Strasbourg, le 19 mars 2003

CEPEJ/GENERAL(2003)3

Commission européenne pour l’efficacité de la justice (CEPEJ)

Règles de procédure

Document préparé par la DG I – Affaires juridiques

La Commission européenne pour l'efficacité de la justice (ci-après dénommée "la CEPEJ"),

Vu la Résolution (2002)12 établissant la Commission européenne pour l'efficacité de la justice (CEPEJ), adoptée par le Comité des Ministres le 18 septembre 2002 lors de la 808ème réunion des Délégués des Ministres ;

Vu le statut de la CEPEJ ;

En vertu du paragraphe 1 de l'Article 7 du statut de la CEPEJ et sans préjudice de la Résolution (76)3 concernant les structures, les mandats et les méthodes de travail des comités, adoptée par le Comité des Ministres le 18 février 1976 lors de la 254ème réunion des Délégués des Ministres ;

Adopte les règles de procédure suivantes :

TITRE I
ORGANISATION DE LA CEPEJ

Article 1
Composition de la CEPEJ

Chaque État membre désigne sa délégation conformément à l'Article 5 du statut de la CEPEJ.

Article 2
Élection du Président et du Vice-Président

1. La CEPEJ élit son Président et son Vice-Président parmi les experts désignés par les Etats membres ayant le droit de vote (ci-après dénommés « les experts »). L’Etat membre ayant désigné l’expert élu Président est en droit de désigner un expert supplémentaire faisant partie de sa délégation à la CEPEJ aux frais du Conseil de l’Europe.

2. Le Président et le Vice-Président sont élus pour deux ans. Ils peuvent être réélus une fois.

3. Les élections ont lieu au scrutin secret et à la majorité simple des suffrages exprimés.

Article 3
Composition et fonctions du Bureau

1. Le Bureau se compose du Président et du Vice-Président et de deux experts au maximum. Les experts membres du Bureau sont élus pour deux ans. Ils peuvent être réélus une fois.

2. Les élections ont lieu au scrutin secret et à la majorité simple des suffrages exprimés.

3. Le Bureau exerce les fonctions suivantes :

    - faire des propositions sur des questions mentionnées à l'Article 3 du statut de la CEPEJ, en tenant compte notamment des Principes directeurs énoncés dans ledit statut ;
    - faire, le cas échéant, des propositions à la CEPEJ sur i) les activités d'assistance aux pays, ii) les spécialistes pouvant être appelés à effectuer une activité d'assistance à un pays conformément à l'Article 7 ci-après et iii) les modalités d'exercice d'une activité d'assistance à un pays ;
    - faire des propositions à la CEPEJ au sujet de la nomination des consultants ;
    - coordonner les travaux des groupes de travail ;
    - établir le projet de calendrier des travaux des réunions de la CEPEJ ;
    - décider s'il convient ou non de soumettre à la CEPEJ toute proposition d'amendement des présentes règles de procédure, conformément à l’article 12 ci-dessous ;
    - établir l’avant-projet de rapport annuel d’activité
    - établir à l’attention de la CEPEJ le projet de rapport annuel d'activités ;
    - effectuer toute autre fonction que lui attribue la CEPEJ.

Article 4
Documents

    1. Le Secrétariat est chargé de préparer et de diffuser tous les documents à examiner par la CEPEJ. En règle générale, et sous réserve de retards dus à des circonstances imprévisibles, les documents sont transmis aux chefs de délégation et aux autres représentants mentionnés à l'article 5 paragraphes 3 et à l’article 6 du statut de la CEPEJ, et/ou publiés sur le site internet de la CEPEJ, deux semaines au moins avant l'ouverture de la réunion.

    2. Tous les documents produits par la CEPEJ ou à son attention sont rendus public par tous moyens appropriés notamment en utilisant le site internet de la CEPEJ, sauf si la CEPEJ en décide autrement et sous réserve de la Résolution (2001)6 du Comité des Ministres sur l'accès aux documents du Conseil de l'Europe.

Article 5
Quorum

Le quorum est constitué par la majorité des délégations présentes.

Article 6
Groupes de travail

Lorsque des groupes de travail sont mis en place, ils comprennent un maximum de 6 personnes désignées par la CEPEJ et dont les frais de voyage et de séjour seront pris en charge par le Conseil de l’Europe.

Article 7
Spécialistes

1. Chaque délégation communique au Secrétariat, à sa demande, des informations concernant des spécialistes dans les questions couvertes par la CEPEJ.

2. Les spécialistes mentionnés dans les présentes règles de procédure peuvent être appelés pour effectuer notamment des activités d'assistance à un Etat mentionnées à l'Article 2.d du statut de la CEPEJ.

TITRE II
ACTIVITÉS D'ASSISTANCE AUX ETATS

Article 8
Dispositions générales

1. Les règles figurant sous ce titre ont pour but de compléter l'Article 2.d du statut de la CEPEJ.

2. Les activités d'assistance aux Etats peuvent être effectuées à la demande d'un ou plusieurs Etats membres et reposent sur le principe d'assistance mutuelle volontaire. De telles activités servent à atteindre les objectifs de la CEPEJ énoncés à l'Article 1 du statut de celle-ci, et sont tributaires des ressources budgétaires disponibles.

3. La CEPEJ fixe, à la demande du ou des pays concerné(s), le nombre des activités d'assistance à effectuer au cours de l'exercice financier annuel, y compris leur ampleur et leur durée, en tenant compte du budget annuel de la CEPEJ.

Article 9
Équipes de spécialistes

1. Le Bureau adresse des propositions à la CEPEJ concernant la composition des équipes de spécialistes (dont chacune est appelée ci-après "l'équipe").

2. Sauf décision contraire de la CEPEJ, l'équipe se compose de trois spécialistes assistés d'un membre du Secrétariat.

3. Avant que la CEPEJ n'approuve les propositions du Bureau, les noms des spécialistes sont soumis au pays concerné par l'activité pour qu'il puisse exprimer son point de vue. En cas de désaccord jugé justifié par la CEPEJ, le Bureau présente d'autres propositions.

Article 10
Visites dans les pays

1. Lorsque la CEPEJ le juge nécessaire, et en accord avec le pays concerné, des visites dans le pays peuvent être accomplies pour y rechercher un complément d'information sur le droit et la pratique nationales utile pour l'activité concernée.

2. Sur la base d'un projet de programme présenté au Secrétariat par le pays concerné par l'activité, l'équipe se met d'accord dès que possible sur le programme proposé en vue de la visite. Les dates de celle-ci sont à fixer par le Secrétariat en concertation avec le pays hôte et correspondent au programme de visites adopté par le Bureau.

3. Avant la visite dans le pays, une réunion préparatoire est organisée pour permettre un échange de vues préliminaire entre l'équipe et le Secrétariat.

4. Il est organisé sur place une réunion finale avec les autorités du pays hôte en vue de discuter les aspects de l'activité qui restent en suspens.

5. La visite dans le pays doit s'achever par une réunion au cours de laquelle l'équipe et le Secrétariat dégagent ensemble le résultat de l'activité. Les délibérations de cette réunion sont résumées à la fin par le Secrétariat, qui en établit un avant-projet de rapport.

6. La CEPEJ ou son Bureau fixe au cas par cas la procédure à suivre pour la finalisation du rapport.

TTRE III
RAPPORT GÉNÉRAL ANNUEL DE LA CEPEJ

Article 11
Rapport annuel

1. Conformément à l'Article 7, paragraphe 6 du statut, le Secrétariat soumet chaque année un avant-projet de rapport annuel d'activités du Bureau de la CEPEJ. Après examen par le Bureau, le rapport est adopté à la première réunion de la CEPEJ d'une année civile donnée et couvre l’intégralité de l'année civile précédente. Le rapport est transmis alors au Comité des Ministres. Sur invitation du Comité des Ministres, le Président de la CEPEJ présente oralement ce rapport au Comité des Ministres. Par la suite, le rapport est transmis également à l'Assemblée parlementaire.

2. Le rapport contient notamment des informations sur l'organisation et les méthodes de travail internes de la CEPEJ, ainsi que les textes adoptés au cours de la période considérée.

TITRE IV
CLAUSES FINALES

Article 12
Amendements

1. Tout Etat membre peut, à tout moment, proposer un amendement aux présentes règles de procédure. Toute proposition en ce sens est à soumettre par écrit au Bureau. Il appartient ensuite au Bureau de décider si cette proposition doit ou non être soumise à la CEPEJ.

2. Si le Bureau décide de ne pas soumettre la proposition à la CEPEJ, il informera la CEPEJ en conséquence et la proposition ne sera inscrite à l'ordre du jour de la CEPEJ que si elle reçoit l'appui d'un quart des membres de la CEPEJ à un moment ou à un autre.

3. La CEPEJ peut adopter l'amendement à la majorité des deux tiers des suffrages exprimés.

Article 13
Entrée en vigueur des Règles de procédure.

Les présentes règles de procédure entrent en vigueur le 19 mars 2003.



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