Instruction n° 39 du 25 juin 1999 relative à l’accès du public aux documents classifiés

Le Secrétaire Général,

Vu les décisions adoptées le 18 septembre 1998 par le Comité des Ministres ;

Considérant qu’il convient de préciser les modalités pratiques de leur mise en œuvre ;

Décide :

1. Lors de leur 641ème réunion, en septembre 1998, les Délégués des Ministres ont adopté des décisions relatives à l’accès du public aux documents officiels du Comité des Ministres et de ses comités subordonnés.

2. Ces décisions visent à encourager les comités subordonnés du Comité des Ministres à mettre leurs documents à la disposition du plus grand nombre, de façon à faire connaître les travaux du Conseil de l’Europe au public le plus large.

3. La présente instruction s’adresse principalement aux agents assurant le secrétariat des comités ainsi qu’aux agents du SEDDOC et vise à leur indiquer la marche à suivre en matière de communication au public de documents classifiés, notamment lorsque des demandes spécifiques de communication leur seront adressées.

4. A titre liminaire, il convient d’indiquer que, conformément à la décision des Délégués, la procédure qui va être décrite ne s’applique pas aux documents suivants :

  • «aux documents secrets avant la dixième année suivant leur parution ;
  • aux procès-verbaux des Sessions ministérielles ;
  • aux Actes des Délégués des Ministres ;
  • à l’Assemblée parlementaire ;
  • aux Accords partiels ;
  • aux affaires des droits de l'homme ;
  • aux instances conventionnelles telles que le CPT, la Charte sociale ou le Comité consultatif de la Convention-cadre pour la protection des minorités nationales.»

5. Les demandes d'accès aux documents classifiés doivent être adressées par écrit au Chef de la Section de l'information documentaire du Conseil de l'Europe (SEDDOC).

6. Le SEDDOC assurera le suivi de ces demandes, en enregistrant les demandes reçues, en assurant que les délais prescrits sont bien respectés et en assurant la mise à disposition des documents dont l’accès a été accordé.

7. Le SEDDOC traitera les demandes en identifiant tout d’abord les documents demandés, puis en vérifiant que :

  • documents demandés émanent bien du Comité des Ministres ou de l’un de ses comités subordonnés ;
  • les titres, références et dates communiqués sont exacts ;
  • les documents ne sont pas déjà publics ;
  • les documents ne font pas partie de ceux pour lesquels la diffusion est exclue.

8. Si les documents classifiés ne peuvent être identifiés, une demande d’informations complémentaires devra être adressée au demandeur en lui indiquant, qu’en l’état, sa demande ne peut être satisfaite.

9. Si la communication du document classifié ne soulève pas de difficultés (par exemple, s’il a déjà été communiqué), le SEDDOC y procédera de lui-même.

10. En cas de doute quant à la possibilité de communiquer un document classifié, le SEDDOC s’adressera au service auteur du document afin de déterminer quelle suite il convient de réserver à la demande.

11. Toute demande adressée directement à un comité ou à son Secrétaire, devra être dirigée vers le SEDDOC en lui indiquant, le cas échéant, quelle position le comité entend suivre.

12 Il ressort de la décision du Comité des Ministres que, dans le cadre de cette procédure :

    « Le Secrétariat veillera particulièrement à protéger les intérêts nationaux. Il contrôlera chaque document et examinera de près toute position nationale exprimée. L'accès à un document peut être refusé en tout ou en partie lorsque cela s'avère nécessaire pour protéger des intérêts publics ou privés légitimes, par exemple :

  • le document a été produit à l'extérieur du Secrétariat général (ex : par un expert consultant ou par un gouvernement), et son auteur n'a pas donné son accord pour qu'il soit rendu public ;
  • le document concerne des travaux en cours, et sa divulgation pourrait nuire à l'issue de ces travaux ;
  • protection de la vie privée et de données personnelles ;
  • protection des relations internationales. »

13. Les Secrétaires des comités devront donc désormais :

  • informer les comités que les documents élaborés en leur sein ont vocation, sauf pour les exceptions citées précédemment (paragraphe 4), à être communiqués au public ;
  • n'user des mentions "diffusion restreinte" et "confidentiel" qu'avec les documents dont la divulgation nuirait à l'issue de leurs travaux ;
  • inscrire systématiquement à l’ordre du jour de la réunion un point consacré à l’accès du public aux documents du comité ;
  • indiquer aux membres du comité que, s’ils souhaitent s’opposer à la divulgation d’un document, ils devront faire connaître leur position au secrétariat du comité, afin qu’il puisse réagir en conséquence, étant entendu que les personnes sollicitant la communication des documents seront informées des motifs d'un éventuel refus partiel ou intégral ;
  • informer le SEDDOC, dans les plus brefs délais, de la position du comité quant au document réclamé ainsi que des motifs avancés en cas de refus.

14. Le SEDDOC notifiera le refus au demandeur. En cas de refus, tout demandeur devra recevoir une réponse écrite aussi tôt que possible et au plus tard dans un délai de deux mois.

15. Les demandeurs peuvent demander le réexamen de tout refus dans un délai d'un an à compter de la notification écrite de ce refus.

16. Les demandes de réexamen seront adressées directement au Secrétaire Général. Le Cabinet du Secrétaire Général procédera à un nouvel examen de la demande, analysera les raisons du refus et répondra directement au requérant.

17. Le SEDDOC sera informé de la décision et, en cas de révision de la décision initiale, fournira les documents réclamés. Il informera le Secrétaire du comité concerné de la décision adoptée par le Cabinet du Secrétaire Général.

18. En ce qui concerne les documents classifiés déjà élaborés dans le passé par les comités et pour lesquels la procédure nouvellement instituée n’a pu être suivie, les Secrétaires des comités devront inviter les membres à faire connaître les documents classifiés qu’ils ne souhaitent pas voir communiqués. A défaut d’objection de leur part, les documents classifiés élaborés par les comités seront susceptibles d’être communiqués aux personnes qui en feront la demande et distribués comme un document public.

19. S’agissant des documents élaborés par des comités ayant disparu, il conviendra de s’adresser au sein de la Direction où a été élaboré le document, au comité existant ayant des activités connexes.

Strasbourg, le 25 juin 1999

Le Secrétaire Général,

Daniel TARSCHYS



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