remède au mal largement partagé dans nos Etats: les lenteurs du système judiciaire;

2.                     en second lieu, pour organiser dans vos tribunaux, avec le personnel judiciaire, avec les avocats et avec les usagers, des enquêtes de satisfaction sur la qualité du service public rendu par les tribunaux, en suivant le manuel proposé par le Centre SATURN; ces enquêtes pourraient, à terme, être conduites à une échelle permettant de mesurer la satisfaction des usagers de la justice au niveau européen et ainsi compléter utilement l'exercice d'évaluation des systèmes judiciaires européens que la CEPEJ conduit tous les deux ans. A cet égard, je vous rappelle que le prochain rapport est attendu pour la fin septembre de cette année.

Mesdames et Messieurs,

Je vous remercie tout particulièrement d'avoir répondu à l'invitation conjointe du Conseil de l'Europe et du Tribunal fédéral suisse, représenté avec grande efficacité au sein de la CEPEJ par M. Jacques Bühler. Merci de votre fidélité et de la compétence avec laquelle vous participez aux travaux de la CEPEJ.

Je tiens aussi à souligner l'attachement tout particulier porté par nos hôtes suisses à notre Commission: hormis l'organisation de cette réunion importante, le Tribunal fédéral suisse met à la disposition de la CEPEJ, depuis le mois de décembre dernier, l'une de ses juristes, en la personne de Mme Barbara Scherrer, qui travaille très activement au sein de notre Secrétariat dans les différents domaines d'action de la CEPEJ. Mme Scherrer est un renfort apprécié par la petite équipe responsable de la mise en œuvre du vaste programme d'activités de la CEPEJ, pour ses qualités professionnelles et ses qualités humaines.  Je tiens aussi à mentionner le travail remarquable de celui que nous pourrions ce matin amicalement appeler le "régional de l'étape", M. François PAYCHERE, Juge à la Cour de justice du Canton de Genève et Président du Groupe de travail de la CEPEJ sur la qualité de la justice.

Mesdames et Messieurs les représentants des tribunaux-référents,

Je vous encourage vivement à poursuivre votre coopération et à faire de cette journée une journée d'échanges concrets. Je vous invite à dire sans détour aux membres et experts de la CEPEJ comment vous jugez les mesures qu'ils vous proposent et les outils qu'ils mettent à votre disposition: Ces outils sont-ils connus? Ces outils sont-ils utilisables? Ces outils sont-ils utilisés? Et si oui, faut-il les améliorer? En cas de réponse affirmative, comment conviendrait-il de le faire ?

Les membres de la CEPEJ ont besoin de vos remarques, de vos interpellations et de vos questions. C'est donc sans tarder que je cède la parole à l'un des piliers de notre Commission, M. John STACEY, Vice-Président de la CEPEJ, qui a eu l’amabilité d'accepter de présider cette réunion aux côtés du Président Fausto de SANTIS, que je salue très chaleureusement, en saluant l'engagement indéfectible de chacun d’entre vous au service d'une justice efficace et de qualité en Europe.