Délégués des Ministres / Bureau
    Document d'information

    CM/Bur/Del(2003)19 9 septembre 2003
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    Déclassification des documents

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    Les Délégués ont pris plusieurs décisions concernant la transparence des travaux du Comité des Ministres et l'accès public aux documents du Conseil de l'Europe. Ils ont en particulier:

    - à leur 519ebis réunion (4 novembre 1994), décidé que leurs décisions ne seraient plus classées «restricted», sauf si le Comité en décidait expressément autrement dans un cas spécifique et encouragé le Secrétariat à donner plus souvent à la mention «unclassified» des documents qui ne posent pas de problèmes (CM/Del/Dec(94)519bis/1.3 – voir l'Annexe 1);

    - à leur 661e réunion (24-26 février et 1er mars 1999), décidé de «rendre public l'ordre du jour de leurs réunions une semaine avant celles-ci» (CM/Del/Dec(99)661/1.8, paragraphe 2 – voir l'Annexe 2);

    - à leur 735e réunion (20 décembre 2000), décidé de déclassifier tous les documents classés «diffusion restreinte» un an après leur production, à l'exception de ceux concernant les réunions «droits de l'homme» et «monitoring» (CM/Del/Dec(2000)735/1.5a, paragraphes 7 et 8 – voir l'Annexe 3).

    Dans la Résolution Rés(2001)6 (voir l'Annexe 4), le Comité des Ministres a décidé que, pour ce qui concernait les documents relatifs aux réunions «droits de l'homme» et «monitoring», le Secrétariat diffuserait la liste des documents atteignant le délai de déclassification, permettrant ainsi aux Etats membres de s'opposer à cette déclassification. Il a aussi noté qu'en application de l'extension de sa nouvelle politique d'accès aux documents à l'ensemble de sa documentation, le principe de publicité des résultats de ses travaux (en particulier les textes adoptés et les décisions prises) serait appliqué de manière générale pour toutes ses réunions, sauf décision contraire prise sur une base ad hoc par le Comité des Ministres.

    Conformément à ce qui précède, depuis 2001, les ordres du jour des réunions des Délégués sont déclassifiés une semaine avant la date de la réunion et mis à la disposition du public par l'intermédiaire du site Internet du Comité des Ministres. Le public n'a naturellement pas accès aux documents à diffusion restreinte liés aux ordres du jour. De plus, le Secrétariat a déclassifié les documents classés «diffusion restreinte» un an après leur production et les a placés sur le site Internet public du Comité des Ministres. Cette déclassification n'a jamais été systématique, car les sites Internet à accès limité et les sites publics étaient il y a peu de temps encore distincts, d'où une procédure exigeant beaucoup de temps.

    Depuis le lancement du nouveau site du Comité des Ministres, la procédure de déclassification est beaucoup plus simple (grâce essentiellement à la fusion en un seul site de tous les anciens sites Internet). Désormais, la déclassification des documents sera donc systématique conformément aux règles adoptées par le Comité des Ministres dans la Résolution Rés(2001)6.

    Toute délégation souhaitant empêcher la déclassification automatique d'un document, que ce dernier ait ou non trait aux réunions «droits de l'homme» ou «monitoring», peut le faire en informant le Secrétariat dans les douze mois suivant la date de production du document. Le Secrétariat vérifiera périodiquement si un document doit continuer à faire l'objet d'un embargo.

    Annexe 1

    519e bis réunion - 4 novembre 1994

    Point 1.3

    1.3

    DECLASSIFICATION DES DOCUMENTS
    DU COMITE DES MINISTRES
    (GR-A(94)10)

    Décisions

    Les Délégués

    1. décident qu'à l'avenir leurs décisions ne seront plus classifiées « restricted », sauf si le Comité en décidait explicitement autrement dans un cas spécifique. Il est entendu que les décisions concernant l'application des articles 32 et 54 de la Convention européenne des Droits de l'Homme qui sont actuellement classifiées « confidentiel » continueront à être classifiées comme telles ;

    2. encouragent le Secrétariat à donner plus souvent à des documents qui ne posent pas de problèmes la mention « unclassified » ;

    3. adoptent la Procédure relative à l'accès du public aux documents officiels du Conseil de l'Europe, remplaçant celle adoptée lors de leur 337e réunion (septembre 1991, point 9, Annexe VIII), telle qu'elle figure à l'Annexe 3 du présent volume de Décisions.

    Annexe 2

    661e réunion – 24-26 février et 1er mars 1999

    Point 1.8

    GROUPE DE RAPPORTEURS SUR LA POLITIQUE D'INFORMATION (GR-I)
    RAPPORT DE LA PRÉSIDENTE

    (GR-I(98)28, GT-SAGES(99)CB2)

    Décisions

    Les Délégués

    1. prennent note du rapport de la Présidente de leur Groupe de Rapporteurs sur la Politique d'Information (GR-I) concernant l'état d'avancement des travaux de son Groupe ;

    2. décident de rendre public l'ordre du jour de leurs réunions une semaine avant celles-ci ;

    3. encouragent leur Président à établir les contacts appropriés avec la presse avant et après une réunion ou une décision dont la nature et l'importance justifient d'attirer sur elle l'attention du public et des médias ;

    4. invitent les Présidents de leurs Groupes de rapporteurs et/ou de travail, ainsi que leurs Rapporteurs, à développer - en liaison avec la Présidence - des contacts appropriés (par exemple avec les parlementaires, les pouvoirs locaux et régionaux, les conférences de ministres spécialisés, les ONG), afin de renforcer l'efficacité de leurs travaux et la visibilité du Comité des Ministres.

    Annexe 3

    735e réunion – 20 décembre 2000

    Point 1.5a

    Rapporteur sur la Politique d'information (RAP-INF)
     
    a. Rapport sur la mise en œuvre de la Résolution Res(2000)2 sur la stratégie d'information du Conseil de l'Europe
    (Résolution Res(2000)2, RAP-INF(2000)3 révisé, 8, 9, 10, 11 et 14)

    Décisions

    Les Délégués

    1. prennent note du rapport de leur Rapporteur sur la politique d'information, tel qu'il figure dans le document RAP-INF(2000)14 ;

    2. dans ce contexte, prennent note avec satisfaction des initiatives et des actions entreprises depuis l'adoption de la Résolution Res(2000)2 sur la stratégie d'information du Conseil de l'Europe, et invitent leur Rapporteur sur la politique d'information à approfondir le dialogue et la coopération établis à ce sujet entre les quatre principales instances du Conseil de l'Europe afin de poursuivre, en coopération avec le Secrétaire Général, la mise en oeuvre active et effective de la Résolution Res(2000)2 ;

    3. prennent note en particulier des actions entreprises par le Secrétariat du Comité des Ministres dans le cadre de la politique d'information du Comité des Ministres et des orientations proposées pour l'avenir, telles qu'elles figurent dans les documents RAP-INF(2000)3 révisé, 10 et 11, et encouragent le Secrétariat, en coopération avec la Présidence et avec le Rapporteur sur la politique d'information, à poursuivre son action dans le sens indiqué ;

    4. prennent note de l'état actuel de la mise en oeuvre de la Résolution (1999)9 relative au statut des Bureaux d'information du Conseil de l'Europe, et renouvellent leur appel aux Etats membres concernés pour une mise en oeuvre pleine et entière de la Résolution (1999)9 le plus rapidement possible ;

    5. notent que, suite à la décision de principe prise par le Secrétaire Général et à l'avis favorable des Etats membres constaté lors de la réunion du 8 décembre 2000 organisée sous l'égide du Rapporteur sur la politique d'information, la gazette officielle du Conseil de l'Europe cessera de paraître à compter de janvier 2001 ;

    6. prennent note du rapport du Secrétariat sur l'application de la procédure d'octroi d'un accès au public des documents classifiés adoptée lors de leur 641e réunion (15 et 18 septembre 1998), tel qu'il figure dans le document RAP-INF(2000)9, et approuvent les mesures proposées à cet égard par leur Rapporteur sur la politique d'information dans le document RAP-INF(2000)8 ;

    7. décident en conséquence, à partir du 1er janvier 2001, d'appliquer une nouvelle politique d'accès aux documents du Comité des Ministres, fondée sur les principes suivants :

    i. les documents qui ne font pas l'objet d'une classification particulière sont publics ;
    ii. les documents classés « diffusion restreinte » sont déclassifiés un an après leur production ;
    iii. les documents classés « confidentiel » sont déclassifiés dix ans après leur production ;
    iv. les documents classés « secret » sont déclassifiés trente ans après leur production ;

    8. décident d'appliquer cette politique pour l'ensemble de la documentation du Comité des Ministres, à l'exception de la documentation des réunions « droits de l'homme » et « monitoring » (pour lesquelles les règles actuelles continueront à s'appliquer jusqu'à ce que des décisions spécifiques aient été prises les concernant), sous réserve du respect des règles en vigueur en matière de protection des données à caractère personnel ;

    9. décident, en application des principes définis dans les décisions 7 et 8 ci-dessus, de déclassifier, au 1er janvier 2001, tous les documents classés « confidentiels » antérieurs au 31 décembre 1990 et tous les documents classés « diffusion restreinte » antérieurs au 31 décembre 1999, à l'exception de ceux relatifs aux réunions « droits de l'homme » et « monitoring » ;

    10. décident qu'à partir du 1er janvier 2001 les rapports explicatifs, qui sont établis sous la responsabilité du Secrétariat pour permettre une meilleure compréhension des conventions et recommandations du Conseil de l'Europe, seront rendus publics en même temps que les conventions et les recommandations qu'ils accompagnent ;

    11. invitent leur Rapporteur sur la politique d'information à poursuivre ses travaux pour étendre la politique d'accès aux documents définie ci-dessus à l'ensemble du Conseil de l'Europe, en vue de la définition d'une politique cohérente d'accès aux archives de l'Organisation fondée sur les principes définis dans la Recommandation (2000)13 sur une politique européenne en matière de communication des archives ;

    12. décident de communiquer le rapport de leur Rapporteur sur la politique d'information, en même temps que les présentes décisions, à l'Assemblée parlementaire, à la Cour européenne des Droits de l'Homme, au Congrès des Pouvoirs locaux et régionaux de l'Europe, aux instances dirigeantes des accords partiels du Conseil de l'Europe et à l'ensemble des comités directeurs.

    Annexe 4

    CONSEIL DE L'EUROPE
    COMITE DES MINISTRES

    Résolution Res(2001)6
    sur l'accès aux documents du Conseil de l'Europe

    (adoptée par le Comité des Ministres
    le 12 juin 2001,
    lors de la 756e réunion des Délégués des Ministres)

    Le Comité des Ministres,

    Vu le Statut du Conseil de l'Europe ;

    Vu sa Résolution (2000)2 sur la stratégie d'information du Conseil de l'Europe ;

    Réaffirmant sa volonté de doter le Conseil de l'Europe d'une politique d'information active et cohérente, fondée sur le principe selon lequel « la transparence est la règle et la confidentialité l'exception » ;

    Se référant à ses décisions du 20 décembre 2000 instituant une nouvelle politique d'accès aux documents du Comité des Ministres à partir du 1er janvier 2001 et désireux, à la lumière de la mise en œuvre de celle-ci, d'étendre cette politique à l'ensemble du Conseil de l'Europe ;

    Se référant également à ses décisions du 17 avril 2001 relatives à l'amélioration de la transparence des réunions « droits de l'homme » ;

    Vu les textes pertinents adoptés dans ce domaine par le Conseil de l'Europe à l'intention de ses Etats membres, en particulier la Déclaration sur la liberté d'expression et d'information du 29 avril 1982, la Recommandation n° R (81) 19 sur l'accès aux informations détenues par des autorités publiques et la Recommandation n° R (2000)13 sur une politique européenne en matière de communication des archives ;

    Convaincu que l'application par le Conseil de l'Europe des principes et des normes qu'il définit à l'intention de ses Etats membres est un élément fondamental de la crédibilité et de la cohérence de l'Organisation ;

    Se félicitant du soutien apporté par les Présidents de l'Assemblée parlementaire, du Congrès des pouvoirs locaux et régionaux de l'Europe et de la Cour européenne des Droits de l'Homme, ainsi que des résultats positifs des contacts établis avec l'ensemble des instances du Conseil de l'Europe ;

    Sur la base du rapport présenté par le Rapporteur des Délégués des Ministres sur la politique d'information,

    Décide ce qui suit :

    Documents du Comité des Ministres 

    Le Comité des Ministres rappelle les règles régissant l'accès à ses documents (sauf ceux relatifs aux réunions « droits de l'homme » et « monitoring ») depuis le 1er janvier 2001, à savoir :

    i. les documents qui ne font pas l'objet d'une classification particulière sont publics ;

    ii. les documents classés « diffusion restreinte » sont déclassifiés un an après leur production ;

    iii. les documents classés « confidentiel » sont déclassifiés dix ans après leur production ;

    iv. les documents classés « secret » sont déclassifiés trente ans après leur production ;

    ainsi que les mesures de déclassification prises le 20 décembre 2000 pour établir la cohérence entre l'accès aux documents produits avant le 1er janvier 2001 et l'accès à ceux produits depuis cette date.
    A la lumière de la mise en œuvre de cette nouvelle politique depuis le 1er janvier 2001, le Comité des Ministres décide :

    - d'étendre l'application des règles susmentionnées à toute sa documentation, sous réserve – pour ce qui concerne les documents relatifs aux réunions « droits de l'homme » et « monitoring » - de la diffusion préalable par le Secrétariat de la liste des documents atteignant le délai de déclassification et de la possibilité donnée aux Etats membres de s'opposer à cette déclassification ; 1

    - de parachever la mise en cohérence des conditions d'accès aux documents produits depuis le 1er janvier 2001 et à ceux produits avant cette date, au moyen des mesures spécifiques détaillées en annexe.

    Le Comité des Ministres note qu'en application de l'extension de sa nouvelle politique d'accès aux documents à l'ensemble de sa documentation, le principe de publicité des résultats de ses travaux (en particulier les textes adoptés et les décisions prises) sera appliqué de manière générale pour toutes ses réunions, sauf décision contraire prise sur une base ad hoc par le Comité des Ministres.

    Documents des Comités directeurs et instances subordonnées au Comité des Ministres

    Le Comité des Ministres note que les règles d'accès aux documents du Comité des Ministres adoptées le 20 décembre 2000 sont directement applicables à l'ensemble des comités directeurs et instances subordonnées au Comité des Ministres. Il note qu'en conséquence la politique d'accès aux documents définie à cette occasion par le Comité des Ministres est appliquée par ceux-ci depuis le 1er janvier 2001.

    Documents des Accords partiels du Conseil de l'Europe

    Le Comité des Ministres note que la politique d'accès aux documents définie dans la présente Résolution sera appliquée par les Accords partiels du Conseil de l'Europe, sans préjudice des règles d'accès plus favorables d'ores et déjà appliquées par certains Accords partiels et sous réserve de dérogations spécifiques dûment motivées qui pourront être adoptées par les instances dirigeantes compétentes.

    Documents des instances de contrôle indépendantes

    A la lumière des contacts établis avec les comités dépendant de la Charte sociale européenne, le Comité européen de prévention de la torture, la Commission européenne contre le racisme et l'intolérance et les deux Comités consultatifs mis en place pour la Convention cadre pour la protection des minorités nationales et pour la Charte européenne des langues régionales et minoritaires, le Comité des Ministres note le soutien de ceux-ci à la politique d'accès aux documents définie dans la présente Résolution, ainsi que leur disposition à mettre en œuvre celle-ci, sous réserve du respect des dispositions conventionnelles ou statutaires qui leur sont respectivement applicables.

    Documents de l'Assemblée parlementaire, du Congrès des Pouvoirs locaux et régionaux de l'Europe, de la Cour européenne des Droits de l'Homme et du Commissaire aux Droits de l'Homme

    Le Comité des Ministres note avec satisfaction que le principe de transparence s'applique déjà pour la quasi-totalité des documents de ses principaux partenaires institutionnels au sein du Conseil de l'Europe susmentionnés. Il réaffirme sa volonté de poursuivre sa coopération avec eux, dans le cadre fixé par la présente Résolution, en vue non seulement d'un accès plus ouvert aux documents du Conseil de l'Europe mais aussi d'une diffusion plus large de ceux-ci auprès des milieux intéressés et du public en général.

    Le Comité des Ministres apporte son soutien à cet égard aux efforts entrepris par le Secrétaire Général pour redéfinir et réactiver la politique des archives du Conseil de l'Europe.

    Documents internes

    Dans le cadre de la redéfinition en cours de la politique des archives du Conseil de l'Europe, le Comité des Ministres invite le Secrétaire Général à établir des règles d'accès à la documentation interne du Secrétariat2, en veillant à leur cohérence avec la politique d'accès aux documents officiels du Conseil de l'Europe définie par la présente Résolution.

    Mise en œuvre de la présente Résolution

    La présente Résolution est applicable dès son adoption. Dans sa mise en œuvre, le Secrétariat veillera au strict respect des règles relatives à la protection des données à caractère personnel. En cas de doute sur le caractère public ou non d'un document, il pourra être fait usage de la procédure d'accès aux documents classifiés mise en place par le Comité des Ministres en septembre 1998, notamment pour les documents – autres que ceux du Comité des Ministres – qui n'ont pas fait l'objet de décisions spécifiques visant à mettre en cohérence l'accès aux documents produits avant et l'accès à ceux produits après l'adoption de la présente Résolution.

    Annexe

    Mesures visant à mettre en cohérence l'accès aux documents produits après l'adoption de la présente Résolution et l'accès aux documents produits avant celle-ci

    Le Comité des Ministres charge le Secrétariat de procéder à la déclassification :

    i. au 1er janvier 2002, de tous les documents classés « diffusion restreinte » produits entre le 1er janvier et le 31 décembre 2000 et de tous les documents classés « confidentiel » produits entre le 1er janvier et le 31 décembre 1991, ainsi que des documents classés « confidentiels » produits avant le 1er janvier 1991 qui n'ont pas déjà été déclassifiés le 20 décembre 2000 ;

    ii. au 1er janvier 2003, de tous les documents classés « confidentiel » produits entre le 1er janvier et le 31 décembre 1992 ;

    iii. au 1er janvier 2004, de tous les documents classés « confidentiel » produits entre le 1er janvier et le 31 décembre 1993 ;

    iv. au 1er janvier 2005, de tous les documents classés « confidentiel » produits entre le 1er janvier et le 31 décembre 1994 ;

    v. au 1er janvier 2006, de tous les documents classés « confidentiel » produits entre le 1er janvier et le 31 décembre 1995 ;

    vi. au 1er janvier 2007, de tous les documents classés « confidentiel » produits entre le 1er janvier et le 31 décembre 1996 ;

    vii. au 1er janvier 2008, de tous les documents classés « confidentiel » produits entre le 1er janvier et le 31 décembre 1997 ;

    viii. au 1er janvier 2009, de tous les documents classés « confidentiel » produits entre le 1er janvier et le 31 décembre 1998 ;

    ix. au 1er janvier 2010, de tous les documents classés « confidentiel » produits entre le 1er janvier et le 31 décembre 1999 ;

    x. au 1er janvier 2011, de tous les documents classés « confidentiel » produits entre le 1er janvier et le 31 décembre 2000 ;

    xi. au 1er juillet 2011, des documents classés « confidentiel » qui n'auront pas déjà été déclassifiés à partir du 1er janvier 2011 en application des règles d'accès aux documents du Comité des Ministres adoptées le 20 décembre 2000 ;

    sous réserve du respect des modalités qui s'appliquent pour la déclassification des documents relatifs aux réunions « droits de l'homme » et « monitoring », et sans préjudice de décisions ad hoc qui pourraient être prises avant les échéances indiquées ci-dessus en vue d'une déclassification plus rapide de certains de ces documents, si cela était jugé utile ou souhaitable.

Note 1 L'opposition d'un ou plusieurs Etats membres à la déclassification d'un ou plusieurs documents est communiquée – avec les raisons motivant cette opposition – au Comité des Ministres, qui fixe un nouveau délai pour la déclassification du (ou des) document(s) concerné(s), dans la limite du délai maximal de trente ans prévu pour la déclassification des documents classés « secret ».
Note 2 Par documentation interne, on entend tout contenu – autre que les documents officiels des différents organes, instances et comités du Conseil de l'Europe – quel que soit son support (écrit sur support papier ou stocké sous forme électronique, enregistrement sonore, visuel ou audiovisuel) concernant une matière relative aux politiques, activités et décisions relevant de la compétence de l'Organisation, y compris les correspondances reçues ou échangées avec l'extérieur.


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