RAP-INF(2000)3 révisé... La politique d'information du Comité des Ministres


Délégués des Ministres
Documents de rapporteurs

RAP-INF(2000)3 révisé (restricted) 22 novembre 2000
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Rapporteur sur la Politique d'information (RAP-INF)

La politique d'information du Comité des Ministres


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Introduction

 

Dans le cadre des orientations stratégiques fixées par la Résolution (2000) 2 sur la stratégie d'information du Conseil de l'Europe, la politique d'information du Comité des Ministres a pour objectifs :

 

- sur le plan interne, de donner au Comité des Ministres les moyens d'exercer le plus efficacement possible les responsabilités qui lui sont confiées par le Statut du Conseil de l'Europe et de mener à cet effet un dialogue fructueux avec les autres instances de l'Organisation, en particulier l'Assemblée parlementaire ;

 

- sur le plan externe, de mettre en valeur la contribution des gouvernements au processus d'unification de la Grande Europe et de souligner le rôle joué par le Conseil de l'Europe en général et le Comité des Ministres en particulier dans ce processus.

 

 

1.         La triple dimension de la politique d'information du Comité des Ministres

 

la dimension interne

 

Le Comité des Ministres est d'abord la clé de voûte d'un vaste processus de coopération intergouvernementale dans lequel interagissent les Ministères des Affaires étrangères des Etats membres, les Ministères spécialisés, les représentants des Etats membres à Strasbourg et les membres du Secrétariat du Conseil de l'Europe. Il est aussi l'organe de décision en matière budgétaire et administrative, rôle pour lequel il agit en étroite coopération avec le Secrétaire Général et les Ministères des Finances des Etats membres ainsi que - pour certains aspects comme les salaires ou les pensions - avec les structures mises en place dans le cadre du système des organisations coordonnées. Dans le cadre de cette 1ère dimension de la politique d'information du Comité des Ministres, l'objectif primordial est de veiller, en amont du processus de décision, à la mise en place et au bon fonctionnement des flux d'information qui permettront, d'une part que puissent en toute connaissance de cause se construire et s'exprimer les positions nationales sur tel ou tel sujet, et d'autre part que se dégagent et soient adoptées des solutions conformes à l'intérêt européen et respectueuses de la diversité des Etats membres. Le premier cercle de la politique d'information du Comité des Ministres est donc celui qui relie le Comité des Ministres - avec son « noyau dur » composé des Représentations permanentes à Strasbourg et du Secrétariat du Comité des Ministres – aux Ministères des Etats membres d'une part (et en particulier les Ministères des Affaires étrangères), et au Secrétariat du Conseil de l'Europe d'autre part.

 


la dimension institutionnelle

 

Le Comité des Ministres est ensuite une partie d'un ensemble institutionnel qui comprend, outre le Secrétaire général investi d'une double mission de coordination interne et de direction du Secrétariat, l'autre organe à compétence générale du Conseil de l'Europe, à savoir l'Assemblée Parlementaire, ainsi que les instances spécifiques que sont la Cour européenne des Droits de l'Homme, le CPLRE et le Commissaire aux Droits de l'Homme. Dans le cadre de cette 2e dimension de sa politique d'information, le Comité des Ministres – en tant qu'organe habilité à agir au nom du Conseil de l'Europe[1] – doit veiller à enrichir les flux d'information décrits précédemment avec les fruits du dialogue institutionnel mené sur le plan formel et informel afin que les positions exprimées et les décisions prises soient, dans la mesure du possible, le reflet de la richesse institutionnelle du Conseil de l'Europe et non le seul produit de la coopération entre les gouvernements de ses Etats membres. Le deuxième cercle de la politique d'information du Comité des Ministres est donc celui qui relie le Comité des Ministres à ses partenaires institutionnels au sein du Conseil de l'Europe et, au-delà, les gouvernements des Etats membres aux parlementaires, élus locaux et régionaux, structures judiciaires et aux membres de la société civile (partenaires sociaux, ONG) dont l'apport contribue à l'accomplissement des objectifs statutaires du Conseil de l'Europe.

 

la dimension externe

 

Le Comité des Ministres est enfin l'enceinte qui incarne, auprès des milieux intéressés et de l'opinion publique en général, la contribution des gouvernements au processus d'unité de la Grande Europe auquel le Conseil de l'Europe contribue en vertu des missions statutaires que lui ont confiées ses Etats membres. Cette contribution s'exprime de manière collective, à travers l'action et les décisions du Comité des Ministres, ou de manière individuelle, à travers les impulsions que peuvent y apporter les initiatives d'un ou plusieurs Etats membres ; elle tient compte des compétences et de l'action des autres organisations internationales, qu'il s'agisse des Nations-Unies ou des principaux partenaires du Conseil de l'Europe dans l'architecture européenne (en particulier l'Union européenne et l'OSCE). Le troisième cercle de la politique d'information du Comité des Ministres est donc celui qui relie le Comité des Ministres au "monde extérieur", qu'il s'agisse des autres organisations internationales (dans un souci de coordination et de complémentarité) ou des médias et de l'opinion publique en général (dans un souci de mise en valeur des réalisations du Conseil de l'Europe et de la part essentielle revenant aux gouvernements des Etats membres dans celles-ci).

 

 

2.         Les principes

 

La politique d'information du Comité des Ministres est fondée sur les cinq principes suivants :

 

la transparence

 

- assurer une présentation claire et attrayante de l'information et des documents ;

 

- renseigner les utilisateurs sur ce qui est disponible (y compris à travers des résumés, des sommaires, des guides d'accès aux documents) et comment l'obtenir ;

 

- donner sur les sites Web des détails complets sur les réunions à venir et les décisions prises ;

 

- publier l'ordre du jour des réunions des Délégués une semaine avant celles-ci et veiller à ce que l'information appropriée soit assurée, y compris - si besoin est - par des briefings de presse du Président (décision 1999 - 661/1.8) ;

 

- évaluer de façon continue les principes et les procédures d'accès aux documents ;

 

la disponibilité

 

- veiller à ce que tous les documents soient référencés ;

 

- publier les documents dans les plus brefs délais ;

 

- introduire les documents sur les sites Web dans les 24 heures ;

 

- publier les décisions dans un délai de trois jours et produire les actes (dans leur version définitive) dans le mois suivant la réunion ;

 

- déclassifier les documents à diffusion restreinte au bout d'un an (décision 1994 - 519bis/1.3) ;

 

- examiner les demandes individuelles de documents classifiés (décision 1998 - 641/1.3) ;

 

la pertinence

 

- classer les documents de manière cohérente (public/diffusion restreinte/confidentiel/secret) ;

 

- s'assurer que l'information mise à disposition est à la fois à jour, fiable et appropriée, ce qui implique :

-          de responsabiliser les services compétents pour la gestion de leurs propres documents ;

 

-          et d'éviter à la fois le trop peu et le trop plein d'information ;

 

- identifier les lacunes en matière d'information et développer de nouveaux produits en conséquence ;

l'interactivité

 

- répondre de façon claire et ponctuelle aux Recommandations de l'Assemblée (cf. les "six commandements"), ainsi qu'à celles du Congrès ;

 

- encourager les informations en retour des utilisateurs, en particulier :

-           des Représentations permanentes et du Secrétariat

-           des utilisateurs des sites Web ;

 

- répondre rapidement et efficacement aux demandes d'information ;

 

l'efficacité

 

- encourager la brièveté et la concision dans l'expression ;

 

- promouvoir les synergies en vue notamment d'éviter tout double emploi ;

 

- respecter les délais de publication des documents pour faciliter la prise de décision ;

 

- identifier les principaux utilisateurs des informations provenant du Comité des Ministres et veiller à satisfaire leurs demandes.

 

 

3.         Priorités et instruments

 

Dans les trois dimensions de la politique d'information du Comité des Ministres identifiées ci-dessus, les deux premières - à savoir les dimensions interne et institutionnelle - seront privilégiées : la priorité absolue est en effet de donner au Comité des Ministres les moyens d'assurer pleinement les responsabilités essentielles qui sont les siennes pour le bon fonctionnement du Conseil de l'Europe. Une politique dynamique d'information vers le monde extérieur ne sera menée que dans la mesure des moyens disponibles. A cet égard, compte tenu de la situation actuelle, des solutions pragmatiques seront mises en œuvre, en particulier la recherche de synergies avec la Présidence en exercice du Comité des Ministres et la mise en cohérence des ressources dont dispose le Secrétariat, à travers l'action de l'unité d'information créée au sein du Secrétariat du Comité des Ministres.

 

Cette mise en cohérence des ressources implique une répartition claire des responsabilités entre le Secrétariat du Comité des Ministres et les autres services du Conseil de l'Europe et, en tant que de besoin, une adaptation des méthodes de travail du Secrétariat du Comité des Ministres et des Délégués aux réformes structurelles intervenues au sein de l'Organisation. C'est ainsi que, depuis le printemps 2000, un processus de rationalisation a été engagé (avec l'adoption d'une nouvelle nomenclature de la documentation du Comité des Ministres, la mise à jour de l'ordre du jour des réunions Délégués et la mise en place d'une prioritisation des activités du Secrétariat du Comité des Ministres), dont la mise en œuvre produira tous ses effets à partir du 1er janvier 2001.

 

Les sites web du Comité des Ministres sont les instruments essentiels de sa politique d'information. Ils constituent d'abord une réponse aux besoins des Représentations Permanentes des Etats membres et de leurs capitales de disposer d'un outil à la fois moderne et performant, afin que le processus d'information qui doit permettre au Comité des Ministres de prendre ses décisions en toute connaissance de cause soit pleinement adapté à la fois aux responsabilités qui sont les siennes et aux contraintes de la diplomatie multilatérale. Au-delà, les sites sont destinés à être le fer de lance de la politique d'information du Comité des Ministres lui-même, et un outil essentiel pour la stratégie d'information du Conseil de l'Europe dans son ensemble. Des relations de travail étroites ont été établies à cet effet avec la Direction de la Communication et de la Recherche nouvellement créée et avec le Coordonnateur des sites Web du Conseil de l'Europe qui a été mis en place en son sein.

 

Dans cette optique, l'utilisation des nouvelles technologies et la diffusion électronique de l'information sont privilégiées. Les autres modes d'information (papier, oral) continueront à être utilisés en fonction des besoins.

 

 

4.         Les activités

 

L'activité du Comité des Ministres et de son Secrétariat consiste tout entière à recueillir de l'information, à la traiter pour qu'elle devienne connaissance et permette la prise de décisions, et à la diffuser pour assurer l'effet maximal de celles-ci. Il est donc impossible de dresser un tableau exhaustif des activités, la liste ci-dessus n'étant qu'indicative:

 

Représentations permanentes, capitales et Secrétariat

 

- notes d'information aux Représentations ;

 

- site Web à accès restreint ;

 

- briefings ;

 

- documentation de base pour les Représentants Permanents et les membres des délégations.

 

- exposés du Secrétariat du Comité des Ministres dans les cours de formation du personnel ;

 

Assemblée parlementaire et CPLRE

 

- communications (écrites et orales) du Président à l'Assemblée et au Congrès ;

 

- rapports statutaires pour chaque partie de session de l'Assemblée, complétés par une édition récapitulative annuelle ;

 

- Comité mixte ;

 

- réponses aux Recommandations de l'Assemblée (nouveaux principes adoptés en 1998 - 615/1.3) ;

 

- réunions mixtes informelles Comité des Ministres/Assemblée parlementaire, au niveau des groupes de rapporteurs ou de travail des Délégués et des commissions ou du Bureau de l'Assemblée parlementaire.

 

Presse/Médias

 

Le Comité des Ministres (ou le Président en son nom) publie de temps à autre des communiqués sur des points politiques importants.

 

Des avant-projets de Communiqué final portant sur les principales conclusions de chaque session ministérielle sont préparés avant les sessions à l'attention des Délégués, adoptés en fin de session par les Ministres et présentés à la presse par le Président.

 

Des "Conclusions de la Présidence", publiées sous la responsabilité de la Présidence, complètent le Communiqué final de chaque session.

 

Le Service de presse est en contact étroit avec le Secrétariat du Comité des Ministres avant les réunions des Délégués pour la rédaction des communiqués de presse. Il contribue aussi à examiner avec la Présidence l'opportunité de rencontres avec la presse (Président du Comité des Ministres, Président des Délégués).

 

Archives électroniques

 

Les archives électroniques du Comité des Ministres visent principalement à mettre en place un système simple de classement en ligne qui range les documents par ordre chronologique selon leur type et en autorise la consultation en texte intégral pour ceux établis à partir de l'année 2000.

 

Il s'agit également de constituer un index de tous les documents de travail du Comité des Ministres et des textes adoptés du Conseil de l'Europe, de façon à pouvoir les classer par sujet et par Etat membre.

 

La pierre angulaire du nouveau système est une base de données créée spécialement pour le Comité des Ministres et mise en service en 1999. Elle sert non seulement d'outil d'archivage (enregistrement et indexation des documents), mais permet aussi d'alimenter les sites Web du Comité des Ministres; une fois indexés, les documents apparaissent en effet automatiquement et immédiatement sur toutes les pages Web en rapport avec le sujet traité.

 

Ce système d'archivage multifonctions ouvre par ailleurs de vastes possibilités en matière de disposition, d'organisation et de gestion des informations.


Publications

 

- les textes adoptés, qui faisaient l'objet d'une publication annuelle, ont été remplacés par le cahier "Comité des Ministres" de la gazette officielle du Conseil de l'Europe à partir de janvier 1999 ;

 

- les décisions des réunions des Délégués, publiques depuis 1994, sont depuis 1998 publiées séparément des Actes (qui sont confidentiels), afin d'être plus accessibles ;

 

- le rapport statutaire à l'Assemblée, publié quatre fois par an avant chaque partie de session de l'Assemblée, donne des détails sur les activités du Comité des Ministres dans le secteur intergouvernemental, sur ses relations avec le Congrès des pouvoirs locaux et régionaux (CPLRE), sur les accords partiels, les conférences de ministres spécialisés. La version disponible sur le site Web comporte de très nombreux liens hypertextes pour permettre l'accès aux décisions pertinentes en texte intégral. Depuis 1999, une édition consolidée paraît au début de chaque année ;

 

- des publications occasionnelles sont également réalisées, en fonction de l'actualité et des moyens disponibles. Les exemples les plus significatifs sont : "Une décennie pour l'Histoire : le Conseil de l'Europe 1989-1999" (paru en 1999) ; "Le Comité des Ministres en 100 Sessions" (paru en 1997) ; "Le Comité des Ministres du Conseil de l'Europe" (paru en 1994).

 

 

5.         Les acteurs

 

La politique d'information du Comité des Ministres est mise en œuvre par le Secrétariat du Comité des Ministres, sous la responsabilité de la Présidence. Celle-ci a en effet un rôle général de coordination des travaux du Comité des Ministres (avec le Bureau) et de représentation du Comité des Ministres auprès des autres instances du Conseil de l'Europe et de l'extérieur, ainsi qu'une responsabilité de promotion des positions et des réalisations du Conseil de l'Europe, notamment auprès des autres organisations internationales.

 

A l'instar de ce qui a été fait récemment au sein du Greffe de l'Assemblée parlementaire, du Greffe de la Cour européenne des Droits de l'Homme et du Secrétariat du Congrès des Pouvoirs locaux et régionaux de l'Europe, une unité d'information a été constituée au sein du Secrétariat du Comité des Ministres pour assurer la coordination nécessaire à l'intérieur du Secrétariat du Conseil de l'Europe et assister la Présidence dans l'accomplissement de ses tâches. La mise en place parallèle d'unités d'information dans les quatre principales instances de l'Organisation permettra de stimuler l'interaction entre celles-ci, au service de l'efficacité et de la visibilité du Conseil de l'Europe dans son ensemble.


6.         Développements en cours

 

Les idées ou projets suivants sont envisagés ou en cours :

 

Représentations permanentes, capitales et Secrétariat

 

- promouvoir la connaissance et l'utilisation des sites Web du Comité des Ministres (cf. les présentations ciblées réalisées à intervalles réguliers pour les délégations et/ou le Secrétariat et l'installation de deux bornes Internet à proximité des bureaux des délégations) ;

 

- fournir des dossiers aux capitales (les documents de travail pourraient être directement envoyés par courrier électronique aux Ministères concernés) ;

 

- améliorer la formation et les cours d'introduction pour les administrateurs et les Représentations (cf. le séminaire d'introduction sur la diplomatie, Internet et les nouvelles technologies de l'Information qui a eu lieu les 3-5 juillet 2000) ;

 

- développer la synergie entre le Secrétariat du Comité des Ministres et la Présidence (cf. le projet, initié avec la Présidence irlandaise, d'une page spéciale dans le site Internet pour la Présidence du Comité des Ministres).

 

Médias

 

Pour améliorer les relations du Comité des Ministres avec les médias, le Secrétariat du Comité des Ministres pourrait :

 

- veiller à ce que les communiqués et les déclarations de presse soient publiés sous une forme utilisable par la presse et dans un délai acceptable pour les journalistes (cela peut signifier l'adoption de certaines décisions politiques avant la fin de la réunion) ;

 

- examiner le rôle que peuvent jouer les délégations en liaison avec les médias nationaux et rechercher le moyen d'apporter aux délégations un soutien stratégique dans ce rôle ;

 

- explorer les moyens d'utiliser le potentiel des sites Web pour les besoins d'acteurs spécifiques, en particulier les médias ;

 

Publications

 

- une brochure à l'intention du grand public sur le rôle et l'histoire du Comité des Ministres ;

 

- une publication annuelle ("le Comité des Ministres en ...") qui paraîtrait en janvier de chaque année, en liaison avec l'édition consolidée du rapport statutaire, et ferait le point sur l'action et les réalisations du Comité des Ministres pendant l'année écoulée ;

 

- développer le potentiel offert par le recours aux publications électroniques.



[1] Cf. l'article 13 du Statut du Conseil de l'Europe.

 



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