1089e réunion – 30 juin 2010

Annexe 15
(Point 11.3)

Règlement révisé
concernant le remboursement des frais de déplacement et de séjour
au Commissaire à la protection des données
voyageant à la charge des budgets du Conseil de l'Europe

I. DISPOSITIONS GENERALES

Article 1

Le Commissaire à la protection des données (ci-après désigné par « Commissaire ») qui se déplace pour le compte et à la charge de l'Organisation doit veiller à organiser son déplacement de la façon la plus économique possible. Le remboursement des frais de voyage et le paiement des indemnités journalières de séjour sont effectués conformément aux dispositions de la présente réglementation.

II. MOYENS DE TRANSPORT ET FRAIS DE VOYAGE

Article 2

1. Le Commissaire a droit, dans les conditions précisées ci-après, au remboursement de ses frais de voyage encourus pour le déplacement entre l’adressé mentionnée dans l'avis de convocation (ci-après désignée par « lieu de départ ») et le lieu de réunion.

2. Si pour des raisons personnelles ou professionnelles le Commissaire se rend à la réunion à partir d'un lieu autre que son lieu de départ ou s'il rejoint un tel lieu après la réunion, le montant du remboursement des frais de déplacement est plafonné aux frais qu'il aurait encourus à partir de son lieu de départ. Dans certains cas exceptionnels et dûment justifiés, sous réserve d’un accord préalable du Secrétaire Général, le Commissaire peut demander un remboursement sur la base de l’itinéraire réellement effectué.

3. Les frais de voyage ne seront remboursés qu'une seule fois par réunion.

Article 3

Toute demande de remboursement de frais de voyage par tous moyens de transport doit être accompagnée d’une copie du billet et d’une pièce justifiant le montant déboursé (par exemple, facture original ou copie certifiée conforme, avis de paiement d’une carte de crédit ou extrait de compte). En aucun cas, le remboursement ne peut excéder la limite des frais réellement encourus.

Article 4

1. Voyage par train

Le remboursement du billet en 1ère classe est autorisé. Lorsque le voyage comporte une durée de plus de 6 heures entre 22 heures et 7 heures, le remboursement du prix du wagon-lit est autorisé.

2. Voyage par avion

Le remboursement est basé sur le tarif en classe économique.

Néanmoins, le remboursement peut être basé sur le tarif en classe affaires dans les cas suivants :

- pour des vols directs durant plus de 7 heures ;
- pour des trajets de plus de 15 heures (comportant plus d’un vol y compris le temps des correspondances) ;
- pour des raisons de santé justifiées par un certificat médical, qui devra être joint à la demande de remboursement.

L’itinéraire de vol devra être présenté pour justifier du temps de vol ou du temps total du trajet.

Les frais de transport pour excédent de bagages ne sont pas remboursés, sauf justifications probantes s'appuyant sur l'intérêt du service.

3. Voyage par bateau

Les frais de voyage par bateau ne sont remboursés que dans la limite forfaitaire maximum du prix du voyage par avion tel que défini au paragraphe 2 ci-dessus. Lorsque le Commissaire voyage en voiture, les frais de transport par bateau de la voiture ne sont pas remboursés (voir Article 6, paragraphe 1).

Article 5

1. Les frais de transit lors du changement de moyens de transport et les frais de transport exposés pour se rendre du lieu de départ et/ou du lieu de la réunion à la gare ou à l'aéroport sont couverts par les indemnités journalières payées au titre d'assistance à la réunion et ne sont de ce fait pas directement remboursés. Toutefois, lorsque ces frais excèdent 20% du montant des indemnités journalières allouées, cet excédent peut être remboursé, sous réserve de l’accord préalable du Secrétaire Général et sur présentation des pièces justificatives.

2. Les frais de transport locaux encourus pendant les jours de réunion sont couverts par les indemnités journalières payées au titre d’assistance à la réunion et ne sont de ce fait pas directement remboursés.

Article 6

1. Lorsque le Commissaire utilise un moyen de transport autre que les transports en commun sur une distance de plus de 30 kilomètres par trajet, ses frais de voyage sont remboursés forfaitairement sur la base d’une indemnité kilométrique fixée annuellement par le Comité des Ministres. Les distances qui dépassent 1600 kilomètres aller-retour sont remboursées sur la base du prix du billet d’avion en classe économique des aéroports les plus proches, sauf accord préalable du Secrétaire Général autorisant le remboursement sur la base de l’indemnité kilométrique. Tout déplacement inférieur à 30 kilomètres par trajet n’est pas indemnisé.

2. La durée du voyage utilisée comme base pour le calcul des indemnités journalières sera le total du nombre de kilomètres divisé par 90 et ne pourra pas excéder 24 heures.

3. D’autres dépenses encourues, telles que des frais de péages et de stationnement, ne sont remboursées qu’avec l’accord préalable du Secrétaire Général, dans le seul cas où aucune autre alternative n’est possible. Toute demande de cette nature devra être accompagnée des justificatifs des montants réellement déboursés.

4. L'utilisation de la voiture est aux risques et périls du Commissaire. Le Conseil de l'Europe n'assume aucune responsabilité concernant tout accident pouvant survenir au cours du déplacement.

III. INDEMNITES JOURNALIERES

Article 7

1. Le Commissaire bénéficie pendant la durée de la réunion d'une indemnité dont le taux journalier est fixé annuellement par le Comité des Ministres (taux en vigueur à compter du 1er janvier 2010 : 323 €). Ce montant reste inchangé quel que soit le lieu de la réunion. Les journées non concernées par les jours de réunion sont indemnisées au taux de 175 €1 .

2. Lorsque le Commissaire est appelé à assister à titre officiel à des réunions ou des manifestations en dehors du programme normal de réunions, l'indemnité journalière allouée est de 323 €2 et est appliquée dans les mêmes conditions que le §1 ci-dessus. Lorsqu'il assiste à des réunions ou manifestations à titre personnel mais que le remboursement de ses frais par le budget du Conseil de l'Europe lui a été accordé, l'indemnité journalière allouée est de 175 €3.

3. Le versement de cette indemnité couvre l'ensemble des frais exposés par le Commissaire pour participer à la réunion, à l'exception des frais de transport prévus ci-dessus. Toutefois, dans des cas exceptionnels et dûment justifiés et sous réserve d’un accord préalable du Secrétaire Général, si le coût total de l’hébergement (chambre et petit-déjeuner, y compris les taxes concernées) s’élève à plus de 60 % du total de l’indemnité journalière payable pour la réunion, le Commissaire peut fournir une demande de remboursement supplémentaire. Toute demande de cette nature devra être accompagnée des factures originales justifiant les montants réellement déboursés pour l’hébergement.

Article 8

1. La durée de la période ouvrant droit aux indemnités est déterminée de la manière suivante :

    i. Le Commissaire a droit à une indemnité journalière de séjour pour chaque période de vingt-quatre heures comprise dans la durée de leur mission pour se rendre à la réunion et en repartir. La durée prise en compte pour le droit aux indemnités journalières ne peut pas excéder la durée minimale nécessaire pour assister à la réunion en utilisant les moyens de transport retenus comme base de calcul du remboursement des frais de voyage tel que définis par les règles ci-dessus.

    ii. L’indemnité journalière de séjour n’est pas due pour des périodes inférieures à quatre heures.

    iii. Lorsque la durée du voyage est égale ou supérieure à quatre heures mais inférieure à huit heures et ne comporte pas d’hébergement hôtelier, le Commissaire perçoit un quart de l’indemnité journalière de séjour. Il en est de même pour toute période égale ou supérieure à quatre heures et inférieure à huit heures, au delà de vingt-quatre heures ou de tout multiple de vingt-quatre heures.

    iv. Lorsque la durée du voyage est égale ou supérieure à huit heures mais inférieure à vingt-quatre heures et ne comporte pas d’hébergement hôtelier, le Commissaire perçoit la moitié de l’indemnité journalière de séjour. Il en est de même pour toute période égale ou supérieure à huit heures et inférieure à vingt-quatre heures, au-delà de vingt-quatre heures ou de tout multiple de vingt-quatre heures.

    v. Lorsque la durée du voyage est égale ou supérieure à quatre heures mais inférieure à vingt-quatre heures et comporte un hébergement hôtelier, le Commissaire se voit allouer le montant intégral de l’indemnité journalière de séjour. Il en est de même pour toute période égale ou supérieure à quatre heures et inférieure à vingt-quatre heures au-delà de vingt-quatre heures ou de tout multiple de vingt-quatre heures.

2. En cas de transport par voie aérienne, ferroviaire et maritime, la durée du voyage aller-retour est majorée forfaitairement de deux heures aux fins de calcul de l’indemnité de séjour.

3. Le Commissaire doit déclarer tout hébergement ou repas dont il bénéficie gratuitement. Lorsque l'hébergement ou les repas sont assurés gratuitement au Commissaire, à moins que le Secrétaire Général en ait décidé autrement, les indemnités journalières sont réduites des montants suivants :

- Hébergement 87,50 €4 par nuit
(50 % de l'indemnité journalière)
- Repas (déjeuner ou dîner) 26,25 €5 par repas
(15 % de l'indemnité journalière)

IV. AUTRES DEPENSES

Article 9

1. Les autres dépenses encourues par le Commissaire liées à sa présence à la réunion, tels que les frais de visa et de vaccination indispensable, sont remboursées. Toute demande de cette nature devra être accompagnée des documents justifiant les montants réellement déboursés.

2. Les dépenses d’assurance, de représentation, de communication par téléphone ou par fax, d’utilisation d’internet et de location de salles de réunions, ne sont pas remboursés.

V. MALADIE ET ACCIDENT

Article 10

Lors de ses déplacements effectués pour le compte du Conseil de l’Europe, le Commissaire est couvert pour les risques spécifiques liés à ces déplacements par une assurance souscrite par l'Organisation en sa faveur. Il appartient néanmoins à ce dernier de veiller à ce qu’une prise en charge soit effectuée en premier lieu par le régime d'assurance auquel il est affilié dans son pays d'origine, des éventuels frais de maladie ou d'accident survenant durant le déplacement et/ou durant la réunion.

VI. CONDITIONS DE REMBOURSEMENT

Article 11

Les frais dont il est question aux articles ci-dessus sont remboursés sur la base d'une déclaration certifiée sincère et véritable introduite par le Commissaire, à laquelle sont annexées toutes les pièces justificatives exigées en application du règlement.

1 Taux en vigueur au 1er janvier 2010.

2 Taux en vigueur au 1er janvier 2010.

3 Taux en vigueur au 1er janvier 2010.

4 Taux en vigueur au 1er janvier 2010.

5 Taux en vigueur au 1er janvier 2010.


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