1089e réunion – 30 juin 2010

Annexe 16
(Point 11.3)

Règlement révisé
concernant le remboursement des frais de déplacement et de séjour aux
membres du Comité d’experts de la Charte européenne sur les langues régionales ou minoritaires,
membres de la Commission européenne contre le racisme et l’intolérance,
membres et membres additionnels du Comité consultatif de la Convention-cadre pour la protection des minorités nationales, et
membres du Groupe d’experts sur la lutte contre la traite des êtres humains
voyageant à la charge des budgets du Conseil de l'Europe

I. DISPOSITIONS GENERALES

Article 1

Les membres du Comité (ci-après désignés par « membres ») qui se déplacent pour le compte et à la charge de l'Organisation doivent veiller à organiser leur déplacement de la façon la plus économique possible. Le remboursement des frais de voyage et le paiement des indemnités journalières de séjour sont effectués conformément aux dispositions de la présente réglementation.

II. MOYENS DE TRANSPORT ET FRAIS DE VOYAGE

Article 2

1. Les membres ont droit, dans les conditions précisées ci-après, au remboursement de leurs frais de voyage encourus pour le déplacement entre l’adresse mentionnée dans l'avis de convocation (ci-après désignée par « lieu de départ ») et le lieu de réunion.

2. Si pour des raisons personnelles ou professionnelles un membre se rend à la réunion à partir d'un lieu autre que son lieu de départ ou s'il rejoint un tel lieu après la réunion, le montant du remboursement des frais de déplacement est plafonné aux frais qu'il aurait encourus à partir de son lieu de départ. Dans certains cas exceptionnels et dûment justifiés, sous réserve d’un accord préalable du Secrétaire Général, les membres peuvent demander un remboursement sur la base de l’itinéraire réellement effectué.

3. Pour une seule et même réunion, le remboursement des frais de voyage n'est accordé qu'à un seul membre. Si un membre est remplacé en cours de réunion par un autre, ce dernier n'a pas droit au paiement des frais de voyage.

Article 3

Toute demande de remboursement de frais de voyage par tous moyens de transport doit être accompagnée d’une copie du billet et d’une pièce justifiant le montant déboursé (par exemple, facture originale ou copie certifiée conforme, avis de paiement d’une carte de crédit ou extrait de compte). En aucun cas, le remboursement ne peut excéder la limite des frais réellement encourus.

Article 4

1. Voyage par train

Le remboursement du billet en 1ère classe est autorisé. Lorsque le voyage comporte une durée de plus de 6 heures entre 22 heures et 7 heures, le remboursement du prix du wagon-lit est autorisé.

2. Voyage par avion

Le remboursement est basé sur le tarif en classe économique.

Néanmoins, le remboursement peut être basé sur le tarif en classe affaires dans les cas suivants :

- pour des vols directs durant plus de 7 heures ;
- pour des trajets de plus de 15 heures (comportant plus d’un vol y compris le temps des correspondances);
- pour des raisons de santé justifiées par un certificat médical, qui devra être joint à la demande de remboursement.

L’itinéraire de vol devra être présenté pour justifier du temps de vol ou du temps total du trajet.

Les frais de transport pour excédent de bagages ne sont pas remboursés, sauf justifications probantes s'appuyant sur l'intérêt du service.

3. Voyage par bateau

Les frais de voyage par bateau ne sont remboursés que dans la limite forfaitaire maximum du prix du voyage par avion tel que défini au paragraphe 2 ci-dessus. Lorsque Les membres voyagent en voiture, les frais de transport par bateau de la voiture ne sont pas remboursés (voir Article 6, paragraphe 1).

Article 5

1. Les frais de transit lors du changement de moyens de transport et les frais de transport exposés pour se rendre du lieu de départ et/ou du lieu de la réunion à la gare ou à l'aéroport sont couverts par les indemnités journalières payées au titre d'assistance à la réunion et ne sont de ce fait pas directement remboursés. Toutefois, lorsque ces frais excèdent 20% du montant des indemnités journalières allouées, cet excédent peut être remboursé, sous réserve de l’accord préalable du Secrétaire Général et sur présentation des pièces justificatives.

2. Les frais de transport locaux encourus pendant les jours de réunion sont couverts par les indemnités journalières payées au titre d’assistance à la réunion et ne sont de ce fait pas directement remboursés.

Article 6

1. Lorsqu'un membre utilise un moyen de transport autre que les transports en commun sur une distance de plus de 30 kilomètres par trajet, ses frais de voyage sont remboursés forfaitairement sur la base d’une indemnité kilométrique fixée annuellement par le Comité des Ministres. Les distances qui dépassent 1600 kilomètres aller-retour sont remboursées sur la base du prix du billet d’avion en classe économique des aéroports les plus proches, sauf accord préalable du Secrétaire Général autorisant le remboursement sur la base de l’indemnité kilométrique. Tout déplacement inférieur à 30 kilomètres par trajet n’est pas indemnisé.

2. La durée du voyage utilisée comme base pour le calcul des indemnités journalières sera le total du nombre de kilomètres divisé par 90 et ne pourra pas excéder 24 heures.

3. D’autres dépenses encourues, telles que des frais de péages et de stationnement, ne sont remboursées qu’avec l’accord préalable du Secrétaire Général, dans le seul cas où aucune autre alternative n’est possible. Toute demande de cette nature devra être accompagnée des justificatifs des montants réellement déboursés.

4. Si deux ou plusieurs membres ayant droit au remboursement des frais de voyage utilisent la même voiture, le remboursement n'est effectué qu'à la personne ayant la charge du véhicule avec une majoration de 10 % pour chaque personne transportée.

5. L'utilisation de la voiture est aux risques et périls du membre. Le Conseil de l'Europe n'assume aucune responsabilité concernant tout accident pouvant survenir au cours du déplacement.

III. INDEMNITES JOURNALIERES

Article 7

1. Les membres bénéficient pour les jours de réunion d'une indemnité dont le taux journalier est fixé annuellement par le Comité des Ministres (taux en vigueur à compter du 1er janvier 2010 : 323 €). Ce montant reste inchangé quel que soit le lieu de la réunion. Les journées non concernées par les jours de réunion sont indemnisées au taux de 175 €1.

2. Lorsque les membres sont appelés à assister à titre officiel à des réunions ou des manifestations en dehors du programme de réunions du Comité, l'indemnité journalière allouée est de 323 €2 et est appliquée dans les mêmes conditions que le §1 ci-dessus. Lorsqu'ils assistent à des réunions ou manifestations à titre personnel mais que le remboursement de leurs frais par le budget du Conseil de l'Europe leur a été accordé, l'indemnité journalière allouée est de 175 €3.

3. Le versement de cette indemnité couvre l'ensemble des frais exposés par les membres pour participer à la réunion, à l'exception des frais de transport prévus ci-dessus. Toutefois, dans des cas exceptionnels et dûment justifiés et sous réserve d’un accord préalable du Secrétaire Général, si le coût total de l’hébergement (chambre et petit-déjeuner, y compris les taxes concernées) s’élève à plus de 60 % du total de l’indemnité journalière payable pour la réunion, les membres peuvent fournir une demande de remboursement supplémentaire. Toute demande de cette nature devra être accompagnée des factures originales justifiant les montants réellement déboursés pour l’hébergement.

Article 8

1. La durée de la période ouvrant droit aux indemnités est déterminée de la manière suivante :

    i. Les membres ont droit à une indemnité journalière de séjour pour chaque période de vingt-quatre heures comprise dans la durée de leur mission pour se rendre à la réunion et en repartir. La durée prise en compte pour le droit aux indemnités journalières ne peut pas excéder la durée minimale nécessaire pour assister à la réunion en utilisant les moyens de transport retenus comme base de calcul du remboursement des frais de voyages tels que définis par les règles ci-dessus.

    ii. L’indemnité journalière de séjour n’est pas due pour des périodes inférieures à quatre heures.

    iii. Lorsque la durée du voyage est égale ou supérieure à quatre heures mais inférieure à huit heures et ne comporte pas d’hébergement hôtelier, les membres perçoivent un quart de l’indemnité journalière de séjour. Il en est de même pour toute période égale ou supérieure à quatre heures et inférieure à huit heures, au delà de vingt-quatre heures ou de tout multiple de vingt-quatre heures.

    iv. Lorsque la durée du voyage est égale ou supérieure à huit heures mais inférieure à vingt-quatre heures et ne comporte pas d’hébergement hôtelier, les membres perçoivent la moitié de l’indemnité journalière de séjour. Il en est de même pour toute période égale ou supérieure à huit heures et inférieure à vingt-quatre heures, au-delà de vingt-quatre heures ou de tout multiple de vingt-quatre heures.

    v. Lorsque la durée du voyage est égale ou supérieure à quatre heures mais inférieure à vingt-quatre heures et comporte un hébergement hôtelier, les membres se voient allouer le montant intégral de l’indemnité journalière de séjour. Il en est de même pour toute période égale ou supérieure à quatre heures et inférieure à vingt-quatre heures au-delà de vingt-quatre heures ou de tout multiple de vingt-quatre heures.

2. En cas de transport par voie aérienne, ferroviaire et maritime, la durée du voyage aller-retour est majorée forfaitairement de deux heures aux fins de calcul de l’indemnité de séjour.

3. Les membres doivent déclarer tout hébergement ou repas dont ils bénéficient gratuitement. Lorsque l'hébergement ou les repas sont assurés gratuitement aux membres, à moins que le Secrétaire Général en ait décidé autrement, les indemnités journalières sont réduites des montants suivants :

- Hébergement 87,50 €4 par nuit
(50 % de l'indemnité journalière)
- Repas (déjeuner ou dîner) 26,25 €5 par repas
(15 % de l'indemnité journalière)

IV. AUTRES DEPENSES

Article 9

1. Les autres dépenses encourues par les membres liées à leur présence à la réunion (tels que les frais de visa et de vaccination indispensables) sont remboursées. Toute demande de cette nature devra être accompagnée des documents justifiant les montants réellement déboursés.

2. Les dépenses d’assurance, de représentation, de communication par téléphone ou par fax, d’utilisation d’internet et de location de salles de réunions, ne sont pas remboursées.

V. MALADIE ET ACCIDENT

Article 10

Lors de leurs déplacements effectués pour le compte du Conseil de l’Europe, les membres sont couverts pour les risques spécifiques liés à ces déplacements par une assurance souscrite par l'Organisation en leur faveur. Il appartient néanmoins à ces derniers de veiller à ce qu’une prise en charge soit effectuée en premier lieu par le régime d'assurance auquel ils sont affiliés dans leur pays d'origine, des éventuels frais de maladie ou d'accident survenant durant le déplacement et/ou durant la réunion.

VI. CONDITIONS DE REMBOURSEMENT

Article 11

Les frais dont il est question aux articles ci-dessus sont remboursés sur la base d'une déclaration certifiée sincère et véritable introduite par le membre du Comité, à laquelle sont annexées toutes les pièces justificatives exigées en application du règlement.

1 Taux en vigueur au 1er janvier 2010.

2 Taux en vigueur au 1er janvier 2010.

3 Taux en vigueur au 1er janvier 2010.

4 Taux en vigueur au 1er janvier 2010.

5 Taux en vigueur au 1er janvier 2010.


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