Délégués des Ministres
Documents CM

CM(2010)154 final 17 novembre 2010

1098 Réunion, 17 novembre 2010
1 Questions générales

1.6 Lignes directrices révisées pour la réforme et modernisation des méthodes de travail du Comité

1. Réunions des Délégués des Ministres (CM)

1. Les ordres du jour des réunions des Délégués des Ministres devraient être aussi substantiels que possible. Ils devraient principalement inclure des points de nature politique et des points nécessitant une décision opérationnelle.

2. Ces ordres du jour devront être préparés par le Secrétariat et le(la) Président(e) pour permettre au Comité des Ministres de prendre les décisions opérationnelles nécessaires.

3. Le Bureau devrait veiller à ce que les ordres du jour contiennent des points substantiels devant faire l’objet d’une décision tout en évitant l’ajout de points qui ne sont pas urgents ou qui pourraient être examinés utilement en amont, au niveau des groupes de rapporteurs. La longueur des ordres du jour devrait être proportionnelle au temps disponible pour traiter les sujets y figurant.

4. Les réunions des Délégués des Ministres devraient être organisées selon les critères suivants, en gardant toutefois une certaine flexibilité :

    · 3 réunions des Délégués par mois ;
    · en principe, les réunions Droits de l'homme (DH) et Monitoring ne devraient pas avoir lieu durant les mêmes semaines que les réunions ordinaires ;
    · en principe, les Délégués des Ministres se réunissent le mercredi ;
    · la session du matin devrait débuter avec les questions foncièrement politiques. La session de l’après-midi, qui ne devrait pas durer plus de 3 heures, devrait être consacrée aux points restants, le cas échéant. Il y aura un bref rapport du (de la) Secrétaire Général(e) et/ou du (de la) Secrétaire Général(e) Adjoint(e) ;
    · les auditions et les échanges de vues (pas plus d’un par réunion) devraient en principe se tenir en début de la session de l’après-midi. Seules devraient être invitées des personnalités dont la position le justifie et qui suscitent suffisamment d’intérêt au sein des délégations. L’utilisation de réunions informelles ou de réunions des groupes de rapporteurs, selon le cas, est préconisée dans ce contexte ;
    · les points préparés par les groupes de rapporteurs devraient être placés dans « l’encadré » pour adoption sans débat aussi souvent que possible au cas où ils ont été approuvés sans objection au niveau du groupe subsidiaire. Les délégations pourraient faire des déclarations dans des cas exceptionnels sans que cela entraîne de nouvelles discussions ;
    · il faudrait encourager le CM à faire des déclarations sur les événements majeurs ;
    · l'utilisation de procédures tacites/l’adoption des décisions ad referendum devrait être encouragée. Le délai normal devrait être de un jour et demi ouvrés.

5. Le(la) Président(e) devrait veiller à ce que les règles soient respectées. Il devrait décourager le fait que des points soient retirés de l’encadré, pour discussion, sans raison valable. Les délégations qui souhaitent un tel retrait sont invitées à en informer le(la) Président(e) deux jours ouvrés avant la réunion. Si la question n’a pas de caractère urgent, le point pourra être renvoyé au Groupe de rapporteurs ou de travail compétent pour un examen plus approfondi. S’il y a lieu, le(la) Président(e) pourra inviter le(la) Président(e) du groupe subsidiaire concerné à faire un commentaire.

6. Au début d’une discussion sur une question de fond, le(la) Président(e) pourra, le cas échéant, faire une brève introduction et indiquer aux délégations, la durée maximale du temps disponible. Trois minutes de temps de parole est alloué à chaque intervention, étant entendu que la Présidence l'utilise avec flexibilité, en fonction du point de l'ordre du jour1. Le/La Président(e) devra annoncer le nombre de délégations ayant demandé la parole et donner les noms des deux intervenants suivants sur la liste.

Le(la) Président(e) devrait guider les discussions vers un résultat opérationnel en invitant notamment les délégations à réagir à des textes de compromis ou à des propositions spécifiques. Lorsqu’il apparaît qu’un consensus se dégage, le(la) Président(e) pourrait demander s’il y a des délégations qui ne partagent pas la même position, en vue de conclure la discussion.

S’agissant du temps disponible, le(la) Président(e) pourra clôturer la liste des intervenants ou mettre un terme à la discussion, en demandant des contributions supplémentaires pour les actes.

A la fin d’un point et/ou d’une réunion, le(la) Président(e) devrait indiquer brièvement, en guise de conclusion, les résultats (fond et/ou procédure) obtenus.

7. S’il y a lieu, les délégations sont invitées à communiquer au (à la) Président(e) les positions qu'elles sont susceptibles d’adopter lors d’une prochaine réunion. S’agissant de propositions d’amendement des textes, les délégations sont invitées à présenter par écrit et par avance un libellé spécifique.

Les délégations sont encouragées à limiter l’usage de la courtoisie au cours des réunions.

Lorsque des déclarations officielles d'une certaine longueur s’avèrent nécessaires, il conviendra, en principe, de les résumer brièvement en attirant l’attention sur les points culminants et les conclusions, le texte intégral étant distribué séparément le plus tôt possible avant la réunion et inclus, s'il y a lieu, dans les actes de la réunion.

8. Le(la) Président(e) devrait éviter d’engager un débat sur la formulation des textes durant les réunions des Délégués. Si le point n’est pas mûr pour une solution opérationnelle, le(la) Président(e) devrait reporter le point. Si le point ne concerne qu’un petit nombre de délégations, le(la) Président(e) devrait les inviter, avec l’assistance d’un médiateur et du Secrétariat, le cas échéant, à résoudre la question en marge de la réunion.

9. Entre les réunions, le(la) Président(e) devrait prendre les dispositions nécessaires, en particulier en cas de désaccord sur le fond, pour faire avancer les travaux en question en organisant des consultations avec les délégations. Les résultats devraient être présentés par le(la) Président(e), chaque fois que possible, par écrit.

10. Concernant les modalités pour la conduite des échanges de vues, les délégations sont encouragées à soumettre leurs questions par écrit et par avance, ce qui permettra aux invités d’y répondre dans leurs exposés d’introduction.

2. Organes subsidiaires

11. En règle générale, les groupes de rapporteurs, les coordinateurs thématiques et les groupes de travail ad hoc préparent les décisions du Comité des Ministres idéalement pour adoption sans débat.

12. La liste actuelle des groupes de rapporteurs est la suivante :

    · le GR-DEM (démocratie) ;
    · le GR-EXT (Relations extérieures) est chargé des relations avec l’UE, les Nations Unies, l’OSCE et l’OCDE. Des coordonnateurs thématiques pour certaines de ces questions pourraient être nommés ;
    · le GR-PBA, le GR–C, le GR-H, le GR-J et le GR-SOC.

13. Les coordinateurs thématiques (« TC ») sont désignés pour suivre certains domaines importants pour l’Organisation. Ils devraient mener leurs travaux, dans la mesure du possible, sans convoquer de réunions et traiter des questions entrant dans le cadre des domaines de compétences qui leur sont donnés par le Comité des Ministres.

14. Le mandat des groupes de travail ad hoc (GT) devrait être limité au temps nécessaire à l’exécution de leurs tâches.

15. En recommandant un(e) président(e)/Coordonnateur thématique au Comité des Ministres, le Bureau devrait tenir compte de tous les facteurs pertinents en vue d’identifier le candidat convenant au poste.

16. Un calendrier des réunions devrait être préparé, dans la mesure du possible, bien en avance selon les lignes directrices ci-dessous :

    · en principe, le GR-DEM peut se réunir toutes les trois semaines ; le GR-PBA toutes les quatre semaines ; tous les autres GR toutes les six semaines ; les GT, en fonction des exigences de leur tâche ;
    · en règle générale, les réunions ne devraient pas avoir lieu le lundi et le vendredi, sauf si une dérogation du (de la) Président(e) des Délégués est obtenue ;
    · les réunions des groupes devraient se tenir le matin, sauf si une dérogation est obtenue du (de la) Président(e) des Délégués ; les réunions en matinée pourront commencer à 9h30 ;
    · la durée des sessions ne devrait pas dépasser trois heures ;
    · les réunions du GR-J et du GR-H ne devraient pas, en principe, avoir lieu au cours d’une même semaine.

Si une réunion est nécessaire, les coordonnateurs thématiques et les Présidents des groupes de travail ad hoc devraient, dans la mesure du possible, demander un créneau horaire déjà réservé pour un groupe de rapporteurs, à savoir :

    · GR-DEM : GT-SUIVI-AGO.
    · GR-EXT : -
    · GR-H : TC–ET.
    · GR-PBA : TC–INF et GT-REF.INST.

S’il n’y a pas de créneau horaire possible, une réunion pourra se tenir l’après–midi, le cas échéant.

17. Le(la) Président(e) devrait veiller à ce que, en principe,

    · le groupe se réunisse régulièrement en respectant un calendrier bien établi ;
    · l'ordre du jour justifie la tenue d’une réunion, et qu’il contienne des questions qui intéressent la majorité des délégations ; et que
    · les documents de travail soient distribués à temps.

18. La conduite des réunions devrait répondre aux règles suivantes, communes à tous les groupes :

    · connaissance des points de l’ordre du jour à l’avance, calendrier établi et distribution des documents en temps et en heure ;
    · en principe, les documents à débattre devraient être distribués 15 jours ouvrés à l’avance ;
    · les délégations devraient en principe présenter leurs propositions d’amendements par écrit 3 à 5 jours ouvrés avant la date de la réunion ;
    · des débats préliminaires ou des échanges de vues au sein des groupes ne devraient pas avoir lieu si les documents n’ont pas été distribués à temps ;
    · au début d’une discussion sur une question de fond, le(la) Président(e) pourra, le cas échéant, faire une brève introduction et indiquer aux délégations la durée maximale du temps disponible et des interventions. Le/La Président(e) devra annoncer le nombre de délégations ayant demandé la parole et donner les noms des deux intervenants suivants sur la liste ;
    · trois minutes de temps de parole est alloué à chaque intervention, étant entendu que la Présidence l'utilise avec flexibilité, en fonction du point de l'ordre du jour.
    · lorsque des déclarations officielles d'une certaine longueur s’avèrent nécessaires, il conviendra, en principe, de les résumer brièvement, le texte intégral étant distribué séparément et inclus, s'il y a lieu, dans les actes de la réunion ;
    · s’agissant des échanges de vues, les délégations sont encouragées à soumettre leurs questions par écrit à l’avance ; ce qui permettra aux différentes personnalités d’y répondre dans leurs commentaires liminaires ;
    · le(la) Président(e) devrait guider les discussions vers un résultat opérationnel en invitant notamment les délégations à réagir à des textes de compromis ou à des propositions spécifiques. Lorsqu’il apparaît qu’un consensus se dégage, le(la) Président(e) pourrait demander s’il y a des délégations qui ne partagent pas la même position, en vue de conclure la discussion ;
    · dans son résumé à l’issue de réunions des groupes, le(la) président(e) devrait indiquer les points à placer dans « l’encadré » pour les Délégués des Ministres (à préciser également dans le carnet de bord) ;
    · les carnets de bord des groupes devraient être distribués dans les quatre jours qui suivent la réunion.

3. Présentation de documents comme support du processus de décision

19. La présentation des documents devrait être uniformisée selon les principes suivants : concis, clairs et brefs. Ceux-ci devraient comporter au début un résumé, des recommandations clairement définies sur l'action à mener, les incidences en matière de ressources (humaines et financières) et un point de contact.

20. Les rapports des comités directeurs ou d’experts et de conférences devraient être présentés en première instance aux groupes de rapporteurs/coordinateur thématique compétents dans un délai d'un mois suivant la réunion, étant entendu que les travaux des comités directeurs ne seront pas dupliqués.

4. Le traitement des recommandations/questions de l’Assemblée parlementaire dans les travaux du Comité des Ministres

21. Dans la mesure du possible, une réponse aux Recommandations et Questions écrites devrait être donnée dans un délai de 6 mois2. Les Délégués des Ministres devraient s’efforcer de donner des réponses aux Recommandations en temps utile.

22. Les commentaires ou avis sur une recommandation demandés par le Comité des Ministres aux comités directeurs ou d’autres instances, peuvent aider le Comité dans la rédaction d’une réponse mais ne devraient pas être annexés à la réponse, sauf décision contraire.

23. Les Questions devraient être de la compétence du Conseil de l’Europe dans la mesure où elles portent sur des questions bilatérales controversées. Le Comité des Ministres devrait donner la priorité aux questions présentées par des groupes de parlementaires et portant sur des sujets pertinents pour les activités et les priorités du Conseil de l’Europe. Le(La) Présidente) des Délégués pourra adresser une lettre de réponse au (à la) Président(e) de l’Assemblée parlementaire si – malgré un examen approfondi – aucun accord n’est dégagé3. S’agissant de la préparation des projets de réponses aux questions écrites, le Secrétariat devrait recourir à la procédure écrite avant d’inscrire un projet de réponse à l’ordre du jour pour adoption par les Délégués.4

Note 1 Principe agréé lors de la 1067e réunion des Délégués le 7 octobre 2009.
Note 2 Les Délégués ont pris un engagement lors de leur 825e réunion – point 1.6 (22 janvier 2003) s’agissant de l’adoption de réponses aux Recommandations de l’Assemblée. Ont été introduites de nouvelles dates butoirs pour l’adoption de réponse en principe à temps pour la 2e partie de session suivant celle à laquelle les recommandations ont été adoptées, soit – dans la mesure du possible – dans un délai inférieur à 6 mois, au lieu de 9 mois, (le délai de 9 mois devenant un délai maximal pour des cas exceptionnel).
Note En 1984, les Délégués ont décidé que les Questions écrites soumises au Comité des Ministres par les membres de l’Assemblée ne devaient pas rester sans réponse au–delà d’une période de 6 mois après avoir été communiquées au Comité (CM/Del/Concl(84)373 point 2).

3 Lors de leur 1015e réunion (16 janvier 2008), les Délégués ont adopté une procédure simplifiée pour le traitement des questions écrites émanant de membres de l’Assemblée parlementaire (cf. CM(2008)4 final).

Note 4 Procédure adoptée lors de la 1033e réunion des Délégués (3-4 septembre 2008).


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