Strasbourg, le 15 mars 2013

CEPEJ-GT-QUAL(2013)1

COMMISSION EUROPEENNE POUR L’EFFICACITE DE LA JUSTICE

(CEPEJ)

QUESTIONNAIRE

POUR LA COLLECTE DES INFORMATIONS

SUR L’ORGANISATION ET L’ACCESSIBILITE DES BATIMENTS (TRIBUNAUX)

adopté par le Groupe de travail sur la qualité de la justice (CEPEJ-GT-QUAL)

      Document préparé par le Secrétariat

    A. INTRODUCTION

Le Groupe de travail sur la qualité de la justice (CEPEJ-GT-QUAL) de la Commission européenne pour l'efficacité de la justice (CEPEJ) a décidé, lors de sa 12ème réunion (Strasbourg, 18-19 octobre 2012) de préparer à l'attention des membres du Réseau des Tribunaux-référents de la CEPEJ, et éventuellement d'autres sources d'information, un questionnaire portant sur les différents aspects de l'organisation et l'accessibilité des locaux du tribunal.

Le but de ce questionnaire est de recueillir des informations sur les approches utilisées et les solutions développées par les tribunaux pour leur pratique quotidienne afin de faciliter aux justiciables l'accès à leurs services et à améliorer la qualité du service public de la justice. Il prend en compte les points soulevés lors de la discussion tenue lors de la 7ème réunion plénière du Réseau des tribunaux-référents (Gozo, Malte, 27 septembre 2012) sur la possibilité d'établir des lignes directrices sur l'organisation et l'accessibilité des locaux du tribunal.

Les informations ainsi collectées serviront de base aux travaux sur les futures lignes directrices de la CEPEJ sur l'organisation et l'accessibilité des locaux du tribunal.

    B. QUESTIONNAIRE

I. Le cadre réglementaire

    1. Y a-t-il des exigences formelles ou des lignes directrices pour la configuration des bâtiments et des locaux publics dans votre pays? Où trouve-t-on ces exigences ou directives?

    2. Y a-t-il des exigences spécifiques ou des lignes directrices pour les bâtiments des tribunaux?

    3. Si possible, joignez à votre réponse un exemple (ou un résumé) de ces règlements (en anglais ou en français).

II. Les installations d'accueil et d'information

    4. Y a-t-il un guichet d’accueil unique pour tous les publics qui se présentent au tribunal (à savoir les personnes qui souhaitent obtenir des informations, celles qui sont convoquées à une audience ou pour une autre occasion formelle, celles qui souhaitent récupérer ou déposer des documents, etc.) où ils peuvent recevoir des instructions?

    5. Les agents d’accueil sont-ils facilement identifiables (par exemple, par leur uniforme ou par un signe distinctif indiquant clairement leur fonction)?

    6. S'il n'y a pas un tel guichet d’accueil, comment les visiteurs peuvent-ils savoir où aller et à qui poser leur question?

    7. Y a-t-il un guide du visiteur (imprimé, disponible sur le site Web, etc.)? Comment peut-il être consulté?

    8. Y a-t-il du personnel spécifique chargé de répondre aux questions et fournir des informations (y compris par téléphone ou via Internet / e-mail)? Est-ce que ce personnel reçoit une formation spéciale?

    9. Organisez-vous des Journées Portes Ouvertes ou d'autres événements visant à promouvoir la connaissance de votre tribunal et de ses services auprès du public? Si oui, à quelle fréquence?

III. Circulation dans les locaux

    10. Comment le bâtiment du tribunal est-il identifié comme tel à l’extérieur?

    11. Est-il situé à proximité de voies desservies par des transports publics? Y a-t-il un parking public à proximité?

    12. Dans le hall d'entrée / réception, y a-t-il un écran électronique / TV ou un autre support indiquant les principaux événements et audiences prévus pour la journée ainsi que leur localisation (étage, numéro de la salle, secteur du bâtiment, etc.)?

    13. Une fois que l'usager du tribunal connaît le local recherché, comment peut-il / elle trouver ce local?

    14. Y a-t-il une entrée spéciale / circuit à l'intérieur du bâtiment prévu pour les personnes accusées d'infractions pénales?

IV. Organisation du temps d'attente pour les utilisateurs

    15. Comment et quand les parties impliquées dans une affaire sont-elles convoquées à l'audience (par exemple, par une lettre leur demandant de se présenter à un moment donné ou au début d'un jour donné ou d'une certaine demi-journée? Ou par une lettre indiquant un jour précis suivie d'un SMS une heure avant l'heure de l'audience, etc.)

    16. Y a-t-il des zones d'attente dédiées au public (par exemple, pour ceux qui attendent le début de leur audience, ou pour les témoins qui attendent d'être convoqués, etc.)? La capacité de ces zones est-elle suffisante?

    17. Y a-t-il des installations pour les utilisateurs ayant des besoins spéciaux (par exemple, une aire de jeux / de soins pour les jeunes enfants)?

    18. Les installations suivantes sont-elles accessibles aux visiteurs? Leur capacité est-elle suffisante, le cas échéant?

      a. restauration,
      b. fontaines d'eau potable,
      c. espaces fumeurs,
      d. lieux d’aisance.

    19. Y a-t-il des dispositions spécifiques pour attendre dans des salles séparées pour:

      a. Les victimes?
      b. Les témoins?
      c. Les enfants?
      d. Les parties à une affaire de divorce qui se sentent mal à l'aise en attendant ensemble?
      e. Autres catégories?

V. Organisation des locaux facilitant le travail des professionnels de la justice

    20. Les zones d'accueil pour le public (salles d'attente, les salles d'audience, etc.) sont-elles séparées des zones de travail des juges / procureurs et greffiers?

    21. Y a-t-il des possibilités pour les consultations/rencontres entre les avocats et leurs clients en privé?

    22. Y a-t-il des locaux à accès restreint (à savoir réservés à ceux qui participent à une audience) consacrés aux audiences à huis clos dans des certaines catégories d’affaires?

    23. Si oui, pour quels types d’affaires ces locaux sont-ils utilisés? (Par exemple, les affaires impliquant des mineurs, droit de la famille, les affaires pénales où une protection spéciale de la victime est nécessaire, etc.)

    24. S'il n'y a pas de tels locaux, comment l'accès restreint à de telles audiences est-il assuré?

VI. Sécurité et séparation des zones destinées au public et aux juges / le personnel des tribunaux

    25. Quelles mesures sont mises en place pour protéger la sécurité physique du personnel judiciaire et du public à l'entrée des locaux? (Par exemple, contrôles de sécurité à l'entrée, agents de sécurité, y compris portant des armes à feu, etc.)

    26. Quelles mesures sont mises en place pour protéger la sécurité physique du personnel judiciaire et du public dans les salles d'audience?

    27. Dans la salle d'audience, comment est organisée la zone de l'accusé? Quelles mesures sont mises en place, le cas échéant, afin de l’empêcher de s'échapper? Afin d'assurer sa propre sécurité?

VII. Installations pour les handicapés

    28. Selon la réglementation en vigueur, les bâtiments des tribunaux sont-ils tenus d'avoir des installations spéciales pour les personnes handicapées?

    29. Y a-t-il des mesures spécifiques pour assurer l'accès des handicapés lié au déroulement des procédures judiciaires en tant que telles (c’est-à-dire, en plus, ou différentes, des mesures générales d'accessibilité pour les handicapés dans les lieux publics) ? Si oui, quels types de handicap sont concernés par ces mesures (par exemple, la mobilité réduite / l’usage de fauteuils roulants, les non-voyants / malvoyants, les sourds / malentendants)?

VIII. Technologies de l'information et de la communication

    30. Votre tribunal a-t-il son propre site web?

    31. Est-il obligatoire pour un tribunal d'avoir et de maintenir un tel site?

    32. Si oui, quel type d'information un tel site doit-il contenir?

    33. Comment les justiciables peuvent-ils obtenir des informations sur l’avancement de leur affaire? Est-il possible de le faire via internet (par exemple, en consultant une base de données en utilisant un code d'accès spécial)?

    34. Est-il possible de soumettre des documents par voie électronique? Si oui, quels types de documents? Quelles sont les catégories d'utilisateurs qui peuvent le faire (avocats, parties dans une affaire elles-mêmes, etc.)?

    35. Y-a-t-il des dispositifs pour les vidéo-conférences? Si oui, dans quel type d’affaires ou dans quelles circonstances?

    36. Les visiteurs et la presse peuvent-ils suivre les audiences ouvertes au public en dehors de la salle d'audience, par exemple, sur un écran (lorsque la capacité de la salle n'est pas suffisante pour accueillir tous les intéressés)?

    37. Les juges / procureurs peuvent-ils accéder à leurs dossiers (électroniques) à partir d'autres locaux du tribunal que leur propre bureau?

    38. Y a-t-il des bornes électroniques où les usagers peuvent:

      a. obtenir des informations?
      b. payer des amendes?
      c. effectuer d'autres actions?

    39. Y a-t-il une connexion WI-FI accessible:

      a. aux avocats?
      b. au public?

IX. Relations avec les médias

    40. Y a-t-il des locaux spécifiques pour les professionnels des médias?

    41. Les professionnels des médias ont-ils accès à des informations privilégiées (comme des jugements, etc.) qui ne sont pas accessibles au public?

X. Conception ou rénovation de locaux du tribunal

    42. En tant que juges / procureurs, avez-vous pu rencontrer les architectes responsables de la construction / rénovation de locaux des tribunaux afin qu'ils prennent en compte vos avis et besoins?

XI. Les principaux domaines et les priorités

    43. Indiquez jusqu'à 5 domaines ou aspects spécifiques (choisis parmi ceux qui sont indiqués ci-dessus) de l'organisation et l'accessibilité des locaux du tribunal qui, selon vous, devraient toujours être traités en priorité (par exemple, si les fonds disponibles ne permettent pas de réaliser tous les aspects).

    44. Y a-t-il d'autres aspects qui ne sont pas abordés par le présent questionnaire, mais que vous jugez importants? Si oui, joigniez une liste de tels aspects et de fournissez les détails.



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