Délégués des Ministres
Documents CM

CM(2008)88 28 mai 20081
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1031 Réunion, 2 juillet 2008
11 Administration et Logistique


11.5 Rapport de réunion du Comité du Budget –
Session de mai 2008

Point pour examen par le GR-PBA lors de sa réunion du 17 juin 2008

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1. Le Comité du Budget s’est réuni à Strasbourg du 19 au 21 mai 2008.

2. Le Comité a examiné les points suivants :

    I. Ouverture de la réunion
    II. Election du/de la Président(e) et du/de la Vice-Président(e) du Comité
    III. Examen des documents suivants :

      - rapport de la réunion d’octobre 2007
      - compte rendu de la réunion d’octobre 2007

    IV. Présentation des changements apportés par les Délégués au projet de budget pour 2008 avant son approbation
    V. Exécution du budget 2007 et résultats BBR et PMM
    VI. Examen des priorités pour 2009 et échange de vues avec le Secrétaire Général
    M. Terry Davis

    VII. Situation du Fonds de réserve pour les pensions

      - Rapport du Comité de Direction au Comité des Ministres pour le second semestre 2007
      - Résultats de l’étude actuarielle de février 2008

    VIII. Dépenses administratives
    IX. Situation des bâtiments de l’Organisation
    X. Direction européenne de la qualité du médicament : nouvelle présentation du budget
    XI. Questions diverses

3. L’ordre du jour de la réunion figure à l’Annexe I et la liste des participants à l’Annexe II.

I. OUVERTURE DE LA REUNION

Le Directeur général de l’Administration et de la Logistique ouvre la réunion du Comité, qui est la première réunion du mandat de trois ans (2008-2010) de ce dernier.

II. ELECTION DU/DE LA PRESIDENT(E) ET DU/DE LA VICE-PRESIDENT(E) DU COMITE

Mme Musset est élue Présidente et M. Hjalmarsson Vice-Président pour 2008.

III. EXAMEN DES DOCUMENTS SUIVANTS

Rapport de la réunion d’octobre 2007

Le Comité prend note du rapport de la réunion d’octobre 2007.

Compte-rendu de la réunion d’octobre 2007

Le Comité examine et approuve le compte-rendu de la réunion d’octobre 2007.

IV. PRESENTATION DES CHANGEMENTS APPORTES PAR LES DELEGUES AU PROJET DE BUDGET POUR 2008 AVANT SON APPROBATION

Le Comité prend note des divers changements introduits au projet de budget par le Comité des Ministres durant le débat budgétaire de novembre 2007.

V. EXECUTION DU BUDGET 2007 ET RESULTATS BBR ET PMM

Le Comité examine les documents suivants :

- CM/Inf(2008)11 Budgets du Conseil de l’Europe pour l’exercice 2007 – Rapport de suivi
- CM/Inf(2008)12 Programme d’Activités 2007 – Bilan de l’état d’avancement

et procède à un échange de vues avec le Directeur de la Planification stratégique.

Le Comité note une amélioration de la présentation des résultats pour certains secteurs et réitère ses
remarques des années précédentes, selon lesquelles si l'on veut présenter un compte-rendu pertinent des résultats véritablement obtenus, il convient au préalable de fixer des résultats attendus et des indicateurs de performance clairs et spécifiques dans les cadres logiques (logframes), lesquels devraient contenir des
objectifs moins nombreux mais mieux définis. Le Comité se réjouit du processus de passage en revue et de rationalisation des cadres logiques, entamé en liaison avec le budget de 2008 et est d’avis qu’il devrait être étendu à tous les secteurs, en particulier au Programme d’activités.

Le Comité constate avec satisfaction que le solde des crédits non utilisés a été significativement réduit en 2007 et encourage le Secrétariat à poursuivre les efforts dans ce sens.

VI. EXAMEN DES PRIORITES POUR 2009 ET ECHANGE DE VUES AVEC LE SECRETAIRE GENERAL, M. TERRY DAVIS

Le Comité prend note du document CM(2008)61 – Priorités pour 2009 – Conséquences budgétaires, et
procède à un échange de vues avec le Secrétaire Général.

Le Secrétaire Général souligne les principaux éléments du document sur les priorités, à savoir :

- Les propositions représentent une croissance zéro pour le Budget ordinaire du Conseil de l'Europe.

- Les ajustements obligatoires concernant l’effet en année pleine de décisions antérieures telles que celles prises concernant le personnel supplémentaire pour la Cour ont été couverts par des économies sous forme de gains d’efficacité au sein des Grandes entités administratives de l’Organisation. Certaines entités
administratives comme la Cour, l’Assemblée parlementaire et le Congrès n’ont pas proposé d’économies pour 2009.

- Malgré le contexte de la croissance zéro en termes réels, il a été possible de renforcer d’autres secteurs prioritaires tels que le Commissaire aux Droits de l'Homme et le service d’exécution des jugements.

- La Cour européenne des Droits de l’Homme n’a pas demandé de ressources supplémentaires d’un
montant significatif pour 2009 mais a déclaré qu’elle pourrait avoir à revoir ses propositions pour cette même année si le Protocole 14 n’entre pas en vigueur avant 2009.

- La Cour a annoncé qu’elle entend demander un nouveau programme de renforcement, débutant en 2010. Il inclurait des demandes de 75 créations de postes par an pour les années 2010-2012. Si un tel programme était approuvé par le Comité des Ministres, la Cour demanderait également des espaces de bureau
supplémentaires. L'une des solutions serait de rénover le Bâtiment B, actuellement inoccupé. Même si cette solution n’aurait pas de conséquences budgétaires directes pour 2009, des décisions devraient tout de même être prises rapidement pour permettre d'entamer les travaux de rénovation en 2009.

- Le rapport de l’actuaire concernant le Fonds de réserve pour les pensions indique que les Etats membres devront augmenter leur contribution au Fonds de 6,4 M € en 2009 par rapport à 2008 (soit 5,9 M € de plus pour la même période que dans l’étude actuarielle précédente).

Remarques générales

Le Comité se félicite qu'une fois encore, le Secrétaire Général ait identifié des économies sous forme de gains d'efficacité dans l'ensemble du Budget ordinaire, économies qui pourront être réaffectées pour
renforcer des domaines prioritaires et faire face aux conséquences financières de décisions prises par le Comité des Ministres les années précédentes. Toutefois le Comité attire l’attention du Comité des Ministres sur la nature des économies identifiées car elles n’affectent pas dans une proportion suffisante les dépenses de personnel.

Le Comité regrette que trois entités administratives aux budgets conséquents (l'Assemblée parlementaire, la Cour et le Congrès) n'aient pas proposé d'économies significatives sous forme de gains d'efficacité pour 2009. Le Comité recommande donc que les économies supplémentaires qu’il conviendra de dégager pour équilibrer les budgets de 2009 incluent des économies sous forme de gains d'efficacité dans les budgets de l'Assemblée parlementaire, de la Cour et du Congrès.

Le Comité note que les propositions sont basées sur le principe d'une croissance zéro en termes réels des contributions au Budget ordinaire.

Toutefois le Comité relève que les dépenses du Budget Ordinaire augmentent de 1,02 %.

Le Comité est d’avis que le principe de la croissance zéro pourrait être élargi pour couvrir l'ensemble du Budget général, voire les Accords partiels.

Le Comité s’attachera à examiner cette proposition lors d’une de ses prochaines réunions.

Si cette approche était appliquée au Budget général pour 2009, il conviendrait de dégager en sus un total de 6,4 M € au total pour financer l’augmentation des contributions au Fonds de réserve pour les pensions.

Le Comité estime qu'il est d’autant plus important d'adopter cette approche pour les années à venir que les perspectives pour 2010-2011, telles que détaillées à l'Annexe V du document du Secrétaire Général sur les priorités, montrent des augmentations dans le Budget ordinaire et dans le Budget extraordinaire du fait
essentiellement du programme triennal présenté par la Cour.

Le Comité n’est pas en mesure d’avaliser la proposition du Secrétaire Général de financer une partie du budget de 2009 en utilisant la totalité du solde créditeur de l'exercice 2007 et les 900 000 € déjà réservés sur le solde créditeur de l'exercice 2006. Le Comité souhaite préciser au Comité des Ministres que rien ne
garantit qu'un tel niveau de ressources soit disponible pour les budgets des années suivantes.

Le Comité note que la méthodologie approuvée par le Comité des Ministres pour le calcul de l'ajustement pour l’inflation concernant les budgets de 2009, en d'autres termes l'utilisation du taux d'inflation moyen en France sur une période d'un an allant jusqu'à février 2008, aboutit à un taux d'ajustement de 1,9 %. Le
Comité précise que cet ajustement d’inflation s’applique aux dépenses. Par ailleurs, la méthodologie de
calcul de l'ajustement salarial pour 2009 sera basée sur le taux d'inflation sur 12 mois pour la période allant jusqu'en juin 2008. La tendance de l'inflation étant actuellement à la hausse, tout comme les augmentations de salaires en termes réels dans certains pays de référence, ceci pourrait aboutir à une recommandation d’ajustement salarial par le CCR pour 2009 supérieure à 1,9 %. Le Comité souhaite attirer l'attention du
Comité des Ministres sur ce point.

Le Comité se réjouit que le Secrétaire Général propose de réduire de manière significative la réserve
négative en 2009. Le Comité réitère sa position, exprimée dans de récents rapports, selon laquelle la réserve négative ne respecte pas l'orthodoxie budgétaire et ne devrait pas figurer dans le budget de l'Organisation. Le Comité recommande que la réserve négative soit éliminée progressivement sur les quelques prochaines années.

VII. SITUATION DU FONDS DE RESERVE POUR LES PENSIONS

Le Comité prend note de la demande formulée par le GR-AB, lors de sa réunion du 15 mai 2008, de lui
fournir des commentaires spécifiques sur l’étude actuarielle de 2008 sur le Fonds de réserve des pensions ainsi que sur les perspectives à long terme des pensions des agents de l’Organisation.

Le Comité procède à un échange avec l’actuaire de la Section Commune des Pensions qui lui fournit les
informations techniques nécessaires. L’actuaire indique notamment au Comité que le modèle utilisé pour les calculs a été validé en 2005 par le Government Actuary’s Department britannique. Il rappelle que l’augmentation des contributions des Etats membres résultant de l’étude provient de trois éléments
principaux :

- augmentation du nombre d’agents actifs affiliés au régime de pensions
- rendement réel du fonds entre 2005 et 2008 moins élevé que prévu
- passage du taux de rendement cible réel de 6 à 5 %.

L’actuaire indique que le niveau du taux de rendement cible résulte d’une recommandation du Conseil de Direction du Fonds, soucieux de ne pas avoir à procéder à des investissements massifs en actifs risqués, et qui a été approuvée par le Comité des Ministres.

Sur la base de l’ensemble des informations fournies, le Comité accepte les résultats de l’étude. Il rappelle en outre que, dès octobre 2005, il avait émis des doutes sur la validité du rendement cible de 6 % pris comme hypothèse dans l’étude précédente.

En conséquence, le Comité recommande de prendre les mesures nécessaires pour assurer le financement du Fonds de réserve des pensions tel qu’il en résulte.

Le Comité estime toutefois qu’il est difficilement envisageable de faire peser en 2009 une charge
supplémentaire de 6 millions d’euros sur les Etats membres et propose en conséquence au Comité des
Ministres différentes possibilités pour alléger la charge pesant sur l’exercice 2009 et notamment :

- Une partie des reliquats (de l’ordre de 50 %) du Budget ordinaire pour 2006/ 2007 (soit 4.9 millions d’€), qu’il est proposé d’utiliser dans le document des priorités comme recette du budget ordinaire 2009, pourrait être affectée au financement du Fonds de réserve des pensions. Des économies supplémentaires du même niveau devraient alors être identifiées pour assurer l’équilibre du Budget ordinaire notamment parmi les
propositions de nouvelles dépenses du Programme d’activités.

- Une partie des reliquats de la Pharmacopée pourrait être remboursée aux Etats membres de la
Pharmacopée qui pourraient l’utiliser pour couvrir l’augmentation de leurs contributions au fonds de réserve. Le Comité souligne toutefois que cette proposition ne concernerait que 36 des 47 Etats membres de l’Organisation.

- Le Comité constate que le réajustement des contributions pour les trois ans à venir par rapport à l’étude de 2005 sera d’environ 18 millions d’€ (6 millions par an). Il pourrait être envisagé d’arriver à ce montant d’une manière plus échelonnée (3, 6 puis 9 millions d’€ sur les 3 ans).

Parmi les trois possibilités qui figurent ci-dessus, le Comité, à une voix près, fait porter sa préférence sur les deux premières propositions.

En outre, le Comité recommande qu’il soit procédé à des études visant à faire des propositions alternatives en matière de régime de pension pour l’avenir en vue de réduire la charge des retraites pour les Etats
membres. Par ailleurs, le Comité suggère que soient étudiées d’autres possibilités de financement du Fonds de réserve pour les pensions, un membre citant l’exemple de la création d’un impôt interne sur les salaires et les pensions.

VIII. DEPENSES ADMINISTRATIVES SUR CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES

Le Comité prend note du document P-Bud(2008)2 : soutien logistique pour les projets bénéficiant d’un
financement extérieur. Le Comité recommande l’approbation de la proposition de porter de 1,0% actuellement à 1,5% le pourcentage du prélèvement lié aux dépenses supplémentaires encourues au sein de la
Direction des Finances pour le traitement des paiements concernant les Programmes joints et les
contributions volontaires. Cette augmentation prendrait en compte, entre autres facteurs, la mise en œuvre des recommandations de l’Auditeur externe relatives à la régularisation de la situation concernant des
comptes en banques détenus au nom de l’Organisation dans des Etats membres autres que le pays hôte, ainsi que les contrôles internes couvrant les procédures de paiement. Ceci a entraîné un accroissement
significatif du volume et de la complexité des paiements effectués par la Direction des Finances ainsi qu’une augmentation du nombre de comptes bancaires gérés.

En outre, étant donné que les recettes provenant des contributions volontaires et Programmes joints
représentent désormais 24% du Programme d’activités financé par le Budget ordinaire, le Comité
recommande également que le Comité des Ministres charge le Secrétariat de mener une étude détaillée sur la manière dont les contributions volontaires et Programmes joints sont gérés par l'Organisation y compris l’utilisation des comptes spéciaux. Le Comité souligne que l’étude devrait identifier tous les coûts
supplémentaires – directs comme indirects – encourus par l’Organisation du fait de l’acceptation de ces
recettes, afin d’évaluer plus précisément l’impact financier sur l’Organisation des contributions volontaires et Programmes joints. Les prélèvements actuellement en vigueur pour couvrir l’impact financier (1,0% - qui va passer à 1,5% - de la valeur des contributions volontaires plus 16 100 € par agent financé par la contribution volontaire) devraient alors être ajustés en conséquence. Il est souhaité que les résultats en soient connus avant le vote du budget 2009 pour mise en œuvre dès 2009.

IX. SITUATION DES BÂTIMENTS DE L’ORGANISATION

Le Comité prend note des documents suivants :

- Note CAHB 03 2008 B Building Pdr-08 04 08 : Comité d’experts sur les bâtiments (réunion des 16 et 17 avril 2008 - Point 5) Rénovation du Bâtiment B, et
- Note CAHB 03 2008 Occup Lcx Pdr-08 04 08 : Comité d'experts sur les bâtiments (réunion des 16 et 17 avril 2008 - Point 4) Bâtiments du Conseil de l’Europe à Strasbourg – Bureaux libres

qui détaillent respectivement le coût estimé (7 875 000 € en valeur avril 2008) d’une éventuelle rénovation du Bâtiment B et la situation en matière d’espace de bureaux libre dans l’infrastructure existante de l’Organisation à Strasbourg.

Le Comité note également que, dans le document CM(2008)61 : Priorités pour 2009 – Conséquences
budgétaires, il est indiqué que la Cour européenne des Droits de l’Homme va demander un nouveau
programme triennal d’augmentation de ressources débutant en 2010. Le Comité souhaite attirer l’attention du Comité des Ministres sur le fait que toutes les ressources humaines supplémentaires qui pourraient être
accordées à la Cour pour de futurs programmes de renforcement entraîneraient aussi, au vu de la situation actuelle en termes d'espace de bureaux libre, des coûts supplémentaires pour mettre des bureaux à
disposition de ces nouveaux agents ainsi que pour les dépenses de fonctionnement courant .

Le Comité note, certes, qu’une proposition a été avancée pour répondre à ces besoins en rénovant le
bâtiment B actuellement inoccupé ; toutefois, il insiste pour qu’aucune décision ne soit prise quant à son éventuelle rénovation tant que le Comité des Ministres n’aura pas décidé d’un programme significatif d’augmentation des ressources de la Cour.

Par ailleurs, le Secrétariat a informé le Comité que jusqu’à présent l’ancien bâtiment de la DEQM n’a pas été vendu.

X. DIRECTION EUROPEENNE DE LA QUALITE DU MEDICAMENT : NOUVELLE PRESENTATION DU BUDGET

Le Comité prend note de la proposition de nouvelle structure budgétaire. Ce nouveau format simplifié qui consolide les trois budgets existants au sein d’un unique budget présente plusieurs avantages et permet
notamment d’avoir une vision globale de l’ensemble des activités de la DEQM, en rendant de fait l’analyse plus facile et en améliorant la transparence.

Le Comité se félicite de cette proposition de présentation et considère qu’il s’agit d’une amélioration qui
permettra d’établir une présentation consolidée et claire des comptes de la DEQM. Il regrette que le
programme d’investissement à moyen terme ne lui ai pas été communiqué et entend revenir sur la question de l’article budgétaire « dépenses de projets affectées aux activités futures » à l’automne lors de l’examen du projet de Budget 2009 et à la lumière des résultats de la réflexion menée par la DEQM quant à sa stratégie à moyen et long terme ; ces éléments permettront de mieux appréhender la situation des soldes créditeurs.

En outre, étant donné que les investissements envisagés concernent tous les secteurs d’activité, le Comité est d’avis que la dotation pour les investissements soit isolée sur un chapitre budgétaire distinct et soit
accompagnée du programme d’investissement, comme cela est le cas pour le Budget ordinaire.

Le Comité recommande que cette nouvelle présentation soit utilisée pour les années à venir.

XI. QUESTIONS DIVERSES

Programme d’investissement

Le Comité est informé de faits majeurs qui amènent la Direction de la Logistique à proposer d’amender le programme d’investissement 2008 tel qu’adopté par le Comité des Ministres lors de leur 1012è réunion. A la lumière des explications fournies, il recommande les propositions de modification du programme d’investissement telles que présentées dans le document P-Bud(2008)4.

Etude sur l’efficience et l’efficacité des comités et étude sur le nombre d’agent/activités et les méthodes de travail

Le Comité prend note de la décision prise par les Délégués des Ministres lors de leur 1024e réunion (23 avril 2008) de transmettre au Comité « pour information et commentaires éventuels » les études sur l’efficience et l’efficacité des comité et sur le nombre d’agents/activités et les méthodes de travail. Le Comité note que l’Auditeur interne approfondit actuellement l’analyse du nombre d’agents/activités. Le Comité
déclare qu’il reprendra l’examen des deux études et fera tout commentaire nécessaire une fois que les conclusions de l’analyse de l’Auditeur interne seront disponibles pour examen. Le Comité prend note des réponses déjà données aux rapports par le Secrétariat telles qu’elles figurent dans les documents
GT-REF.INST(2008)2 et GT-REF.INST(2008)3.

Processus budgétaire

Le Comité du Budget souhaiterait connaître le processus interne de budgétisation pour mieux apprécier en quoi et comment les résultats pourraient être améliorés et comment les réaffectations des crédits en cours d’exercice pourraient être traitées. Il entend examiner cette question lors d’une prochaine réunion.

Dates des prochaines réunions

Le Comité rappelle que ses réunions de l’automne 2008 se tiendront aux dates suivantes :

- 8 au 11 septembre
- 6 au 10 octobre

Annexe I

COMITE DU BUDGET

Session de mai 2008

Lundi 19 mai 9h30 – mercredi 21 mai 2008

Salle 7, Palais de l’Europe

PROJET D’ORDRE DU JOUR

Point 1 Ouverture de la réunion

Point 2 Election du/de la Président(e) et du/de la vice-président(e) du Comité

Point 3 Examen des documents suivants :

      - Rapport de la réunion d’octobre 2007

      - Compte rendu de la réunion d’octobre 2007

Point 4 Présentation des changements apportés par les Délégués au projet de budget pour 2008
avant son approbation

Point 5 Exécution du budget 2007 et résultats BBR et PMM

Point 6 Examen des priorités pour 2009 et échange de vues avec le Secrétaire Général
M. Terry Davis

Point 7 La situation du Fonds de réserve pour les pensions

      - Rapport du Comité de Direction au Comité des Ministres pour le second semestre 2007

      - Résultats de l’étude actuarielle de février 2008

Point 8 Les charges administratives

Point 9 La situation des bâtiments de l’Organisation

Point 10 Direction européenne de la qualité du médicament: nouvelle présentation du budget

Point 11 Divers

      - Programme d’investissement de la Direction de la Logistique

      - Etude sur l’efficience et l’efficacité des comités et étude sur le ratio nombre d’agents/activités et les méthodes de travail

Annexe II

COMITE DU BUDGET

Session de mai 2008

(19 – 21 mai 2008)

LISTE DES PARTICIPANTS

PAYS

TITULAIRES

Autriche

M. Christoph JACKWERTH

Belgique

Mme Anne VAN NIEUWENBURG

France

Mme Marie-Chantal MUSSET

Allemagne

M. Michael LAUMANNS (Suppléant)

Italie

M. Claudio DE ROSE (absent)

Pologne

Mme Magdalena KAKOL (Suppléante)

Roumanie

M. Stefan PETRESCU

Fédération de Russie

M. Vladimir A. IOSIFOV

Suède

M. Åke HJALMARSSON

Turquie

M. Fikret DEMIR (absent) (Suppléant)

Grande Bretagne

Mme Joycelyn BUCHAN

Note 1 Ce document a été classé en diffusion restreinte jusqu'à la date de son examen et adoption par les Délégués des Ministres.


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