Arrêté n° 1296 du 18 décembre 2008 relatif à l’acceptation de rétributions, cadeaux, décorations ou distinctions, invitations et autres avantages provenant de sources extérieures à l’Organisation

Le Secrétaire Général du Conseil de l'Europe,

CONSIDÉRANT qu’il s’avère nécessaire de remodeler l’Instruction n° 53 du 15 juillet 2005 relative à l’acceptation de rétributions, cadeaux, décorations ou distinctions, invitations et autres avantages provenant de sources extérieures à l’Organisation ;

CONSIDÉRANT qu’il serait bon d’adopter des règles complémentaires pour les personnes relevant de l’effectif du Secrétariat Général qui s’occupent des achats ;

AYANT CONSULTÉ le Comité du personnel, conformément à l’article 5, paragraphe 3, du Règlement sur la participation du personnel (annexe I au Statut du personnel) ;

A R R Ê T E :

Article 1

1. Les personnes relevant de l’effectif du Secrétariat Général1 ne peuvent accepter d’une source extérieure à l’Organisation (c'est–à–dire un Etat ou une personne physique ou morale n’étant pas partie à la relation contractuelle entre la personne relevant de l’effectif du Secrétariat Général et l’Organisation) des offres de rétribution (une somme d’argent) pour services rendus dans l’accomplissement de leurs fonctions. Si, en relation avec l’exercice de leurs fonctions, des personnes relevant de l’effectif du Secrétariat Général reçoivent, sans notification préalable, une rétribution (une somme d’argent) d’une source extérieure à l’Organisation, cette somme d’argent doit être immédiatement rendue.

2. Les personnes relevant de l’effectif du Secrétariat Général doivent informer sans délai leur supérieur/e direct/e de toute offre ou versement d’une rétribution (somme d’argent).

3. Le/la Chef de la grande entité administrative dont dépend la personne relevant de l’effectif du Secrétariat Général peut autoriser le versement à l’Organisation par la source extérieure d’une somme équivalente.

Article 2

1. Les personnes relevant de l’effectif du Secrétariat Général sont autorisées à accepter d’une source extérieure à l’Organisation, dans le cadre de leurs fonctions, un cadeau d’une valeur estimée raisonnablement inférieure à 100 euros :

  • s’il ne s’agit pas d’espèces, ni d’autres actifs financiers et
  • si un refus serait considéré comme impoli étant donné notamment le contexte culturel et
  • s’ils ont des raisons de croire qu’il s’agit d’une pratique courante.

2. Si les conditions énoncées au paragraphe 1 sont réunies, les personnes relevant de l’effectif du Secrétariat Général peuvent aussi être spécialement autorisées par le/la Chef de la grande entité administrative dont elles dépendent (ou le/la Directeur/trice du Cabinet en ce qui concerne les Chefs des grandes entités administratives) à accepter d’une source extérieure à l’Organisation, dans le cadre de leurs fonctions, un cadeau d’une valeur estimée raisonnablement supérieure à 100 euros. Cette autorisation sera donnée par écrit et le/la Directeur/trice de l’Audit interne en sera informé.

Article 3

1. Les personnes relevant de l’effectif du Secrétariat Général refuseront d’accepter tout avantage qui pourrait être raisonnablement interprété comme affectant leur jugement ou les plaçant dans une position ambiguë.

2. Les personnes relevant de l’effectif du Secrétariat Général doivent s’abstenir de toute action qui pourrait être raisonnablement interprétée comme sollicitant d’une source extérieure à l’Organisation tout avantage pour elles-mêmes ou pour quelqu’un d’autre dans le cadre de leurs fonctions, à l’exception de la situation prévue à l’article 1, paragraphe 3.

Article 4

1. Les personnes relevant de l’effectif du Secrétariat Général sont autorisées à accepter, dans l’intérêt de l’Organisation, les invitations qui leur sont faites de participer, en leur qualité professionnelle, à des manifestations universitaires et sociales.

2. Toutefois, elles doivent obtenir au préalable, selon les procédures normalisées, l’autorisation de leur supérieur/e hiérarchique si cela implique de s’absenter durant les heures de travail ou si elles ont besoin d’un ordre de mission. Si elles sont invitées à faire un exposé, elles doivent également respecter l’arrêté n° 1236 du 14 décembre 2006 sur les activités accessoires des personnes relevant de l’effectif du Secrétariat Général ainsi que sur les publications et conférences traitant de sujets liés aux activités de l’Organisation.

Article 5

Les personnes relevant de l’effectif du Secrétariat Général doivent obtenir l’autorisation du/de la Secrétaire Général/e avant d’accepter une décoration ou une distinction d’un/e représentant/e d’un Etat.

Article 6

1. Les personnes relevant de l’effectif du Secrétariat Général impliquées dans la gestion d’une relation contractuelle pour la fourniture de biens ou de services à l’Organisation doivent décliner tout avantage matériel ou traitement préférentiel proposé, refuser ou rendre tout cadeau qui leur a été offert ou envoyé par l’autre partie contractante ou par un tiers raisonnablement susceptible de solliciter une telle relation. Elles signaleront tout incident de ce type à leur supérieur/e direct/e. L’article 1, paragraphe 3, ne s’applique pas aux personnes relevant de l’effectif du Secrétariat Général impliquées dans la gestion d’une relation contractuelle pour la fourniture de biens ou de services à l’Organisation.

2. Les personnes relevant de l’effectif du Secrétariat Général impliquées dans la gestion d’une relation contractuelle pour la fourniture de biens ou de services à l’Organisation doivent solliciter l’autorisation écrite de leurs supérieurs avant d’accepter une invitation à assister à un événement organisé par l’autre partie contractante ou par un tiers raisonnablement susceptible de solliciter une telle relation. Cette autorisation ne peut être accordée que par une personne relevant de l’effectif du Secrétariat Général de grade égal ou supérieur à A4 ou L5 et uniquement pour des événements professionnels.

Article 7

Le non-respect de cet arrêté entraînera une action disciplinaire conformément au Statut du personnel.

Article 8

1. Le présent arrêté entrera en vigueur le premier jour du mois suivant sa signature par le Secrétaire Général.

2. Il abroge l’Instruction n° 53 du 15 juillet 2005 relative à l’acceptation de rétributions, cadeaux, décorations ou distinctions, invitations et autres avantages provenant de sources extérieures à l’Organisation (que l’Arrêté n° 1275 du 18 avril 2007 ne mentionnera plus). Toute mention de l’Instruction n° 53 figurant dans d’autres documents doit être interprétée comme faisant référence au présent arrêté.

Strasbourg, le 18 décembre 2008

The Secretary General

Terry DAVIS

1 Le terme désigne les agents visés à l’article 1 du Statut du personnel, les agents temporaires tels que définis par les arrêtés correspondants et les fonctionnaires visés à l’article 1a du Règlement sur la mise à disposition du Conseil de l’Europe de fonctionnaires internationaux, nationaux, régionaux ou locaux.



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