RAP-INF(2001)6 ... Les archives du Conseil de l'Europe


Délégués des Ministres
Documents de rapporteurs

RAP-INF(2001)6 30 mai 2001
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RAP-INF Rapporteur sur la Politique d'information

 

Les archives du Conseil de l'Europe

 

(Document préparé par la Direction de la Communication et de la Recherche)

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            Table des matières

 

                1            Introduction

                2            Politique et ressources actuelles

                3            Mise en place d'un accès électronique aux archives

                4            Une nouvelle politique pour les archives

                5            Conclusion

                Annexe: Politique d'archivage du Conseil de l'Europe

 

1          Introduction

 

Lors de la réunion de décembre 2000[1], le Rapporteur sur la politique d'information a invité le secrétariat à lui fournir des informations sur les archives du Conseil de l'Europe (ci-après dénommées « les archives »), et en particulier sur :

 

-           la politique et les ressources actuelles en ce qui concerne les archives ;

 

-           la mise en place d'un accès électronique aux archives ;

 

-           l'élaboration d'une nouvelle politique d'archivage. 

 

2          Politique et ressources actuelles

 

Les Archives centrales sont gérées par la Division de l'information documentaire (Infodoc), qui fait partie de la Direction de la communication et de la recherche.

 

Depuis leur création en 1949, les Archives remplissent une fonction essentielle pour le secrétariat. Comme le Bureau des archives a toujours existé, son activité est parfois considérée comme allant de soi. Or, l'élargissement de l'Organisation et les progrès de l'informatique en ont modifié la nature et obligent à repenser le fonctionnement des Archives, d'autant plus que les normes en matière d'archivage ont elles aussi évolué.

 

Pour la bonne marche du Conseil de l'Europe, il faut respecter certaines pratiques : conserver la correspondance, garder les contrats et les signatures à des fins juridiques, classer les données financières et les informations sur le personnel de manière à pouvoir les retrouver aisément. Des fonctions d'archivage sont assurées dans chaque service. Leur coût est souvent caché car, dans la plupart des cas, les agents qui se chargent de cette tâche ont également d'autres responsabilités.

 

Au début de l'année, Infodoc a entrepris une réévaluation approfondie des activités et des procédures des Archives, faisant du développement et de la modernisation des Archives centrales l'une de ses priorités.

 

Que contiennent les archives ?

 

Les collections d'archives se divisent en trois catégories :

 

-           les documents officiels ;

 

-           les archives intermédiaires ;

 

-           les archives historiques.

 

Documents officiels

 

Les Archives centrales sont le dépositaire des documents « officiels » de la quasi totalité des services[2]. Par documents « officiels », on entend les traités, les textes adoptés, les comptes rendus de réunions, les documents des comités et commissions et les publications statutaires et commerciales.

 

En pratique, toutefois, nombre de documents ne sont pas mis en dépôt. Une partie du travail des Archives centrales consiste à faire la chasse aux documents manquants afin que leur collection soit la plus complète possible. Cette activité prend beaucoup de temps.

 

Par suite du nombre grandissant de documents produits et des progrès technologiques, il est devenu plus difficile pour les Archives centrales de se tenir à jour. Les agents trouvent souvent plus simple et plus commode d'imprimer les documents à partir de leur ordinateur personnel sans passer par les services centraux d'impression et de publication. Beaucoup de documents sont aujourd'hui produits de cette façon. De ce fait, le Bureau des archives ne peut qu'espérer que la personne qui a imprimé le document lui en envoie un exemplaire. Il n'existe à l'heure actuelle aucun moyen aisé de déterminer le nombre de documents produits.

 

Ce problème pourrait être résolu par la création d'un registre central des références comportant un système de notification préalable d'utilisation lié aux outils existants de gestion de documents. Un tel registre permettrait de retrouver tous les documents ainsi que d'harmoniser le système de références et d'éviter les doublons.

 

Archives intermédiaires

 

La plupart des services déposent périodiquement des dossiers de documents internes aux Archives centrales pour une période limitée (5, 10 ou 20 ans), à l'issue de laquelle ils peuvent être détruits. Ces collections sont dénommées archives intermédiaires ou administratives.

 

Un petit nombre de services demandent que leurs dossiers soient conservés à titre permanent, évitant ainsi de décider ce qu'il faut ou non conserver. De ce fait, d'importantes collections de documents dont le délai de validité administrative est expiré ont été accumulées.

 

Cela est contraire aux règles de bonne pratique en matière d'archivage. En principe, le service auteur devrait préciser pendant combien de temps une série de documents doit être conservée dans son intégralité à des fins administratives (professionnelles). A l'expiration de ce délai, la série devrait passer sous la responsabilité du Bureau des archives centrales, qui devrait déterminer quels sont les documents d'intérêt historique et appliquer des techniques classiques de sélection et d'échantillonnage pour transformer les collections d'archives administratives en collections d'archives historiques.

 

La mise en œuvre de la nouvelle politique d'archivage permettra d'éviter que les services ne déversent de grandes quantités de documents non triés dans les Archives centrales. Dans ce but, des accords d'archivage détaillés, précisant le traitement à appliquer à chaque série de documents et leur durée de validité administrative, seront conclus avec les divers services.

 

Archives historiques

 

Lorsque le service concerné n'a plus besoin des documents stockés dans les archives administratives, les documents jugés présenter un intérêt historique sont transférés dans les archives historiques.

 

Les collections des « archives historiques » représentent quelque 3 kilomètres de dossiers de documents internes. Triés par sujet jusqu'en 1979, ils sont aujourd'hui classés selon leur provenance, conformément aux règles d'usage en matière d'archivage.

 

Il existe des collections importantes pour chaque Direction ainsi que pour le Cabinet, le Comité des Ministres, l'Assemblée parlementaire et le Congrès des pouvoirs locaux et régionaux. La Cour européenne des Droits de l'Homme conserve elle-même ses archives.

 

Description et métadonnées

 

Le principal outil de recherche dans les archives historiques est un catalogue sur fiches. Pour les archives intermédiaires et permanentes, des inventaires sont établis par le service versant et conservés dans les archives.

 

Concernant les documents, la période 1949-1991 est cataloguée sur fiches dans ce que l'on appelle le « fichier Indexage », situé à côté de la bibliothèque principale. A partir de 1991, les documents sont répertoriés dans la base de données Unicorn CERES II.

 

Le personnel des Archives a entré les données du catalogue historique et les inventaires des archives intermédiaires dans une petite base de données Microsoft Access, qui n'est accessible qu'aux Archives centrales. Bien que très utile au personnel des Archives, elle n'est pas conforme aux normes de description.

 

Pour améliorer l'accès aux documents archivés, il faudrait que les informations contenues dans les catalogues sur fiches soient mises à disposition en ligne.

 

Stockage

 

Le stock des Archives centrales est conservé dans plusieurs locaux situés dans les sous-sols du Palais. La plus grande partie se trouve au niveau –2, près de la Distribution. Les Traités et les archives du Comité des Ministres sont conservés sous clé dans des locaux séparés. La plupart des documents sont rangés dans des classeurs Leitz et des dossiers suspendus.

 

Bien que l'espace soit limité, il devrait être suffisant à moyen terme grâce à une organisation rigoureuse et la coopération constructive du Service de la Distribution des documents.

 

Conservation

 

Les normes communément admises concernant les conditions de température et d'humidité requises pour le stockage de longue durée de collections d'archives n'ont jamais été respectées au Conseil de l'Europe. De ce fait, le papier se dégrade plus rapidement que si les documents étaient conservés dans de bonnes conditions, ce qui est source de préoccupation.

 

Les documents historiques sont également endommagés par les fréquentes opérations de photocopie. On pourrait l'éviter par la création de copies numériques des textes les plus menacés, ce qui aurait par ailleurs pour avantage de réduire les coûts de copie et d'envoi à des utilisateurs extérieurs.

 

Politiques

 

Dépôt

Les services déposent quotidiennement des documents dans les Archives centrales au moyen du « formulaire d'envoi » disponible sur le site web d'Infodoc : http://info.coe.int/archives .

 

Destruction

A l'expiration du délai de conservation dans les archives intermédiaires, il est demandé au service auteur de confirmer que les documents peuvent bien être détruits.

 

Accès

L'accès aux documents archivés est soumis à l'autorisation du service concerné, sauf s'ils ont déjà été déclassifiés.

 

Le délai d'accès aux archives historiques et administratives est actuellement de 30 ans. Pour les documents officiels, les règles d'accès adoptées par l'organe compétent sont appliquées.

 

Ressources

 

Personnel

L'archiviste et un agent de grade B4 sont partis à la fin de l'année dernière. Les deux postes ont été réaffectés à d'autres services. Les ressources humaines des Archives sont aujourd'hui à leur plus bas niveau depuis leur création en 1949. Elles se composent de deux agents de grade B2 ; de plus, un avis de vacance est sur le point d'être publié pour un poste de grade B3. Les Archives sont actuellement supervisées par un agent de grade B5.

 

3          Mise en place d'un accès électronique aux archives

 

A l'heure actuelle, aucun document des archives historiques n'est disponible sous forme électronique.

 

Il existe au Conseil de l'Europe plusieurs repositoires de fichiers électroniques ouverts au public : les sites web du Comité des Ministres et de l'Assemblée parlementaire et les bases de données de la Cour européenne des Droits de l'Homme, du Bureau des Traités et de la Commission de Venise. Chacun est doté de sa propre interface web, ce qui est idéal pour un utilisateur spécialisé, mais déroutant pour quelqu'un qui souhaite effectuer des recherches dans l'ensemble des ressources du Conseil de l'Europe.

 

La mise en place d'un accès électronique aux archives nécessite des changements dans plusieurs domaines :

 

-           moyens de saisie (scannage) ;

 

-           repositoires d'archives ;

 

-           systèmes de gestion des documents ;

 

-           outils de recherche et interfaces utilisateur.

 

Moyens de saisie (scanners)

 

Peu de documents du Conseil de l'Europe antérieurs aux années 1990 sont disponibles en version électronique. Il n'existe pas d'équipement central de scannage permettant la numérisation de documents. Le scanner de la Division de l'information documentaire a été fourni par le Département des technologies de l'information aux fins de travailler sur le site Web et ne permet de scanner que de faibles quantités de documents.

 

Un projet de scannage concernant 38 000 textes adoptés, documents de session et débats de l'Assemblée parlementaire a été élaboré en vue d'un appel d'offres en 1999 et soumis pour décision au Comité consultatif de management (MAB). Il s'agissait d'un projet commun au SEDDOC et au Secrétariat de l'Assemblée parlementaire.

 

Le projet a été abandonné en raison de son coût. Des spécifications techniques détaillées avaient toutefois été rédigées pour le scannage de documents du Conseil de l'Europe; ces spécifications seront précieuses pour tout projet futur dans ce domaine.

 

Scannage de documents historiques

Les Archives centrales sont les dépositaires de la plupart des documents historiques du Conseil de l'Europe.

 

Etant donné que de nombreux services d'archives proposent aujourd'hui un accès en ligne à des versions scannées de leurs documents historiques, les archives du Conseil de l'Europe se trouvent confrontés à une pression croissante pour faire de même.

 

A défaut d'un projet de scannage de grande ampleur, il pourrait être envisagé de conduire un petit projet pilote tenant compte des ressources numériques existant dans d'autres services. Cette solution présenterait l'avantage de pouvoir obtenir des résultats modestes mais relativement rapides, tout en permettant une évaluation appropriée des conditions de ce genre d'opération et des problèmes à résoudre.

 

Repositoires d'archives

 

Il est prévu de mettre en place un système de repositoire de documents référencés, en stockant les exemplaires envoyés à l'impression par l'intermédiaire du système PRIDE. C'est à partir de là que seraient constituées des archives électroniques, qui seraient gérées par les archives centrales.

 

Un module d'archivage, appelé «Hyperion», a été acquis par Infodoc pour sa base de données Unicorn CERESII. Ce module permettra d'archiver les documents devant être ajoutés à la base de données; ceux-ci pourront alors être recherchés par Internet à partir de la même interface. Tout objet numérique pourra être ajouté à ce repositoire. Les métadonnées seront saisies sous le format USMARC selon la norme ISAD(G).

 

Pour visualiser un objet du système, l'utilisateur final devra disposer du logiciel adapté au format concerné.

 

Pour les fichiers-texte du Conseil de l'Europe, ce sont les formats PDF (utilisateurs externes) et Word (utilisateurs internes) qui ont été retenus pour permettre un accès facile et une réutilisation des documents.

 

Systèmes de gestion des documents

 

C'est par les services eux-mêmes que doit commencer la bonne gestion des archives. Une solide procédure de gestion des documents au sein de l'Organisation constitue une condition essentielle de l'accès électronique aux archives. Les Archives centrales ne peuvent faire face à un afflux, en provenance des services, de textes mal organisés, mal classés et mal référencés.

 

Dans son rapport «Needs identified and improvements suggested by the Computer Correspondents» (novembre 2000), le Groupe de travail des correspondants informatiques (GTCI) a jugé prioritaire l'amélioration de la gestion des documents au sein de l'Organisation.

 

Les correspondants informatiques poursuivront les discussions sur ce thème tout au long de 2001, avec pour objectif de définir les besoins en matière de gestion des documents, ce qui devrait alors permettre d'élaborer les logiciels appropriés.

 

Systèmes de recherche des données et interfaces-utilisateurs

 

Il est souhaitable de mettre au point une interface de recherche des données commune à l'ensemble de l'Organisation, ce qui devrait permettre aux utilisateurs d'effectuer des recherches sur une base commune parmi toutes les ressources existantes. Cette solution est actuellement étudiée dans le cadre du projet «I-Hub», piloté par le Service des technologies de l'information en coopération avec d'autres services du Conseil de l'Europe.

Webcat
Il est possible d'accéder sur Internet aux listes les plus complètes de documents du Conseil de l'Europe disponibles au Conseil de l'Europe grâce au moteur de recherche Unicorn CERESII Webcat à l'adresse suivante:
http://lms.pride-coe.net/uhtbin/webcat

 

Celui-ci permet actuellement de consulter les données bibliographiques complètes relatives à 60 000 documents publics du Conseil de l'Europe. Sa couverture est exhaustive à partir de 1991. Lorsque le texte intégral est disponible en version électronique, un lien permet d'y accéder. Peuvent ainsi être consultées les références bibliographiques de 123 588 documents et publications du Conseil de l'Europe.

 

Pages Web

Les Archives centrales ont récemment ouvert une page sur le site Web Infodoc:

http://info.coe.int/archives

 

Celle-ci sera utilisée pour ajouter des instruments de recherche, des descriptifs de collection, des explications de procédure et des guides à l'attention des lecteurs.

 

Les pages Web des archives ont été conçues comme une ressource publique, de telle sorte que toute nouveauté en matière d'ouverture et d'automatisation des archives et de transparence accrue puisse immédiatement être portée à la connaissance des usagers. 

 

4          Une nouvelle politique pour les archives

 

Un Groupe de travail sur la politique en matière d'archives a été institué au sein du Secrétariat en mars 2001; y sont représentés toutes les directions et les Secrétariats des quatre principales instances de l'Organisation.

 

Un projet de politique d'archivage a été élaboré par le Secrétariat avec l'assistance du Directeur des archives départementales du Bas-Rhin, M. Van Reeth. Le Groupe de travail s'est réuni à trois reprises pour finaliser le document (voir annexe).

 

Ce projet de politique d'archivage décrit la structure organisationnelle qui servira de base à la gestion future des archives, laquelle privilégiera :

 

-          un réseau de correspondants-archivistes ;

 

-          le principe de la conclusion d'accords d'archivage avec chaque service ;

 

Correspondants archivistes

Il est prévu de demander à chaque service (c'est-à-dire organe, direction, et accord partiel) de désigner un correspondant archiviste qui constituera le principal contact entre le service en question et les Archives centrales.

 

Cette idée n'est pas nouvelle. La pratique consistant à disposer, dans chaque service, d'un agent chargé des archives est courante dans les administrations nationales. Elle a été introduite au Conseil de l'Europe dans les années 70 (il s'agissait alors d'un «agent de liaison»), pour ensuite tomber en désuétude, avec pour résultat les problèmes de coordination que l'on connaît aujourd'hui. Le Conseil de l'Europe dispose déjà d'un réseau bien établi de correspondants informatiques, qui facilite le dialogue et le transfert de compétences entre le Service des technologies de l'information et les autres services. L'expérience acquise lors de la mise en place et de l'organisation de ce réseau facilitera la réintroduction de correspondants archivistes.

 

Un programme de formation pour les correspondants archivistes sera organisé par la Direction des Ressources Humaines en coopération avec Infodoc, à partir de l'expérience acquise dans le cadre de la coopération à la formation en matière d'archivage et de gestion de documents.

 

Accords d'archivage conclus avec les divers services

L'éventail des activités du Conseil de l'Europe ne permettra pas de s'accorder sur un système unique d'archivage pouvant répondre à tous les besoins. Il y a ainsi peu de points communs, par exemple, entre les documents produits et gérés par la Banque de développement du Conseil de l'Europe, l'Assemblée parlementaire et la Direction des Ressources Humaines.

 

La pratique courante dans les services centraux d'archivage consiste à gérer les rapports avec les services sur la base d'accords d'archivage, qui prévoient l'existence de bordereaux d'élimination. Un bordereau d'élimination établi par les archives centrales en consultation avec le service concerné et validé par celui-ci devra énumérer les divers types de documents utilisés par ce service et préciser, pour chacun d'entre eux, la durée de conservation du document et le moment auquel celui-ci devra être transféré aux Archives centrales. 

 

5          Conclusion

 

Conformément aux souhaits exprimés par les Délégués des Ministres, le Secrétariat procède actuellement à un bilan complet de ses archives.

 

L'un des principaux éléments de ce processus est constitué par la nouvelle politique d'archivage qui va permettre de disposer d'un cadre au sein duquel élaborer et harmoniser les pratiques d'archivage dans l'ensemble de l'Organisation.

 

A moyen terme, cela devrait déboucher sur des procédures plus efficaces, une transparence accrue et une meilleure visibilité de l'Organisation. L'un des arguments avancés est que ces avantages seront obtenus sans coût supplémentaire pour l'Organisation, puisque le temps et les efforts consacrés à cette évaluation seront plus que compensés par un gain d'efficacité.

 

Cette évaluation met également en évidence des domaines dans lesquels des progrès sensibles ne pourront être réalisés que si les ressources nécessaires sont disponibles. 

 

 

Annexe

 

Politique d'archivage du Conseil de l'Europe

 

 

 

1          La mission des Archives

 

La mission du Bureau des archives centrales du Conseil de l'Europe – ci-après «les Archives»[3] est de constituer la mémoire collective du Conseil de l'Europe.

 

Pour mener cette mission à bien, les archives:

 

-          mettront en place et veilleront à la pérennité d'une collecte exhaustive des documents produits par l'Organisation et adressés à celle-ci;

 

-          permettront aux personnes autorisées d'accéder à ces documents.

 

2          Conservation et accès

 

Les archives :

 

-          permettront la conservation à long terme des pièces d'archive quel que soit leur format (papier, électronique, photographique, sonore ou vidéo) ;

 

-          permettront une description archivistique normalisée des documents selon les normes internationales ;

 

-          favoriseront l'accès aux collections grâce :

 

            -           à la mise à disposition des moyens de lecture

            -           au scannage de documents choisis

            -           à la mise sur pied d'une base de données permettant de faciliter la recherche ;

 

-          permettront de stocker les documents électroniques sous un format accessible et reformaté si nécessaire, en coopération avec le service des technologies de l'information.

 

3          Politique en matière de collection

 

Les archives conserveront sur une base permanente :

 

-          les documents produits par l'Organisation

 

-          les documents administratifs présentant une valeur historique pour l'Organisation.

Les versions électroniques des documents produits par l'Organisation seront conservées et mises à disposition selon les mêmes principes et procédures que ceux qui s'appliquent aux versions non électroniques.

 

Les documents présentant pour l'Organisation une valeur administrative seront conservés pendant les périodes correspondant aux bordereaux de suppression des services, lesquels seront accessibles au public.

 

4          Sensibilisation

 

Les Archives contribueront à sensibiliser l'opinion publique à l'importance historique de leurs collections d'archives en recourant pour ce faire à une approche multi-média élargie.

 

5          Gestion des archives

 

Les archives seront gérées dans le cadre d'une coopération entre le Bureau des archives centrales et les services[4] par le biais d'un réseau de correspondants archivistes. Les modalités de cette coopération seront les suivantes:

 

Rôle du Bureau des archives centrales

 

Le rôle du Bureau des archives centrales consistera à :

 

-          veiller à la pérennité de la politique de l'Organisation en matière de collection

 

-          assurer l'intégration des collections de documents imprimés et de documents électroniques

 

-          mettre à disposition des installations de stockage centrales pour les documents destinés à être conservés de façon permanente[5]

 

-          permettre l'accès aux Archives

 

-          définir les procédures d'archivage

 

-          gérer les transferts de documents des services aux Archives centrales5

 

-          coordonner et promouvoir l'harmonisation des pratiques d'archivage au sein de l'Organisation, selon les normes internationales d'archivage

 

-          conseiller les services sur les bonnes pratiques en matière d'archivage

 

-          mettre à disposition ces connaissances spécialisées et assurer des formations

 

-          élaborer des accords d'archivage avec chaque service

 

-          fournir des prestations d'archivage aux services en fonction de leurs besoins et selon ce qui aura été défini dans les accords d'archivage conclus avec les services en question.

 

Coordination avec les services

 

Les archives des services seront complémentaires des Archives centrales.

 

Accords d'archivage

 

Le Bureau des archives centrales conclura des accords d'archivage avec chaque service, accords qui

 

-          préciseront la politique de collection du service

 

-          comporteront un tableau de gestion

 

-          préciseront l'autorité dépositaire des documents du service

 

-          fixeront les conditions d'accès aux archives du service.

 

Chaque accord sera régulièrement mis à jour.

 

Correspondants archivistes

 

Chaque service désignera un correspondant archiviste dont les responsabilités seront les suivantes :

 

-          participer à l'élaboration et à la mise en œuvre de l'accord d'archivage conclu avec son service

 

-          coordonner la gestion des documents d'archive au sein du service selon les termes définis dans l'accord d'archivage avec celui-ci

 

-          assurer la liaison avec le Bureau des Archives centrales

 

-          participer aux réunions des correspondants archivistes.



[1] Voir Rap-Inf(2000)8 et Décision 735/1.5a.

[2] La Cour européenne des Droits de l'Homme et la Direction européenne de la qualité du médicament archivent elles-mêmes leurs documents.

[3] Sauf mention contraire dans les accords d'archivage conclus avec les services (voir plus loin au point 5), c'est le Bureau des archives centrales qui est responsable des archives.

[4] Aux fins du présent texte, le terme «service» s'entend des différentes instances, directions et Accords partiels du Conseil de l'Europe. Ceci inclut la Cour européenne des Droits de l'homme dans la mesure compatible avec la Convention et le Règlement de la Cour. 

[5] Sauf mention contraire dans l'accord d'archivage conclu avec les services



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