Délégués des Ministres / Bureau
Document d’information

CM/Bur/Del(2009)27 15 octobre 20091
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Rapport de réunion
Strasbourg, 14 octobre 2009

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Le Bureau a examiné les points suivants lors de sa réunion du 14 octobre 2009 :

1. 1068e réunion des Délégués des Ministres

Le Bureau recommande que la 1068e réunion des Délégués soit avancée au mardi 20 octobre 2009, à 16h30, étant donné que le Secrétaire Général assistera à la Cinquième session du Forum pour l'avenir de la démocratie à Kiev le mercredi 21 octobre.

2. Echange de vues avec le Secrétaire Général, M. Thorbjørn Jagland

Le Bureau examine comment améliorer l'efficacité et l'impact du point « Communication du Secrétaire Général et de la Secrétaire Générale Adjointe » figurant aux ordres du jour des réunions des Délégués.
Il discute la question avec le nouveau Secrétaire Général, M. Thorbjørn Jagland, le 15 octobre 2009.

3. Date de la prochaine réunion

Lundi 19 octobre 2009 à 10 heures.

Annexe

Communication du Secrétaire Général et de la Secrétaire Générale Adjointe

1. Selon l’article 14 du Règlement intérieur des réunions des Délégués des Ministres, « Le Secrétaire Général ou son représentant peut, à tout moment, faire une déclaration écrite ou orale sur l'une des questions discutées ».

2. Avant la fin des années 1970, il n’y avait pas systématiquement un point sur la « Communication du Secrétaire Général et du Secrétaire Général Adjoint » à l’ordre du jour des Délégués. Ce n’est qu’en 1977 que ce point est devenu un point régulier ; depuis il est de coutume à chaque réunion des Délégués des Ministres (à l'exception des réunions DH) que le Secrétaire Général et la Secrétaire Générale Adjointe fassent une déclaration. Cette pratique a survécu même si la fréquence des réunions des Délégués a évolué au fil des années (de 1 réunion par mois avant 1997 à, en général, 3 réunions par mois aujourd'hui) 2. Le Secrétaire Général a, par le passé, également utilisé la possibilité de convoquer des réunions informelles des Délégués, lorsque les circonstances l'exigeaient.

3. Ce point régulier à l'ordre du jour répond à un double objectif : d’abord il permet de fournir des informations sur les activités du Secrétaire Général ou de la Secrétaire Générale Adjointe, et sur tout autre sujet. Ensuite, il offre l'occasion au Secrétaire Général/à la Secrétaire Générale Adjointe de connaître les vues des délégations et d’obtenir leurs réactions sur des questions de fond ou de personnel.3 Ce second aspect est confirmé par le fait que le point figurait en 1977 sous l’intitulé « Dialogue avec le Secrétaire Général » et traitait de questions politiques, soulevées à la demande du Secrétaire Général ou des États membres.

4. Quant à la forme de la communication, elle a varié selon le Secrétaire Général. Dans le passé, il était fréquent que le Secrétaire Général fasse rapport oralement aux Délégués et fasse ensuite distribuer une version écrite synoptique de ce rapport. Durant le mandat du dernier Secrétaire Général, cette pratique a évolué, avec une communication écrite (à la fois du Secrétaire Général et de la Secrétaire Générale Adjointe) qui était distribuée un ou deux jours avant la réunion des Délégués. Au cours de la réunion même, le Secrétaire Général limitait son intervention à une déclaration orale sur les points les plus importants, à des réponses aux questions ou à des réactions aux commentaires des délégations sur d'autres points.

5. En général, la communication a lieu dans le format restreint usuel des Délégués, sauf pour les questions de personnel qui se tiennent à huis clos.

6. Gardant à l’esprit que le but de la communication est tout à la fois de fournir des informations sur les activités du Secrétaire Général et de lui donner une occasion d’obtenir les vues des délégations sur les sujets politiques d’importance, il serait utile de distinguer clairement entre ces deux aspects. Il est donc proposé :

- que la communication soit divisée en deux parties :

- une communication écrite courte informant des principales visites officielles et des activités menées depuis la dernière communication, ainsi que la liste des prochaines visites. Cette communication pourrait être distribuée un ou deux jours avant la réunion des Délégués et, le cas échéant, des liens vers les discours et documents pertinents pourraient y figurer. Cela ne devrait pas donner lieu à discussion, à moins qu'une délégation ne le demande expressément. Cependant, les questions de protocole, telles que les expressions de gratitude pour les visites officielles ou la participation à diverses manifestations, ne devraient pas être soulevées au cours de la réunion ; si besoin, elles pourraient être traitées dans une lettre ;

- une communication orale du Secrétaire Général pour aborder les questions d'intérêt politique ou les questions de personnel afin de lui permettre d'obtenir les réactions des délégations. Selon les aspects que le Secrétaire Général souhaite soulever, les discussions pourraient, le cas échéant, se tenir à huis clos ;

- de revenir au titre "Dialogue avec le Secrétaire Général" pour souligner ce qui est attendu de l'exercice ;

7. Le Secrétaire Général devrait informer le Président à l'avance à quelles réunions il sera présent.

8. Les propositions ci-dessus s'appliqueraient mutatis mutandis à la Secrétaire Générale Adjointe.

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Lors de la réunion entre le Secrétaire Général et le Bureau le 15 Octobre 2009, le Secrétaire Général a partagé les vues du Bureau sur le format de la communication et s’est félicité également de la possibilité de convoquer des réunions extraordinaires des Délégués, si les circonstances l'exigent.

Note 1 Ce document a été classé en diffusion restreinte le jour de la diffusion ; il sera déclassifié conformément à la Résolution Res(2001)6 sur l'accès aux documents du Conseil de l'Europe.
Note 2 En mars 2004, le nom du point a été changé de "Communication du Secrétaire Général" à "Communication du Secrétaire Général et du Secrétaire Général Adjoint" bien que la pratique ait été bien établie depuis de nombreuses années.

3 Article 25 – Procédure de nomination aux grades A6 et A7 (Annexe II du Statut du Personnel : Règlement sur les nominations) : Le Secrétaire Général ou la Secrétaire Générale procèdent à la nomination après un échange de vues informel avec le Comité des Ministres, au cours duquel il ou elle font connaître leurs intentions et les raisons de leur choix.


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