Strasbourg, 11 juin 2009

    CEPEJ-COOP(2009)4

COMMISSION EUROPEENNE POUR L’EFFICACITE DE LA JUSTICE

    (CEPEJ)

DEMATERIALISATION DES PROCEDURES JUDICIAIRES ET UTILISATION DES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION (TIC) DANS LES TRIBUNAUX

Lisbonne, 16 – 17 Mars 2009

Rapport rédigé par

Ronald BEAU, informaticien, Cour d’Appel de Bordeaux (France)

Elsa GARCIA MALTRAS DE BLAS, Procureur (Espagne)

Georg STAWA, Direction de l’Administration centrale et la Coordination, Ministère Fédéral de la Justice (Autriche)

Et approuvé par la CEPEJ lors de sa 13ème réunion plénière

(Strasbourg, 10 – 11 Juin 2009)

Table des matières

1. Contexte and environnement judiciaire 4
2. Pratiques informatiques pour des démarches courantes 4
2.1. Les nouvelles technologies et le monde des affaires 4

2.2. Les TIC, nouveaux services pour les citoyens 7

2.3. Nouveaux services pour les citoyens et les sociétés 8

3. Les TIC au sein du fonctionnement des cours 9
3.1. Description du système 9
3.2. Mise en œuvre du projet CITIUS 9
3.3. Partie technique du projet CITIUS 10
4. Mise en œuvre des TIC dans d’autres pays européens 10
4.1. Situation en Espagne 10
4.2. Situation en France 11
5. La place du Portugal dans le contexte européen 12
5.1. Aspects positifs 12
5.2. Pistes pour progresser 13

Depuis le Plan d’Action adopté à Varsovie en mai 2005, la CEPEJ a renforcé sa fonction d’évaluation des différents systèmes judiciaires des Etats Membres.

L’utilisation des technologies de l’information et de la communication (TIC) compte, à présent de manière essentielle, parmi les divers sujets d’études concernant le fonctionnement des systèmes judiciaires. L’utilisation des TIC est considérée comme un élément clé pour améliorer l’administration de la justice. Les TIC constituent non seulement un outil de travail pour les juges, le personnel de la cour et les avocats, mais également un vrai moyen de réduire la longueur des procédures judiciaires et d’améliorer l’efficacité du système judiciaire.

Comme pour la plupart des pays, le Portugal met à disposition des équipements informatiques dans le but d’apporter un soutien direct aux juges et au personnel. En effet, le Portugal est classé parmi les pays ayant un niveau très élevé d’intégration informatique, au même titre que l’Autriche, la Finlande, la Suisse et l’Espagne, et cela, avant la France, l’Allemagne et la Suède.

Ces technologies sont enfin utilisées dans le cadre des communications entre les tribunaux, les avocats, et les usagers potentiels du service. Depuis 2005, le Portugal développe de nombreux systèmes permettant de simplifier et d’accélérer les diverses procédures.

L’objectif principal de cette mission est d’évaluer les progrès du Portugal dans son utilisation des TIC au sein du secteur de la justice. Son but est de voir si le Portugal est sur la bonne voie, par rapport aux autres pays européens.

    1. Contexte and environnement judiciaire

Le Portugal est un pays de droit écrit. L’organisation des juridictions est hiérarchisée.

    - Les Cours de Première Instance sont des tribunaux de droit commun et ont une compétence générale, spécialisée (droits pénal, de la famille, des mineurs, du travail, commercial, et maritime) et spécifique (civil ou pénal),
    - Les Cours d’Appel sont composées de sections civiles, criminelles et sociales ainsi que d’une formation plénière,
    - La Cour Suprême de Justice n’a à connaitre que de la loi.

Les cours judiciaires de première instance sont généralement des tribunaux de district. Toutefois, lorsque le volume d’affaires le justifie, il peut y avoir plusieurs cours de première instance dans un même district.

Il existe, actuellement, cinq cours d’appel à Lisbonne, Porto, Coimbra, Evora et Guimarães.

La Cour Suprême de Justice siège à Lisbonne. Elle comprend des sections civiles, criminelles et sociales.

La totalité du budget annuel alloué à l’ensemble des cours du pays s’élève à plus de 500 millions d’Euros. Ce montant est comparable à celui autorisé en Suisse pour des dépenses identiques.

Le Portugal a 3,1 tribunaux pour 100 000 habitants, alors que la France en a 1,2, l’Espagne 1,6, la Belgique 3,0 et l’Irlande 4,2. Il y a 17,4 juges professionnels pour 100 000 habitants, et 4,3 juges non-professionnels, alors que la Belgique en a 14,9 et 24,3, la France 11,9 et 5,2, et l’Irlande 3,1 juges professionnels et aucun juge non professionnel.

En 2006, le Portugal avait 244 avocats pour 100 000 habitants, alors que la France en avait 76, la Suède 49 et l’Autriche 84. Avec l’Espagne, le Portugal prime dans le classement de la proportion d’avocats par habitants.

    2. Pratiques informatiques pour des démarches courantes

Le Ministère de la Justice fait dernièrement la promotion d’un ensemble d’initiatives variées dans l’intention d’améliorer les relations entre les citoyens, les entreprises et le système judiciaire.

          2.1. Les nouvelles technologies et le monde des affaires

            a- Création instantanée d’entreprises (Empresa na Hora)

Il est possible de constituer et d’inscrire sur le registre une entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée, une société à responsabilité limitée ou une société anonyme par une simple visite à un guichet unique, sans tenir compte de la localisation de la nouvelle entreprise. Les statuts de la société sont enregistrés et publiés immédiatement sur le site internet du Ministère (http://publicacoes.mj.pt), dont l’accès est libre au public, et la société se voit allouer automatiquement un espace enregistré « .pt » sur le web avec le nom de celle-ci sur l’Internet.

Le temps moyen qu’il faut pour créer une société de cette manière est de 34 minutes (temps moyen calculé en février 2009).

La création de sociétés avec cet outil est moins cher que par la voie traditionnelle : entre 300 et 360 Euros, alors que la création de manière traditionnelle coûte au moins 500 Euros.

Les sociétés peuvent être créées dans tous les districts du territoire continental portugais et ses îles. 118 guichets de service sont aujourd’hui ouverts.

Depuis juillet 2005, plus de 67 900 sociétés ont été créées, et, au début de l’année 2009, 67% des sociétés créées au Portugal l’ont été de cette manière.

            b- Constitution des Sociétés en ligne (Empresa on-line)

Depuis la fin du mois de juin 2006, il est possible de constituer et d’enregistrer des sociétés civiles et commerciales de types variés, des sociétés unipersonnelles ainsi qu’à responsabilité limitée, en accédant simplement au site internet officiel des affaires portugaises (https://www.portaldaempresa.pt), au moyen d’un numéro identifiant un certificat numérique. Lorsqu’un usager sollicite l’élaboration d’un acte authentique pour la première fois, les données contenues dans son certificat numérique sont affichées (nom, adresse e-mail, et numéro identifiant le contribuable). Il est également possible de mettre à jour les coordonnées des contacts (adresse ou e-mail).

La création d’une société en ligne coûte entre 120 Euros (accord avant homologation) et 380 Euros (accord libre), au lieu de payer plus de 500 Euros pour constituer une société de manière traditionnelle.

Jusqu’à la fin du mois de février 2009, 4 373 sociétés en ligne ont été créées. En janvier 2009, approximativement 23 sociétés en ligne étaient créées par jour.

            c- Inscription en ligne au Registre (Registo Comercial on-line)

Un système a été mis en œuvre en décembre 2006, et développé en juillet 2007, pour permettre de solliciter en ligne divers actes référents au Registre des Sociétés tels que les transferts, les unifications, les nantissements, les saisies, les saisies et remboursements de quotes-parts et parts, les enregistrements de procurations et de contrats d’agence, les modifications et annulations des inscriptions faites en ligne, les titularisations, les renouvellements de nominations et les départs des sociétaires ainsi que des secrétaires des sociétés par action et des sociétés publiques à responsabilité limitée, les propositions de fusions et division, les conversions des immatriculations provisoires, les transformations de sociétés, les amendements aux statuts, de fusion, et division.

Afin d’utiliser ce service, un certificat numérique est nécessaire et est, actuellement, uniquement disponible aux avocats et aux « solicitors ». D’autres usagers ont accès à un certificat numérique limité grâce à leurs cartes d’identité. Le site internet peut envoyer des documents qui prouvent de manière légale les faits énoncés dans la demande d’immatriculation (sauf en cas d’enregistrement par dépôt), ainsi que des documents prouvant la capacité et les pouvoirs de représentation pour l’acte. Optant pour cette utilisation, l’informateur aura accès à l’enregistrement de faits par le Registre des Sociétés, la notification des parties par e-mail et sms, un code d’accès au Certificat du Registre des Sociétés Permanentes, et un traitement automatique en ligne des publications juridiques.

Les sociétés économisent, grâce à ce registre en ligne, près de 50% du coût normal pour de tels actes. Jusqu’à la fin du mois de Février 2009, environ 31 261 actes de sociétés ont été exécutés par Internet.

            d- Le Certificat Permanent (Certidão Permanente)

En complément à l’immatriculation en ligne, un nouveau service est disponible depuis Décembre 2006: le Certificat Permanent.

C’est un Certificat en ligne du Registre des Sociétés, régulièrement mis à jour, qui expose les entrées actuelles du Registre et les programmes à disposition des inscriptions et des introductions de requêtes, pour les sociétés et les autres organisations sujettes à une immatriculation officielle. Le certificat peut être obtenu par quiconque sur le site internet https://www.portaldaempresa.pt/. Lorsque le certificat est sollicité, le demandeur se voit envoyer un code, par sms ou e-mail, qui peut être présenté à n’importe quelle entité publique ou privée au lieu d’un certificat en papier. Un Certificat Permanent est automatiquement généré à chaque entrée sur le Registre. Le Certificat Permanent demeure accessible sur le site géré par le Ministère de la Justice et les entités publiques et privées y ont accès sur le site https://www.portaldaempresa.pt/cve/services/certidaopermanente/consultacertidao.aspx.

Lorsque le certificat est en ligne, aucune entité, publique ou privée, ne peut exiger de la société, ayant payé pour ce service, un certificat en papier.

Jusqu’à la fin du mois de janvier 2009, plus de 1 070 000 Certificats Permanents ont été émis.

Depuis le mois d’avril 2008, le Registre des Sociétés était bilingue, étant disponible en Portugais et en Anglais. Le Certificat Permanent en Anglais à la même valeur que le Certificat en Portugais, coûte le même prix, et est tout aussi facile à obtenir que le Certificat Permanent en Portugais. Depuis le mois d’avril 2008, 624 Certificats Permanents en Anglais ont été émis.

            e- Information simplifiée sur les sociétés (Informação Empresarial Simplificada – IES)

Les sociétés peuvent enregistrer leurs comptes et soumettre, de manière annuelle, des informations concernant la comptabilité, les statistiques, la situation fiscale et financière, aux autorités publiques en utilisant un unique formulaire en ligne. Les frais peuvent être payés aux guichets automatiques ou encore à travers les services de banques à domicile. Suite au payement, l’acte est enregistré, publié automatiquement sur le site internet https://www.portaldaempresa.pt/CVE/ies/ConsultaCertidao.aspx et l’on remet à la société un certificat permanent, mis à jour, d’immatriculation commerciale.

Avant l’IES, les sociétés devaient satisfaire séparément quatre différentes obligations, exigeant différents formulaires. En 2007, avec l’IES, ces quatre obligations ont été exécutées de manière électronique et instantanée à travers l’Internet. En 2007 et 2008, plus de 792 000 IES ont été délivrées. Le prix de la souscription à un compte a été réduit, de 126 Euros en 2005 à 85 Euros en 2007.

            f- Publication en ligne des informations sur les sociétés (Publicação de actos da vida da empresa)

Depuis janvier 2006, les actes des sociétés et des coopératives, tels que les statuts et tout amendement, les nominations et démissions des sociétaires, les changements dans la composition des bureaux et les décisions d’amortir ou de convertir des actions, sont publiés en ligne, au lieu d’être imprimés dans les Séries III du Diário da República, le Journal Officiel du Portugal.

La publication est 50% moins chère que le prix habituel antérieur. Jusqu’à la fin du mois de janvier 2009, 1 454 904 actes en ligne ont été publiés.

            g- Déclaration en ligne d’une succursale (Sucursal na Hora)

Depuis le mois d’avril 2008, il est possible d’installer, au Portugal, une succursale étrangère au Registre des Sociétés. A la présentation des documents requis, la succursale est immédiatement constituée. L’enregistrement de cette constitution permanente et la nomination de représentants sont publiés sur le site des publications du Ministère de la Justice. La succursale est automatiquement inscrite au Service Interne des Revenus et à la Sécurité Sociale.
La nouvelle succursale reçoit immédiatement, sans frais, une carte d’identification de la succursale, un code d’accès au Certificat Permanent de la succursale et le numéro de sécurité sociale de celle-ci.

Au mois de février 2009, 60% des succursales ouvertes au Portugal ont été créées via Internet.

            h- Propriétés industrielles en ligne

Il est possible d’obtenir immédiatement une marque pré-approuvée, déposée en amont au nom de l’Etat. La marque peut être obtenue en ligne à travers le Portal da Empresa sur le site http://www.portaldaempresa.pt. Dans ce cas, les usagers nécessitent une connexion internet et un certificat numérique. Une marque peut être également obtenue en même temps que la constitution en ligne de la société, directement auprès du Registre des Sociétés, du Centre des Formalités d’Entreprises et du Registre National des Personnes Morales.

Il est également possible de souscrire une demande en ligne de dépôt de marque, de logo ou de nom d’établissement. Ce service permet de réduire le prix habituel de 30%.

Il est possible de protéger en ligne des inventions et des modèles, avec des remises de 50% pour le premier et 30% pour les derniers en ce qui concerne les frais.

En février 2009, environ 98% des demandes de marques nationales, 70% des demandes de brevets et 99% des demandes de logotypes ont été exécutées via l’Internet. Un tel traitement de la propriété industrielle permet un gain assez important de temps. En 2002, le délai était de 15 mois. En 2007, 80% des demandes étaient enregistrées sous les 5 mois.

            i- Simplification de la vie de la société

La procédure en ligne peut être utilisée pour solder et liquider immédiatement des organisations commerciales, des sociétés, des coopératives et des entreprises individuelles à responsabilité limitée.

Un acte authentique n’est normalement pas nécessaire pour les sociétés qui fusionnent ou se séparent. Il suffit d’inscrire le plan de fusion ou de division au Registre des Sociétés. La notification de l’assemblée générale ainsi que celui de l’accessibilité des documents concernant les fusions ou les divisions, aux sièges respectifs des sociétés impliquées dans ces opérations, sont publiés sur le site internet http://publicacoes.mj.pt.

          2.2. Les TIC, nouveaux services pour les citoyens

Afin de rendre les démarches courantes des citoyens plus accessibles et plus rapides, le Portugal a développé plusieurs services par Internet.

    a- Système d’enregistrement des naissances (Nascer Cidadão)

Depuis mars 2007, il est possible d’enregistrer la naissance d’un enfant à l’hôpital ou une clinique de maternité, juste après la naissance, sans avoir besoin de faire un second enregistrement au Bureau du Registre Civil. Ensuite, l’enfant est immédiatement enregistré à la Sécurité Sociale et au Service de Santé Publique.

46 unités de naissances mettent ce service à disposition. Jusqu’au mois de février 2009, 92 336 enregistrements ont été exécutés grâce à ce système.

            b- Système d’acquisitions accélérées de domiciles (Casa Pronta)

Depuis juillet 2007, il est possible d’exécuter immédiatement, à un guichet unique, toutes les transactions concernant l’immobilier, les transferts ou les assignations. Le système permet d’acheter et de vendre, ou encore d’hypothéquer de l’immobilier, de payer les taxes et les impôts qui en découlent, et de signer un acte de vente ou un contrat d’assignation.

Depuis juillet 2007, environs 16 200 acquisitions accélérées de domiciles ont été exécutées (« fast-track home buying procedures »).

            c- Association en ligne

Depuis le mois d’octobre 2007, il est possible d’enregistrer en ligne une association, et tous les documents nécessaires. Jusqu’en février 2009, 1 409 associations ont été enregistrées de cette manière.

            d- Service des successions (Balcão Sucessões e Heranças)

Ce service permet, à un guichet unique, d’exécuter toutes les opérations et les actes légaux concernant les successions, l’établissement des bénéficiaires, le partage du patrimoine du défunt, le paiement des taxes dues et la soumission de déclarations au centre des impôts, la demande ou la finalisation des enregistrements concernant le patrimoine partagé.

            e- Divorce avec un partage équitable du patrimoine

Un guichet unique effectue, dans le cadre des divorces par consentement mutuel établis au bureau du Registre Civil, le partage de la propriété du couple et d’autres formalités.

            f- Etat civil en ligne

Depuis janvier 2009, le Registre Civil en ligne permet aux citoyens d’entreprendre à travers l’Internet l’enregistrement des actes civils. Parmi ceux-ci, il est possible d’entreprendre un mariage civil en utilisant une carte d’identité.

          2.3. Nouveaux services pour les citoyens et les sociétés

    a- Document pour véhicule individuel

Depuis la fin du mois d’octobre 2005, le Certificat d’Enregistrement d’un Véhicule a remplacé le certificat d’enregistrement d’un véhicule en papier et le titre de propriété du véhicule. Jusqu’à la fin du mois de février 2009, plus de 5 831 700 certificats d’immatriculation ont été émis.

            b- Système en ligne pour les Véhicules

Depuis le mois de septembre 2007, il est possible de demander un titre de propriété d’un véhicule (achat et vente) à travers Internet. Plus de 280 300 enregistrements ont été accomplis et plus de 42 200 certificats permanents d’immatriculation d’un véhicule ont été émis.

            c- Registre en ligne des Propriétés Immobilières

Depuis janvier 2009, le Registre des Propriétés Immobilières En Ligne permet aux notaires, avocats, conseillers juridiques et autres de promouvoir le registre de tous les contrats concernant les droits de la propriété immobilière. Ainsi, le coût de l’enregistrement est réduit de près de 20%.

    3. Les TIC au sein du fonctionnement des cours

En 2005, le Portugal a initié un nouveau moyen de gérer les procédures judiciaires, basé sur la dématérialisation. Ce projet de grande envergure a été appelé CITIUS. Il a tout d’abord été utilisé par les secrétaires, mais l’a rapidement été par les juges et avocats pendant la période 2006/2007.

          3.1. Description du système

Le programme CITIUS a été développé par le personnel du Ministère de la Justice et les cours elle-même, et est actuellement disponible pour les procédures civiles. Il est prévu que, d’ici deux ans, les procédures pénales seront également gérées par CITIUS, et que toutes les procédures dématérialisées pourront être envoyées aux cours d’appel.

Les objectifs de ce programme ont été, du point de vue de la dématérialisation, d’améliorer l’accès aux cours, de faciliter les procédures et de gagner en rapidité.

Tout avocat est capable d’introduire une requête en effectuant un échange électronique d’informations (documents, dossiers,…), à travers l’Internet, après s’être identifié au moyen d’une puce électronique (smart card). Une loi promulguée à la fin des années 90 permet d’envoyer tous documents électroniques par email à la cour. Suite à Portaria 114/2008 du 6 Février, il est aujourd’hui possible d’envoyer, de manière électronique, les plaidoiries. La taille des documents est limitée à 3 Mb. Le personnel de la cour reçoit la demande et examine les documents envoyés. Si nécessaire, un échange électronique peut être engagé entre les greffiers et les avocats afin de parachever le dossier de procédure.

Suite à cette première étape, les affaires sont automatiquement distribuées entre les juges de la cour. Chaque juge peut travailler sur les affaires qui lui sont assignées, et consulter tous les documents joints. Enfin, la décision, signée de manière électronique par le juge, est envoyée au personnel de la cour.

Du coté des avocats, il est possible pour eux de suivre leurs propres affaires en se connectant grâce à leur puce électronique (smart card), qui leur garantie un accès sécurisé à l’information. D’ailleurs, ils ont à leur disposition un calendrier personnel contenant toutes les dates afférentes à leurs affaires enregistrées dans CITIUS. Une mise à jour est effectuée toutes les 24 heures, afin de leur permettre de constater, tous les jours, la progression de leurs diverses affaires.

Une procédure spéciale, traitée sans l’intervention d’un juge, est à présent presque entièrement dématérialisée: les injonctions. 99 % des ordonnances de paiement sont envoyées électroniquement au Bureau National des Injonctions. Cela permet la délivrance, le paiement et le maniement des procédures d’injonction de manière totalement électronique. La délivrance d’une injonction est effectuée à travers Internet, sous une forme électronique. Le paiement est également réalisé électroniquement, grâce aux guichets automatiques ou les banques à domicile. En cas de contre-ordonnance, l’injonction est envoyée en ligne à la cours.

          3.2. Mise en œuvre du projet CITIUS

Afin de dématérialiser les affaires au sein des cours, il a été nécessaire de mettre à disposition un programme CITIUS adapté aux besoins des juges, du Ministère Public, des secrétaires et des juristes. Un développement interne du programme a été choisi par le Ministère de la Justice, grâce à l’aide des avocats et basé sur les besoins des usagers.

Le Secrétaire d’Etat du Ministère de la Justice a estimé les coûts apparentés au projet CITIUS aux environs des 3 millions d’Euros. L’essentiel des ressources financières a été utilisé pour l’achat de fournitures, notamment d’ordinateurs portables à destination des juges et des procureurs, ainsi que des outils permettant l’utilisation des puces électroniques (« smart-card ») et la signature électronique.

Les coûts des formations sont exclus de ce montant. A présent, 99% des juges sont formés pour utiliser le programme CITIUS, et, depuis le début de l’année 2009, il est obligatoire pour les procédures civiles. L’utilisation de CITIUS, dans le cadre des affaires pénales, est possible mais n’est pas imposée, jusqu’à nouvel ordre.

1 356 juges ont installé ce programme. 2 283 ordinateurs portables ont été distribués. 173 séances de formation ont été tenues pour 1 341 juges et 113 séances pour 1 142 procureurs. Depuis avril 2008, plus de 827 000 documents procéduraux ont été remis, et plus de 10 000 usagers travaillent simultanément sur le programme. 2 419 cartes de signature électronique ont été émises (1 295 pour les juges et 1 124 pour les procureurs). Bien entendu, le personnel des cours, dans son ensemble, a été formé.

Dès avril 2009, la notification électronique est disponible et peut être le seul mode choisi par l’avocat ou le juriste.

D’ailleurs, les statistiques sont automatiquement générées, et chaque juge peut consulter ses propres statistiques via une connexion privée. Le Ministère de la Justice peut se renseigner sur les statistiques générales. En revanche l’accès aux résultats spécifiques, d’un juge d’une cours en particulier, lui est refusé. Bientôt, les statistiques devraient être accessibles à tout le monde, de manière à ce que le public en général puisse y accéder.

          3.3. Partie technique du projet CITIUS

La division des Technologies Informatiques de l’Institut pour la Justice (TIIJ), à Lisbonne, est chargée du développement, de la maintenance et de la communication des parties de CITIUS concernant l’Internet. Elle est également responsable des autres programmes développés pour les sociétés et les citoyens.

Chacune des cours dispose de sa propre base de données, reliée à un serveur local. Tous les serveurs sont connectés à la base centrale de données, au travers d’un réseau en étoile. Plus de 400 serveurs fonctionnent actuellement. L’année prochaine, une autre base centrale devrait ouvrir, dans une autre région du Portugal, afin de permettre la continuité du réseau en cas de panne d’un des serveurs accessible à distance.

Un système redondant, de sauvegarde des données et des programmes, existe afin de permettre la continuité du service. La sauvegarde est réalisée sur 600 bandes magnétiques, régulièrement remplacées et mises en réserve dans un autre bâtiment.

Les usagers sont connectés à travers une connexion internet et utilisent des liens spéciaux pouvant avoir une capacité allant de 10 à 100 Mb.

    4. Mise en œuvre des TIC dans d’autres pays européens

          4.1. Situation en Espagne

En ce qui concerne l’Espagne, l’utilisation des TIC est largement étendue dans les tribunaux dorénavant tous connectés à un serveur interne. Ils ont tous une connexion à l’Internet, des équipements de vidéoconférence et enregistreurs pour les audiences ainsi qu’un système électronique de gestion des affaires qui contient des informations sur le tribunal, les parties et la procédure, y compris les modèles.

Une étape importante de la dématérialisation a été introduite par le Décret Royal 84/2007 qui établi le système LEX-NET pour permettre de présenter les plaidoiries et les documents, communiquer des copies ou d’émettre des notifications à travers des moyens électroniques, et qui complète, celui-ci, par un système de signature électronique suivant la Loi du 19 Décembre 2003. LEX-NET se défini comme un moyen sécurisé de transmettre des données, par le biais de signatures reconnues, qui permet de communiquer des documents entre les cours et les autres opérateurs du système judiciaire.

La mise en œuvre du système est progressive, tant du point de vue du contenu que du point de vue territorial. En ce sens, contrairement au cas portugais, il a d’abord été réalisé comme un système de notification des parties, dont la possibilité de présenter des documents légaux est progressivement ajoutée. Cet outil est particulièrement adapté aux « procuradores » au sein des procédures civiles. L’organisation spécifique du système espagnol d’administration de la justice (au sein duquel les compétences d’administration de la justice sont partagées entre les Communautés Autonomes et le Ministère de la Justice. Tantôt ces compétences sont partagées tantôt elles restent exclusives au Ministère) explique le fait qu’un tel système ne s’applique pas automatiquement à toutes les cours espagnoles, et tombe sous la compétence du Ministère. Certaines communautés autonomes appliquent le même système suite à la signature d’accords de coopération avec le Ministère ou utilisent un système qui leur est propre.

Les cours peuvent également avoir accès aux registres publics nécessaires à l’exercice en ligne de leurs fonctions (à savoir, les registres pénaux, ou le Registre des Violences Domestiques). En ce sens, le “punto neutro judicial” est un outil essentiel qui permet aux cours d’accéder aux services et aux registres pourvus par le Ministère et les institutions pertinentes (par exemple, des bases de données des autorités fiscales, de la Sécurité Sociale, des Services de Sécurité Routière, des Notaires et Avocats en ce qui concerne les pouvoirs autorisés à représenter, des bibliothèques juridiques, etc.).

D’autres programmes développés au Portugal ne sont pas strictement comparables puisqu’ils ne font pas partis du système judiciaire en Espagne. Dans tous les cas, les usagers inscrits (i.e. les professionnels juridiques comme les avocats) peuvent avoir un accès en ligne au Registre des Sociétés et au Registre Foncier, et demander en ligne des certificats qu’ils reçoivent dans un délai de 24 heures. Cela est également possible en ce qui concerne le Registre Civil, toutefois seulement dans les grandes villes, puisque la conversion des livres en format électronique perdure.

          4.2. Situation en France

Le Ministère de la Justice développe plusieurs programmes TIC dans différentes domaines, avec différents objectifs à atteindre.

Comme toutes les cours ont une connexion internet, un des projets est de promouvoir un échange en ligne de documents dans le cadre de la procédure civile. En utilisant ce moyen, les avocats sont capables de suivre leurs affaires dans tout le pays, et d’envoyer différents documents, comme des plaidoiries, à la cour ou aux parties. Le personnel de la cour peut aussi envoyer les décisions préparatoires à l’audience, ou encore des lettres électroniques afin de demander de l’information. Cet échange en ligne fonctionne de plus en plus dans les cours de première instance, et est entrain d’être étendu aux cours d’appel. Les décisions finales sont toujours envoyées via un support papier vu que la loi n’est pas encore adaptée à l’authenticité des jugements électroniques avec signature électronique.

Malgré tout, un test va être conduit au sein des différentes cours pour l’utilisation des signatures électroniques, et un texte concernant les documents dématérialisés est en cours de préparation.

Un programme en ligne, à la seule disponibilité du personnel de la cour, des juges et des procureurs, a été développé pour les procédures pénales. Ce programme repose sur une base centrale de données, et un serveur central. Les données sont copiées sur un second serveur afin d’assurer la continuité du service de la justice. Ce programme devrait être connecté à d’autres administrations comme le centre des impôts, la police et le Fichier National des Prisonniers. Ce programme est actuellement entrain d’être introduit dans les cours de première instance, et sera dans les cours d’appel d’ici trois ou quatre ans. Toutefois, le projet est confronté à plusieurs problèmes techniques et la mise en œuvre ralentie.

Il existe un autre projet de dématérialisation de documents, et de transformation des documents sur support papier en fichier électronique. Toutes les cours ont un équipement de scanérisation et ont l’habitude de dématérialiser les procédures pénales en les copiant sur un support électronique, évitant ainsi beaucoup de copies sur papier, et permettant une organisation différente de travail. Le personnel passe moins de temps sur les copies pour les avocats, les juges et les procureurs qui peuvent travailler sur des fichiers électroniques, avec l’aide d’un index de fichier et des outils de recherche.

Enfin, toutes les cours de première instance, les cours d’appel et la Cour Suprême ont installé des systèmes de vidéoconférence dans les salles d’audience et de réunions. D’ailleurs, les juges travaillant sur des procédures pénales vont avoir des systèmes personnels de vidéoconférence, tout comme les systèmes d’enregistrement qu’ils ont déjà, notamment pour les affaires impliquant des mineurs.

    5. La place du Portugal dans le contexte européen

Il y a quelques années, le Portugal était considéré comme ayant un niveau très élevé de développement des TIC au sein de la justice. La mise en œuvre de différents programmes est la preuve que les autorités poursuivront dans la même direction.

          5.1. Aspects positifs

L’objectif principal qui oriente tous les efforts du Ministère de la Justice est de réduire la gestion des procédures judiciaires et non-judiciaires et de faciliter l’accès à la justice pour un public général. De nombreux et divers programmes développés depuis 2000 ont atteint leur premier objectif en donnant l’opportunité à tout le monde de réaliser la plupart des démarches usuelles de manière dématérialisée (enregistrements de naissance, achats de domicile, divorces, document pour véhicule unique). La dématérialisation, en ce qui concerne les registres, offre une valeur immédiate et des avantages aux citoyens.

De nombreux guichets et services d’assistance ont été créés afin de permettre aux citoyens de réaliser toutes les différentes démarches à guichet unique, avec l’aide d’un professionnel. Cela encourage l’utilisation du système et permet une réduction des frais, de 20% à parfois 85% (pour l’enregistrement de succursales par exemple). En totalité, les coûts directs et indirects, potentiellement évités par les citoyens et les sociétés utilisant les programmes TIC, représentent environ 480 000 000 Euros par année.

La plupart des programmes permet aussi de réduire largement l’utilisation de papier. CITIUS est un exemple manifeste de l’importance de l’échange de documents électroniques lors des procédures civiles.

Ce dernier présente un vaste champ d’application, qui inclut ou vise l’intégration de toutes les professions juridiques ainsi que les domaines légaux. CITIUS permet, à la fois aux avocats et aux juges, aux procureurs et aux greffiers, non seulement de soumettre des dossiers mais aussi de suivre l’état des procédures.

L’intégration des TIC au sein de la justice, les avantages acquis et la part progressive des TIC dans les démarches judiciaires et non judiciaires, constituent des efforts remarquables. L’ambition de la dématérialisation de la justice par les autorités a conduit le Portugal à un très haut niveau d’utilisation des TIC, permettant au pays de s’imposer au sommet de la hiérarchie des pays européens.

          5.2. Pistes pour progresser

Beaucoup d’efforts ont déjà été réalisés, mais le Portugal est compétent pour aller plus loin.

L’inter-connectivité entre les différents registres pourrait s’avérée nécessaire à l’amélioration prochaine du système. A présent, les individus et les sociétés peuvent être enregistrés avec différentes adresses, par exemple. Dans le même esprit, il est nécessaire d’éviter de recréer toutes les affaires afin d’accorder un gain important de temps aux greffiers. Avec une telle transmission informatique, l’utilisation du papier pourra se voir réduite de manière quantitativement importante.

De plus, l’inter-connectivité entre les registres et les transmissions électroniques des affaires entre les cours sont les meilleurs moyens d’atteindre la réalisation entière du processus de dématérialisation au Portugal.

En outre, le système actuel pourrait être finalisé par l’ajout de ressources matérielles, telles que des scanners. A présent, la procédure de dématérialisation n’est seulement ouverte lorsque les avocats sont requis. Les procédures où les citoyens peuvent agir en leur nom restent sur support papier. L’utilisation de scanners pourrait offrir aux personnes qui agissent de cette manière les mêmes avantages qu’un processus dématérialisé, c’est-à-dire une procédure accélérée et moins coûteuse que les traditionnelles. Cela pourrait être une des premières étapes de l’accès à distance aux différents services de Justice pour les citoyens et les sociétés. L’étape suivante serait d’offrir la possibilité aux citoyens et aux sociétés de suivre leurs propres procédures, en leur donnant un accès à CITIUS via un identifiant et un mot de passe créés par la cour. Cela serait également une opportunité de développer la dématérialisation dans le processus judiciaire, par l’envoi de documents par le biais d’emails, par exemple.

Un autre moyen d’intensifier la dématérialisation des procédures judiciaires a déjà été prévu par le Ministère et est entré en vigueur le 15 avril 2009. Ce procédé est jusqu’au 1er juillet en période d’essai avant d’être, à partir de ce jour, une solution définitive pour ceux qui réunissent les conditions légalement définies, celle-ci étant la réception de notifications électroniques. En effet, cette solution consiste à notifier par voie électronique les actes et décisions, entre les cours et les avocats, à transmettre par voie électronique les plaidoiries entre les différents avocats d’une même affaire, et à notifier par voie électronique la décision finale, authentifiée par une signature électronique du greffier et du juge. Cela pourrait réduire, encore davantage, le temps de traitement d’une affaire judiciaire ainsi que l’utilisation de papier, et donner encore plus d’avantages aux professions juridiques, qui réceptionnent ainsi la décision pratiquement au même moment que sa signature par le juge.

Enfin, le progrès majeur serait l‘extension de CITIUS aux procédures pénales. Cela nécessiterait l’écriture d’une nouvelle partie du programme en incluant les différents traitements et liens, éventuellement avec l’assistance des fonctionnaires de police, afin de parvenir, comme dit, à une situation de dématérialisation intégrale.



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