Arrêté n° 1333 du 29 juin 2011 sur les procédures du Conseil de l’Europe en matière d’achats

Le Secrétaire Général du Conseil de l’Europe,

EU EGARD au Règlement financier et dispositions annexes du Conseil de l'Europe, adoptés par le Comité des Ministres le 29 juin 2011 à la 1117e réunion des Délégués des Ministres (ci-après « Règlement financier »), en particulier à ses articles 40 – 42 ; 

EU ÉGARD à l’Arrêté n° 481 du 27 février 1976 fixant les modalités d’arbitrage de tout litige entre le Conseil et les particuliers au sujet des fournitures, travaux ou achats immobiliers effectués pour le compte du Conseil ;

EU ÉGARD à l’Arrêté n° 1282 du 18 octobre 2007 sur la déclaration d’intérêts dans le contexte des achats;

EU ÉGARD à l’Arrêté n° 1334 du 29 juin 2011 sur le mandat de la Commission des marchés;

EU ÉGARD à l’Arrêté n° 1296 du 18 décembre 2008 relatif à l’acceptation de rétributions, cadeaux, décorations ou distinctions, invitations et autres avantages provenant de sources extérieures à l’Organisation ;

EU ÉGARD à l’Instruction n° 59 du 21 décembre 2007 sur les contrats de consultants;

EU ÉGARD à l’Instruction n° 60 du 21 décembre 2007 relative aux contrats d’externalisation ;

EU ÉGARD aux principes sur lesquels s’appuient toutes les procédures d’achats, à savoir l'objectivité, l'ouverture, la non-exclusivité, l'égalité de traitement et la non-discrimination ;

ATTENDU QUE l'article 75, paragraphe 2, du Règlement financier abroge les dispositions des textes d'application du précédent règlement financier ;

CONSIDERANT que, en conséquence, l’arrêté n° 1312 du 6 mai 2010 sur les procédures du Conseil de l’Europe en matière d’achats doit être remplacé par un nouvel arrêté ayant le même objet;

CONSIDERANT qu’un arrêté devrait être adopté pour préciser en détail les procédures du Conseil de l’Europe liées aux achats ;

INSISTANT sur le fait que le présent arrêté devrait viser à conjuguer, d’une part, les principes sur lesquels s’appuient toutes les procédures d'achat et, d’autre part, la flexibilité nécessaire au cadre juridique spécifique dans lequel opère le Conseil de l'Europe ;

GARDANT À L’ESPRIT que, pour utiliser au mieux et le plus efficacement possible le budget de l’Organisation, il est nécessaire d’établir des règles claires concernant les achats ;

A R R Ê T E :

Partie I – Dispositions générales

Article 1 – But de l’arrêté

1. Le présent arrêté fixe les modalités relatives aux procédures d’achat prévues aux articles 40 et suivants du Règlement financier .

2. Il fixe également les devoirs et obligations des personnes relevant de l’effectif du Secrétariat Général1 amenées à appliquer ces procédures.

3. Le présent arrêté est adopté dans un souci d’utilisation efficiente des ressources de l’Organisation.

Article 2 – Principes généraux

1. Les procédures d’achat appliquées au Conseil de l’Europe se basent sur les principes d’objectivité, de transparence, de non-exclusivité, d’égalité de traitement et de non-discrimination.

2. Dans ce cadre, on respectera la politique du Conseil de l’Europe relative à la non-discrimination pour des raisons de sexe, de handicap, d’âge, de statut marital ou parental, de “race”, de couleur, d’origine ethnique, de religion, de croyance, de citoyenneté/nationalité ou d’orientation sexuelle.

Article 3 – Guide des bonnes pratiques d’achat

1. Un guide présentant des informations pratiques sur les procédures du présent arrêté, régulièrement mis à jour par la Direction générale de l’Administration, est publié sur le site web de l'Organisation.

2. Ce guide vise à compléter le présent arrêté, dont il respecte la teneur.

Article 4 – Procédures d’achat

1. Les contrats de fourniture de produits, services ou travaux à l'Organisation, les contrats-cadres et les contrats de partenariat sont soumis à l'une des procédures ci-après :

- Appel d'offres public international2 : si la dépense totale prévue concernant le contrat est supérieure à 55 000 EUR HT ou à tout montant fixé par le/la Secrétaire Général/e en vertu de l'article 40, paragraphe 4, du Règlement financier.

- Consultation restreinte3 : si la dépense totale prévue concernant le contrat ne dépasse pas 55 000 EUR HT ou à tout montant fixé par le/la Secrétaire Général/e en vertu de l'article 40, paragraphe 4, du Règlement financier.

- Négociation directe4 : dans les conditions spéciales visées à l’article 18 du présent arrêté. 

2. Aux fins du présent Arrêté :

- Le terme « contrat-cadre » est utilisé pour désigner un contrat entre l'Organisation et un ou plusieurs prestataires, dont l'objectif est d'établir les termes régissant les contrats portant sur la fourniture de produits, services ou travaux à attribuer pendant une période donnée, notamment en ce qui concerne le prix et, le cas échéant, la quantité envisagée.

- L'expression « contrat de partenariat » est utilisée pour désigner un contrat par lequel l'Organisation confie à un tiers, pour une période déterminée en fonction de la période d'amortissement des investissements ou des modalités de financement retenues, une mission globale relative au financement d’investissements immatériels, d’ouvrages ou d'équipements nécessaires à l'Organisation, à la construction ou à la transformation des ouvrages ou équipements, ainsi qu'à leur maintenance, leur exploitation ou leur gestion et, le cas échéant, à d'autres prestations de service concourant à l'exercice par l'Organisation de sa mission. 

Article 5 - Consultants et contrats d’externalisation

Les procédures pour la sélection des consultants visées par l’Instruction n° 59 du 21 décembre 2007 sur les contrats de consultants et celles pour le recours à l’externalisation visées par l’Instruction n° 60 du 21 décembre 2007 relative aux contrats d’externalisation sont appliquées conformément au présent arrêté.

Article 6 – Responsabilité des ordonnateurs/trices

1. Aux fins du présent arrêté, il est entendu que l’entité administrative acheteuse agit toujours sous la responsabilité de son ordonnateur/trice.

2. Un/e ordonnateur/trice peut, en tant que de besoin, déléguer par écrit autorisation à un autre ordonnateur/trice ou gestionnaire de centre de coût dans son grande entité administrative.

Article 7 – Obligations générales

1. Les personnes relevant de l’effectif du Secrétariat Général amenées à appliquer les procédures liées aux achats agissent avec objectivité et impartialité et traitent de la même manière tous les fournisseurs et soumissionnaires potentiels.

2. Ils ne divulguent aucune information en-dehors des informations qu’il est prévu de mettre à disposition des fournisseurs et soumissionnaires potentiels impliqués dans des négociations.

3. En outre, ils observent la confidentialité la plus stricte à l’égard des informations communiquées par les fournisseurs et soumissionnaires potentiels aux appels d'offres.

Partie II – Spécifications

Article 8

1. Toutes les procédures d’achat sont menées sur la base de spécifications devant être élaborées par l’entité administrative acheteuse.

2. Les spécifications doivent contenir les éléments suivants :

- un descriptif des produits et/ou services et/ou travaux à fournir  (spécifications techniques), dont le niveau de détail dépendra de la complexité de l’achat,

- la ou les dates de fourniture des produits et/ou services et/ou travaux (durée du contrat),

- toutes les conditions préalables (critères d’éligibilité), outre les critères généraux d’exclusion5 pouvant apparaître appropriées au vu de la nature du contrat devant être adjugé,

- les critères d’adjudication (qui peuvent être liés au coût, à la qualité et à d’autres facteurs pertinents), cette partie des spécifications précisant les modalités selon lesquelles cette partie de la spécification sera pondérée,

- la garantie financière pouvant être demandée par l’Organisation,

- toutes les clauses, outre les conditions générales d’achat de l’Organisation6 qui peuvent s’avérer nécessaires,

- pour un projet, le calendrier de sa mise en œuvre.

3. Les critères doivent être objectifs, en d’autres termes ils ne doivent ni conférer un avantage indu à un fournisseur potentiel, ni constituer un obstacle injustifié à la concurrence.

4. Des critères sociaux et environnementaux peuvent également être pris en compte. A cet égard, on veillera en particulier à accorder, chaque fois que possible, des contrats à des personnes handicapées ou à des organismes employant un pourcentage élevé de personnes handicapées.

5. Une fois rendus publics conformément aux modalités de chaque procédure d’achat, les critères ne peuvent plus être modifiés.

Partie III – Appel d’offres public international

Article 9 – Autorisation de lancement de la procédure

1. L’autorisation de lancement de la procédure est demandée à la Commission des marchés par une note signée de l’ordonnateur/trice concerné et accompagnée des spécifications, du coût total estimé du contrat, de propositions quant aux modalités pour les invitations à soumissionner devant être envoyées aux fournisseurs potentiels, d’un calendrier pour la procédure d’achat et, le cas échéant, du coût du précédent contrat (voir également l’article 10, paragraphe 3).

2. L’entité administrative acheteuse peut proposer soit de publier un appel d’offres ouvert, soit d’inviter directement des fournisseurs potentiels figurant déjà sur une liste à faire une offre, soit les deux. Pour qu’une invitation à manifester son intérêt soit de nature internationale, elle doit concerner au moins six fournisseurs potentiels dans au moins deux Etats membres de l'Organisation. En cas d'impossibilité, les raisons en seront indiquées dans la note.

3. Pour un achat particulièrement complexe, lorsqu’il est difficile de définir par avance (a) les moyens techniques qui permettront de répondre aux besoins de l’Organisation ou (b) les conditions juridiques et financières de l’achat, l’entité administrative acheteuse peut également proposer de recourir à un dialogue compétitif, conformément à l’article 15.

4. La note de l’entité administrative acheteuse est transmise au/à la Secrétaire de la Commission des marchés par courrier électronique au moins trois jours ouvrables avant la réunion de la Commission des marchés. Les dossiers complexes composés d’un grand nombre de documents sont transmis au moins cinq jours ouvrables avant la réunion de la Commission des marchés. Le/la Secrétaire de la Commission des marchés décide si un dossier est considéré comme complexe ou non.

5. Le/la Président/e de la Commission des marchés peut rejeter tout dossier qui n'a pas été présenté dans les délais .

6. Le/la Secrétaire de la Commission des marchés donne un numéro d’ordre au dossier, qui servira d’identifiant pour toute la procédure et se composera des éléments suivants :

- quatre chiffres correspondant à l’année au cours de laquelle le dossier a été présenté à l’origine,

- les lettres “AO”

- un numéro correspondant à l'ordre chronologique selon lequel le dossier a été reçu par la Commission des marchés au cours de l'année concernée.

7. La Commission des marchés examine le dossier et décide si un appel d'offres ouvert doit être publié ou non et, le cas échéant, à quel endroit, et/ou décide, en dressant une liste de fournisseurs potentiels, quelle portée donner aux invitations. Les appels d'offres publics internationaux dont la dépense totale prévue concernant le contrat est supérieure à 500 000 EUR HT sont publiés sur le site web de l'Organisation.

8. La Commission des marchés peut également accepter une demande au titre du paragraphe 3 pour un recours à un dialogue compétitif.

9. La Commission des marchés peut formuler des recommandations concernant les spécifications et la date limite (voir également l’article 10, paragraphe 3).

Article 10 – Appel d’offres ouvert/Invitation à concourir

1. Sur décision de la Commission des marchés, un appel d'offres ouvert peut être publié par l'entité administrative acheteuse sur le site web de l'Organisation et/ou par voie de presse ; il peut également être notifié aux représentations permanentes des Etats membres. Il peut être par nature sommaire, et se contenter d'inviter les fournisseurs potentiels à se procurer, avant une certaine date, le dossier complet de l'appel d'offres avec les spécifications, les critères d’exclusion générale et les conditions générales d’achat. Il contiendra cependant une brève description des produits et/ou services et/ou travaux à fournir, de la ou des dates de livraisons et de la date limite pour la soumission des offres.

2. En fonction de la décision de la Commission des marchés, l’entité administrative acheteuse peut aussi remplacer ou compléter la procédure visée à l'article précédent par l'envoi d'invitations à soumissionner à tous les fournisseurs potentiels figurant sur la liste de la Commission des marchés établie conformément aux dispositions de l'article 9, paragraphe 7. Les invitations peuvent être envoyées sous forme papier ou électronique, étant entendu qu'un seul et même moyen de transmission sera utilisé pour tous les fournisseurs potentiels. Les invitations à soumissionner s'accompagnent du dossier complet de l'appel d'offres comprenant les spécifications, les critères généraux d'exclusion, les conditions générales d'achat et la date limite pour la soumission de l’offre.

3. Dans les deux cas, la date limite pour la soumission des offres tient compte de la complexité du dossier.

4. Dans les deux cas, conformément à l'article 14, paragraphe 5, il est spécifié qu'à la suite de la sélection de l'offre retenue, les soumissionnaires non retenus en seront informés par écrit par l’entité administrative acheteuse.

5. Dans les deux cas, l’ordonnateur/trice7 désigne une personne relevant de l’effectif du Secrétariat Général à qui les fournisseurs potentiels peuvent s’adresser par écrit pour obtenir des informations supplémentaires. Dans le cas d’un appel d’offres ouvert publié sous forme sommaire, une personne relevant de l’effectif du Secrétariat Général– qui peut être le même que celui visé ci-dessus ou un autre – est désigné pour transmettre le dossier complet aux fournisseurs potentiels.

6. En cas de décision de recourir à un dialogue compétitif, les spécifications s’accompagnent de la clause figurant à l’annexe III.

Article 11 – Soumission

1. Si, durant la période prévue pour la soumission, des fournisseurs potentiels demandent des informations supplémentaires par écrit à la personne personne relevant de l’effectif du Secrétariat Général désignée pour ce faire, celui-ci ou celle-ci transmet simultanément à tous les fournisseurs potentiels les informations communiquées ainsi que la teneur de la demande.

2. En cas d’appel d’offres ouvert, les informations supplémentaires sont rendues publiques par le même moyen que celui retenu pour l'appel d'offres.

3. Les soumissionnaires soumettent leur offre sous pli scellé au/à la Secrétaire de la Commission des marchés. Ils peuvent, en outre, transmettre leur offre par courrier électronique au/à la Secrétaire de la Commission des marchés.

4. Les offres soumises après la clôture sont automatiquement disqualifiées, sauf à ce que le/la soumissionnaire apportent la preuve que l’offre n’a pas pu être soumise dans les temps du fait d’un cas de force majeure. La Commission des marchés décide si la situation relevait ou non de la force majeure.

5. En outre, les offres soumises directement à l’entité administrative acheteuse sont exclues de la procédure.

6. Pour une invitation à soumissionner, les offres reçues de fournisseurs potentiels ne figurant pas sur la liste de la Commission des marchés sont exclues de la procédure, sauf décision contraire de la Commission des marchés, sur proposition de l’entité administrative acheteuse.

Article 12 – Ouverture des offres

1. Les offres ne peuvent être dépouillées qu’une fois passée la date limite, par des personnes relevant de l’effectif du Secrétariat Général autorisées au sein de l’entité administrative acheteuse. L’ouverture des offres est supervisée par une personne relevant de la Direction de l’audit interne et de l’évaluation. Les propositions tarifaires sont enregistrées et le procès-verbal signé par les personnes présentes.

2. Les offres sont ensuite transmises à l’entité administrative acheteuse pour analyse.

Article 13 – Analyse des offres

1. Les personnes relevant de l’effectif du Secrétariat Général autorisées au sein de l’entité administrative acheteuse analysent les offres du point de vue de leur disqualification, de leur acceptabilité et des critères de sélection.

2. Un rapport de synthèse est élaboré, accompagné d’un tableau comparatif des prix et autres éléments pertinents. Il est présenté à la Commission des marchés avec une recommandation indiquant quel fournisseur devrait se voir adjuger le contrat. La recommandation est motivée.

3. Le rapport de synthèse et la recommandation sont envoyés au/à la Secrétaire de la Commission des marchés par courrier électronique au moins trois jours ouvrables avant la réunion de la Commission des marchés. Pour les dossiers complexes comportant un grand nombre de documents, l’envoi doit intervenir au moins cinq jours ouvrables avant la réunion de la Commission des marchés. Le/la Secrétaire de la Commission des marchés décide si un dossier est considéré comme complexe ou non.

Article 14 - Adjudication

1. La Commission des marchés, en vertu de l’arrêté sur son mandat, examine l’analyse des offres et la proposition reçues de l’entité administrative acheteuse et décide, en fonction des critères d’exclusion, d’éligibilité et d’adjudication, à quelle offre adjuger le contrat.

2. Si l’appel d'offres public international  n'a suscité aucune offre ou que les prix proposés ne sont pas acceptables, ou si aucune offre ne répond aux normes minimales requises, la Commission des marchés peut décider de ne pas donner suite à la demande d’achat, d’autoriser l’entité administrative acheteuse à négocier directement avec un fournisseur potentiel ou de lancer une nouvelle procédure d’appel d’offres public international.

3. Les résultats de la procédure d’appel d’offres ne sont pas rendus publics, à moins de décision contraire de la Commission des marchés.

4. L’entité administrative acheteuse informe par écrit le soumissionnaire dont l'offre a été retenue.

5. Une fois la sélection opérée, les candidats non retenus en sont informés par écrit par l'entité administrative acheteuse. Sur demande, leur classement et les motifs ayant présidé au choix peuvent être communiqués.

Article 15 – Dialogue compétitif

1. Le recours au dialogue compétitif n’est possible que si l’entité administrative acheteuse l’a demandé en vertu de l’article 9, paragraphe 3.

2. Si la Commission des marchés, conformément aux dispositions de l’article 9, paragraphe 8, a autorisé le recours au dialogue compétitif, celui-ci est régi par les dispositions des paragraphes ci-après.

3. L’appel d’offres/invitation à soumissionner, la soumission des offres et leur ouverture sont régis par les articles 10 à 12.

4. Une fois que les personnes relevant de l’effectif du Secrétariat Général au sein de l’entité administrative acheteuse autorisées pour ce faire ont procédé à une première analyse du point de vue des critères d’exclusion, d’éligibilité et d’adjudication, l’entité administrative acheteuse présente les résultats à la Commission des marchés et lui demande de l’autoriser à prendre contact avec les soumissionnaires dont l’offre se rapproche le plus des spécifications.

5. Une personne relevant de la Direction de l’audit interne et de l’évaluation peut participer aux négociations en tant qu’observateur/trice pour garantir l’égalité de traitement entre soumissionnaires, pour faire en sorte que le résultat des négociations ne diverge pas de manière trop importante des spécifications et pour garantir la confidentialité des informations communiquées par les soumissionnaires. Il est conservé des archives complètes des négociations.

6. A l’issue des discussions, les soumissionnaires sont invités à soumettre leur offre définitive. La soumission des offres et leur ouverture sont régies par l'article 11, paragraphes 3 à 5, et par l'article 12.

7. L’analyse des offres définitives et l’adjudication sont régies par les articles 13 et 14. Les entités administratives acheteuses peuvent, avec l’autorisation de la Commission des marchés, demander des éclaircissements sur les offres définitives, mais ceux-ci ne peuvent pas modifier les caractéristiques principales de l’offre définitive. Il est également conservé des archives complètes de cette phase de la procédure.

Article 16 – Publication au Journal officiel de l’Union européenne

Aucune disposition du présent arrêté ne peut être interprétée comme excluant la publication d’un appel d’offres dans le Journal officiel de l'Union européenne.

Partie IV – Autres procédures

Article 17 – Consultation restreinte

1. Seuls les contrats dont la valeur réelle totale ne dépasse pas 55 000 EUR HT ou le montant fixé par le/la Secrétaire Général/e en vertu de l’article 40, paragraphe 4, du Règlement financier peuvent être attribués sans appel d’offres public international.

2. Si la dépense totale prévue concernant le contrat est comprise entre 2 000 EUR et 25 000 EUR HT, l'entité administrative acheteuse prend soin d'obtenir les meilleures conditions en consultant, dans la mesure du possible, au moins trois fournisseurs potentiels. Elle conserve des justificatifs écrits. S'il lui est impossible de consulter au moins trois fournisseurs, les raisons de l'impossibilité sont conservées.

3. Si la dépense totale prévue concernant le contrat est comprise entre 25 000 EUR et 55 000 EUR HT, il est procédé à une consultation restreinte comme suit :

a. L’entité administrative acheteuse envoie des invitations à soumissionner à trois fournisseurs potentiels au moins, dans la mesure du possible. S'il lui est impossible de consulter au moins trois fournisseurs, les raisons de l'impossibilité sont conservées.

b. Les invitations peuvent être envoyées sous forme papier ou électronique, étant entendu qu'un seul et même moyen de transmission sera utilisé pour tous les fournisseurs potentiels. L'invitation s'accompagne du dossier complet d'appel d'offres avec les spécifications, les critères d'exclusion, les conditions générales d’achat et la date limite de soumission des offres.

c. La date limite de soumission des offres est fixée en tenant compte de la complexité du dossier.

d. Une personne est désignée parmi l’effectif du Secrétariat. Les fournisseurs potentiels peuvent lui adresser, par écrit, des demandes d’informations supplémentaires.

e. Les soumissionnaires envoient leur offre à une personne désignée au sein du Secrétariat.

f. L’entité administrative acheteuse est responsable de l’ouverture des offres. Ces dernières ne peuvent être ouvertes qu’une fois passée la date limite, par deux personnes autorisées au moins au sein de l'entité administrative acheteuse. Les propositions de prix sont enregistrées et le procès-verbal est signé par toutes les personnes présentes.

g. Les personnes autorisées de l’entité administrative acheteuse analysent les offres du point de vue des critères d’exclusion, d’éligibilité et d’adjudication. Un rapport de synthèse est établi, accompagné d’un tableau comparatif des prix et autres éléments pertinents. Il est soumis à l’ordonnateur/trice avec une recommandation sur le fournisseur qui devrait se voir adjuger le contrat. La recommandation est motivée. L’ordonnateur/trice décide quelle offre sera acceptée.

h. L’entité administrative acheteuse informe par écrit l’adjudicataire et les soumissionnaires non retenus de l’adjudication. Sur demande, leur classement et les motifs ayant présidé au choix peuvent être communiqués. 

Article 18 – Négociation de gré à gré

1. Outre les cas visés à l’article 14, paragraphe 2, et à l’article 17, paragraphe 2 et 3, des contrats peuvent être conclus de gré à gré :

a. lorsque, de l’avis de la Commission des marchés, en cas d’urgence indépendante de l’entité administrative acheteuse, l’appel d’offres public international ne peut être appliqué ou que des nécessités techniques ou des situations de fait ou de droit justifient que la prestation soit assurée par un fournisseur déterminé ;

b. lorsqu’il s’agit d’acquérir des services intellectuels pour un montant inférieur à 5 000 EUR HT et que le critère principal de choix est l’expertise technique du fournisseur ;

c. lorsque la dépense concerne un achat d'un montant inférieur à 2 000 EUR HT.

2. En cas de recours à la négociation de gré à gré en vertu du paragraphe 1 ci-dessus, l’entité administrative acheteuse prendra soin d’obtenir les meilleures conditions techniques et financières.

3a. L’ordonnateur/trice désigne une personne relevant de l’effectif du Secrétariat Général qui sera responsable de la procédure visée au paragraphe 1a.

3b. Aux fins de cette procédure, l’entité administrative acheteuse soumet à la Commission des marchés une note signée par l’ordonnateur/trice concerné/e et comportant les spécifications, le coût total estimé du contrat, une explication de l’urgence imprévue ou des impératifs techniques ou considérations pratiques ou légales ainsi que la mention du fournisseur proposé.

3c. Le/la Secrétaire de la Commission des marchés attribue un numéro d’ordre au dossier, qui servira d’identifiant tout au long de la procédure et se composera des éléments suivants :

- quatre chiffres correspondant à l’année où le dossier a été présenté à l’origine,

- les lettres “ND” et

- le numéro correspondant à l’ordre chronologique selon lequel le dossier a été reçu par la Commission des marchés au cours de l'année concernée.

3d. En fonction de la note, la Commission des marchés décide s’il est possible ou non de suivre la procédure de négociation de gré à gré.

3e. L’ordonnateur/trice adjuge le contrat.

4. Dans le cas visé au paragraphe 1b, l’ordonnateur/trice adjuge le contrat sur la base d’une note rédigée par une personne relevant de l’effectif du Secrétariat Général désignée pour ce faire.

Partie V – Conservation des archives

Article 19

1. L’entité administrative acheteuse établit pour chaque procédure d’achat un dossier dans lequel elle archive tous les documents mentionnés dans le présent arrêté, la décision de l’ordonnateur/trice désignant les personnes relevant de l’effectif du Secrétariat Général qui seront chargés des tâches visées à l’article 10, paragraphe 5, article 12, paragraphe 1, article 13, paragraphe 1, article 15, paragraphe 4, article 17, paragraphe 3, alinéas d à g  et article 18, paragraphes 3a et 3b, le contrat conclu à la fin de la procédure d’achat et la/les facture/s correspondante/s.

2. Sur demande, l’entité administrative acheteuse transmet au/à la Secrétaire de la Commission des marchés une version électronique pour chaque contrat conclu à la suite d’une procédure d’achat signalée à la Commission.

3. Le/la Secrétaire de la Commission des marchés conserve l’intégralité des archives de l’examen de chaque dossier soumis à la Commission et tient à jour la base de données électronique de la Commission.

4. L’entité administrative acheteuse et le/la Secrétaire de la Commission des marchés conservent l’un et l’autre leurs archives comptables pendant au minimum dix ans, et leurs autres archives pendant au minimum cinq ans.

Partie VI – Dispositions finales

Article 20 – Entrée en vigueur

1. Le présent arrêté remplace l’Arrêté no  1312 du 6 mai 2010 sur les procédures du Conseil de l’Europe en matière d’achats. Il entrera en vigueur le jour de sa signature par le Secrétaire Général.

2. Il s’applique aux procédures d’achat entamées après son entrée en vigueur.

Strasbourg, le 29 juin 2011

Le Secrétaire Général

Thorbjørn JAGLAND

Annexe I à l’Arrêté n° 1333 – Critères généraux d’exclusion

Est exclu de la participation au marché tout candidat ou soumissionnaire :

a. qui a fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement définitif pour une ou plusieurs des raisons suivantes: participation à une organisation criminelle, corruption, fraude, blanchiment de capitaux ;

b. qui est en état de faillite, de liquidation, de cessation d'activités, de règlement judiciaire ou de concordat préventif ou dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature, ou qui fait l'objet d'une procédure de même nature ;

c. qui a fait l'objet d'un jugement ayant autorité de chose jugée constatant un délit affectant sa moralité professionnelle ou une faute grave en matière professionnelle ;

d. qui n'est pas en règle avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale, ou de ses impôts et taxes, selon les dispositions légales du pays où il est établi ;

Chaque soumissionnaire doit fournir, lors de la présentation de son offre, une déclaration sur l’honneur attestant qu’il ne se trouve pas dans aucune des situations visées ci-dessus.

Le Conseil de l’Europe se réserve le droit de demander aux adjudicataires de fournir les pièces justificatives suivantes :

a. pour les points sous a), b) et c), la production d'un extrait du casier judiciaire ou, à défaut, d'un document équivalent délivré par l'autorité judiciaire ou administrative compétente du pays d'établissement dont il résulte que ces exigences sont satisfaites ;

b. pour les points sous d) un certificat délivré par l'autorité compétente du pays d’établissement.

Annexe II à l’Arrêté n° 1333 – Conditions générales d’achat du Conseil de l’Europe8

Préambule

Application des conditions générales d’achat

Les dispositions des présentes conditions générales d’achat s’appliquent à tous les contrats portant sur la fourniture de produits, services ou travaux ainsi que les contrats-cadres et les contrats de partenariat conclus par le Conseil de l’Europe. Elles peuvent toutefois être complétées ou modifiées par des conditions spéciales adoptées sous forme d’avenant écrit par les deux parties.

Primauté

Aucune condition générale de vente du fournisseur ne prévaudra sur les présentes conditions générales d’achat. Toute disposition prévue par le fournisseur dans ses documents (conditions générales de vente ou correspondance) incompatibles avec les clauses des présentes conditions générales d’achat est considérée comme nulle, à moins que les conditions générales des fournisseur soient plus favorables pour le Conseil.

Définitions

Aux fins des présentes conditions générales d’achat :

a. le terme "contrat" désigne les présentes conditions générales d’achat et la commande, contrat ou accord auquel elles sont annexées, les deux documents pris ensembles formant le contrat ;

b. le terme "Conseil" désigne le Conseil de l’Europe ;

c. le « fournisseur » désigne la personne physique ou morale exécutant les travaux et/ou fournissant les produits et/ou services au Conseil de l'Europe aux termes du contrat ou le partenaire aux termes du contrat de partenariat.

1. Loyauté du fournisseur

Lors de l’exécution du présent contrat, le fournisseur ne sollicitera ni n’acceptera d’instructions de quelque gouvernement que ce soit ou autorité extérieure au Conseil. Le fournisseur s’engage à appliquer les directives du Conseil pour la réalisation des travaux, à observer la confidentialité la plus absolue concernant toutes les questions de service et à s’abstenir de tous propos ou actes pouvant être considérés comme engageant le Conseil.

2. Confidentialité

Le fournisseur observe la confidentialité la plus absolue en ce qui concerne toute question liée au contrat, et en particulier toutes questions de service ou données enregistrées ou à enregistrer dont le fournisseur aurait connaissance durant

l’exécution du contrat. A moins d’y être obligé aux termes du contrat, ou expressément autorisé par le/la Secrétaire Général/e du Conseil de l’Europe, le fournisseur s’abstiendra à tout moment de communiquer à quiconque, personne physique ou morale, gouvernement ou autorité extérieure au Conseil, des informations qui n’ont pas été rendues publiques et dont il a eu à connaître dans ses transactions avec le Conseil. Le fournisseur ne cherchera pas à tirer un bénéfice privé de ces informations. Ces obligations perdurent après l’expiration du contrat ou si ce dernier est rompu à l’initiative du Conseil.

3. Divulgation des termes du contrat

a. Le fournisseur est informé que tous les termes du contrat, notamment l’identité, sont divulgués, et il y consent, aux seules fins des activités de l’audit interne et de l’évaluation et externe, ainsi qu’au Comité des Ministres et à l’Assemblée parlementaire du Conseil afin que ces derniers s‘acquittent de leurs fonctions statutaires.

b. En tant que de besoin, des mesures spécifiques de confidentialité sont prises par le Conseil pour préserver les intérêts vitaux du fournisseur.

4. Utilisation du nom du Conseil de l’Europe

Le fournisseur n’utilisera ni le nom du Conseil, ni son drapeau ni son logo sans y avoir au préalable été autorisé par le/la Secrétaire Général/e du Conseil de l’Europe.

5. Obligations fiscales du fournisseur

Le fournisseur s’engage à respecter les lois en vigueur et à s’acquitter de ses obligations fiscales conformément à la législation en vigueur dans son pays de résidence fiscale.

6. Prix

Le prix est indiqué en euros et hors taxes.

7. Modifications

Les dispositions du contrat ne peuvent être modifiées sans l’accord écrit des deux parties.

8. Cession de contrat

Le contrat ne peut être cédé, en tout ou partie, à titre onéreux ou gracieux sans que le Conseil n’y ait au préalable consenti par écrit. 

9. Cas de force majeure

1. En cas de force majeure, les parties sont dégagées de la responsabilité leur incombant au titre du présent contrat sans dédommagement financier. Sont considérés comme des cas de force majeure les évènements météorologiques exceptionnels, les séismes, les grèves touchant les transports aériens, les attentats, l’état de guerre, les risques sanitaires ou autres événements obligeant le Conseil à annuler le contrat.

2. Si une telle situation se produit, chaque partie doit le notifier à l’autre par écrit dans un délai de 5 jours. 

10. Litiges

Conformément aux dispositions de l’article 21 de l’Accord général sur les privilèges et les immunités du Conseil de l’Europe, tout litige entre le Conseil et le fournisseur concernant l’application du présent contrat est, s’il est impossible de parvenir à un accord entre les parties, soumis à une procédure d’arbitrage tel qu’exposé dans l’Arrêté n° 481 du Secrétaire Général (voir annexe).

Arrêté n° 481 du 27 février 1976 fixant les modalités d’arbitrage de tout litige entre le Conseil et les particuliers au sujet des fournitures, travaux ou achats immobiliers effectués pour le compte du Conseil

Le Secrétaire Général du Conseil de l’Europe,

VU le Statut du Conseil de l’Europe, conclu le 5 mai 1949, et en particulier ses articles 11 et 40,

VU l’Accord Général sur les Privilèges et Immunités du Conseil de l’Europe signé le 2 septembre 1949 et, en particulier, ses articles 1, 3, 4 et 21 ainsi que l’Accord Spécial relatif au siège du Conseil de l’Europe signé le 2 septembre 1949,

CONSIDÉRANT qu’il y a lieu de déterminer les modalités d’arbitrage de tout litige entre le Conseil et les particuliers au sujet des fournitures, travaux ou achats immobiliers effectués pour le compte du Conseil,

VU la décision du Comité des Ministres du Conseil de l’Europe prise lors de la 253e réunion des Délégués,

Article 1

Tout litige relatif à l’exécution ou à l’application d’un contrat visé à l’article 21 de l’Accord Général sur les Privilèges et Immunités du Conseil de l’Europe sera soumis, à défaut de règlement amiable entre les parties, à la décision d’une commission arbitrale composée de deux arbitres choisis chacun par l’une des parties et d’un surarbitre désigné par les deux arbitres ; dans le cas où il ne serait pas procédé à la désignation du surarbitre dans les conditions prévues ci-dessus dans un délai de six mois, le Président du Tribunal de Grande Instance de Strasbourg procédera à cette désignation.

Article 2

Toutefois, il sera loisible aux parties de soumettre le litige à la décision d’un arbitre choisi par elles d’un commun accord, ou à défaut d’un tel accord, par le Président du Tribunal de Grande Instance de Strasbourg.

Article 3

La commission visée à l’article 1 ou, le cas échéant, l’arbitre visé à l’article 2 fixera la procédure à suivre.

Article 4

A défaut d’accord entre les parties quant au droit applicable, la Commission ou, le cas échéant, l’arbitre statuera ex aequo et bono, compte tenu des principes généraux du droit ainsi que des usages du commerce.

Article 5

La décision arbitrale n’est susceptible d’aucun recours et lie les parties.

Strasbourg, le 27 février 1976

Georg KAHN-ACKERMANN

Secrétaire Général

Annexe III à l’Arrêté n° 1333 – Clause à ajouter lors d’un dialogue competitif

« Compte tenu de la complexité du marché, et sur recommandation de la Commission des Marchés, le Conseil de l’Europe procédera à une sélection des [XX] soumissionnaires ayant le mieux répondu à l’appel d’offres au regard des critères d’évaluation précisés dans le cahier des charges afin de discuter de tous les aspects du marché et de définir des moyens propres à satisfaire au mieux leurs besoins. Le dialogue peut être conduit sous la supervision de l’Audit interne et de l’évaluation qui veillera à ce que le résultat de ce dialogue n’aboutisse pas à une dérogation substantielle du cahier des charges, ainsi qu’à assurer l'égalité de traitement de tous les soumissionnaires et le respect de la confidentialité des informations communiquées par chaque candidat.

A la conclusion du dialogue, et sur la base des solutions présentées au cours du dialogue, les participants seront invités à remettre leurs offres finales. Ces offres doivent comprendre tous les éléments requis et nécessaires pour la réalisation du projet. Sur demande du Conseil de l’Europe, ces offres peuvent être clarifiées. Cependant, ces clarifications ne peuvent avoir pour effet de modifier des éléments fondamentaux de l'offre.

Les offres reçues seront évaluées en fonction des critères d'attribution fixés dans le cahier des charges. »

1 Le terme désigne les agents visés à l’article 1er du Statut du personnel, les agents temporaires visés dans les arrêtés correspondants et les fonctionnaires détachés visés à l’article 1a du Règlement sur la mise à disposition du Conseil de l’Europe de fonctionnaires internationaux, nationaux, régionaux ou locaux.

2 Voir la Partie III (articles 9 à 16) du présent arrêté.

3 Voir l’article 17 du présent arrêté.

4 Voir l’article 18 du présent arrêté.

5 Voir Annexe I.

6 Voir Annexe II.

7 Voir article 6.

8 Selon le cas, voir aussi l’Instruction no 59 du 21 décembre 2007 sur les contrats de consultants en ce qui concerne la forme et le contenu des contrats de consultants et l'Instruction no 60 du 21 décembre 2007 relative aux contrats d'externalisation en ce qui concerne le format et le contenu des contrats d'externalisation.



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