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Strasbourg, 2 juin 2015                                                 

CEPEJ(2015)6

Commission européenne pour l’efficacité de la justice

(CEPEJ)

NOTE EXPLICATIVE

GRILLE POUR L'EVALUATION DES SYSTEMES JUDICIAIRES

QUESTIONS IT

Cycle 2014 – 2016


Note explicative

L’ensemble des questions relatives aux technologies de l’information (TI) ont été enrichies afin de permettre une évaluation plus précise de l’impact de l’informatique sur le fonctionnement des systèmes judiciaires.

Ces questions visent à :

- Améliorer la connaissance mutuelle des initiatives et des réalisations, en mettant si possible en avant les gains mesurables et les difficultés rencontrées ;

- Situer chacun des participants à l’évaluation dans trois domaines (équipement, cadre juridique et gouvernance) pour mesurer le niveau de développement et la maturité des systèmes d’information des systèmes judiciaires ;

- Réaliser dans le rapport d’évaluation 2016 une analyse selon deux axes : les réalisations améliorant la qualité du système judiciaire (notamment les dispositifs qui améliorent la relation entre les tribunaux et les autres professionnels ainsi que les usagers) et celles qui participent à améliorer son efficacité (réduction des délais de traitement des affaires par exemple).

Au final, chaque participant sera susceptible de situer le degré de maturité de son système d’information au regard des critères de la CEPEJ et d’identifier d’éventuels facteurs de risques.

Questions 62 à 65

A. Précisions communes aux questions 62 à 65

Taux d’équipement : ce taux indique la présence fonctionnelle dans les tribunaux des dispositifs décrits dans le libellé de la question, selon l’échelle suivante

100%

50-99%

10-49%

1-9%

0% (NAP)

NA

Dispositif totalement déployé et utilisé

Dispositif en cours de déploiement (en voie de finalisation ou presque finalisé)

Dispositif en cours de déploiement (en début de déploiement ou en cours)

Expérimentation en cours dans un ou plusieurs site(s) pilote(s) ou résultant d’une initiative individuelle de la juridiction - préciser en commentaire

Dispositif n’existant pas ou en cours de conception

Donnée non disponible – préciser les raisons en commentaire de la rubrique

Le taux d’utilisation peut également être communiqué en commentaire de la rubrique s’il diffère du taux d’équipement (par exemple matériel déployé mais peu utilisé par les tribunaux) en indiquant les difficultés rencontrées. Ce taux d’utilisation peut résulter d’enquêtes de satisfaction conduites par les services informatiques, la consultation du nombre de connexions à une application ou un site, etc.

Matières : Fait référence à la nature du contentieux traité (civil / commercial, pénal, administratif ou autre), selon les mêmes définitions que les questions 90 à 109.

Nom : Nom de l’application / logiciel / dispositif / projet / infrastructure employé(e) pour l’identifier en interne et/ou auprès des utilisateurs (accompagné si nécessaire du numéro de version).

Applications informatiques spécifiques : Fait par exemple référence à des sites internet dédiés ou des logiciels téléchargeables.

B. Précisions spécifiques aux questions 62 à 65

Question 62.1

Débit internet moyen dans les juridictions : Il n’existe pas de définition technique ou juridique uniforme de la vitesse de transmission des données sur Internet, s’agissant de notions évolutives et relatives. Certaines vitesses pourront donc être considérées par certains pays comme du haut débit alors qu’elles se situeraient dans d’autres dans une catégorie intermédiaire.

Par simple convention et pour permettre une analyse sur des données comparables, la présente évaluation s’appuiera donc sur cette classification :

Bas débit

Moyen débit

Haut débit

Très haut débit

> 128 kilobits par seconde

> 2 mégabits par seconde (2 Mbit/s)

> 20 mégabits par seconde (20 Mbit/s)

< 128 kilobits par seconde

< 2048 kilobits par seconde (c'est à dire 2 mégabits par seconde)

< 20 mégabits par seconde (20 Mbit/s)

Il est demandé de communiquer une valeur moyenne ou majoritairement présente dans les tribunaux et non la valeur la plus haute ou la plus basse.

Question 62.2

Outils bureautiques : ensemble de technologies tendant à automatiser les activités de bureau telles que les traitements de texte, les tableurs (suites Office, Open Office, Libre Office etc) ou les gestionnaires de messagerie.

Cette question part du postulat d’une généralisation de ces outils dans chacun des pays et vise essentiellement à mesurer les moyens plus avancés mis en œuvre pour partager les documents produits. Par exemple :

- Simples partages de dossiers et documents sur des serveurs de fichiers locaux ou nationaux

- Gestionnaires de partages de documents et/ou de versioning (gestionnaires de fichiers, solutions clouds, etc.).

- Partage de calendriers

Dans le cas où un seul outil bureautique est développé dans l’ensemble des juridictions, le taux d’équipement peut être renseigné à 100%.

Le type d’outil peut être décrit en commentaire de la rubrique.

Question 62.4

Lien vers la jurisprudence CEDH : les décisions enregistrées à l’intérieur de la base de données disposent de liens hypertextes qui en cas de citation d’un arrêt de la CEDH renvoient vers la base HUDOC.

Question 62.7

Outils d’aide à la rédaction dont le contenu est coordonné au niveau national : il s’agit d’identifier les modèles et trames produits à l’issue, par exemple, de groupes de travail nationaux entre praticiens et non d’initiatives individuelles ou locales isolées (exemple : construction par un magistrat de modèles de paragraphes dans un traitement de texte pour ses seuls besoins).

Question 63.1

Systèmes de gestion informatisée des procédures judiciaires : cette question concerne les logiciels, progiciels, workflow utilisés par les tribunaux pour enregistrer et gérer leurs affaires.

Deux précisions sont demandées :

- Base de données centralisée ou interopérable – Dans l’hypothèse d’un stockage des affaires dans une base de données consolidée au niveau national (ou de bases de données interopérables entre elles) pour l’ensemble des tribunaux la réponse à fournir sera oui. En l’absence de centralisation des données (données conservée par exemple dans des serveurs propres à chaque tribunal sans possibilité de consolidation), la réponse sera non.

- Dispositifs intégrés d’alerte préventive – Il s’agit de savoir si le logiciel dispose de fonctionnalités préventives d’alerte, afin de permettre une gestion proactive et dynamique des affaires. A titre d’exemple, entre dans ce champ des alertes relatives aux délais écoulés (prévisionnels ou actuels) afin de prévenir la constitution de stock ou le dépassement de seuils prédéfinis (détection par exemple d’affaires dont l’ancienneté dépasse une ou plusieurs années). Signaler éventuellement en commentaires si ces dispositifs s’appuient en tout ou partie sur les travaux du centre SATURN de la CEPEJ.

Question 63.2

Le registre informatisé concernée doit être considéré comme disponible en ligne si les professionnels ou usagers peuvent, a minima, consulter son contenu ou obtenir des extraits de son contenu via un service internet.

La seule présence d’informations descriptives sur le fonctionnement du registre concerné ou sur les modalités de consultation en sollicitant le tribunal ne permet pas de considérer le registre comme disponible en ligne.

Question 63.4

L’informatique décisionnelle (en anglais Business Intelligence, BI) désigne les moyens, les outils et les méthodes qui permettent de collecter, consolider, modéliser et restituer les données d'une organisation en vue d’offrir au dirigeant de cette organisation une vue d’ensemble de l’activité traitée pour l’aider à prendre ses décisions.

Il s’agit spécifiquement de savoir si les données statistiques récoltées (question 63.3) sont utilisées, analysées et restituées aux décideurs locaux (chefs de juridiction, directeurs de greffes) afin de les assister dans le pilotage de l’activité des tribunaux.

Question 63.5

Il est attendu dans cette question un bref descriptif des modalités d’utilisation des données statistiques d’activité (question 63.3) pour élaborer des schémas d’attribution de moyens humains ou budgétaires. A titre d’exemple, utilisation du nombre d’affaires nouvelles de chaque tribunal afin de déterminer le nombre de juges, en fonction d’un nombre d’affaires moyens traités par chaque juge.

Question 63.6

Gestion budgétaire et financière des tribunaux : Il s’agit d’outils informatiques informant les responsables concernés des juridictions du budget alloué et du suivi des dépenses (par exemple de fonctionnement, de masse salariale, de gestion du bâtiment, etc).

Gestion des frais de justice : Il s’agit d’outils informatiques informant les responsables concernés des juridictions des dépenses liées aux seuls frais de justice (cf. supra définition de la question 27 - taxes, conseil juridique, représentation en justice, dépenses de transport, etc.).

Système communiquant avec d’autres ministères (financiers notamment) : L’objectif est d’identifier si les technologies de l’information sont utilisées, essentiellement entre les tribunaux et le ministère en charge des finances, pour faciliter le suivi des dépenses.

Questions 64.2 à 64.5

Il peut être répondu oui dès lors qu’il existe dans le pays concerné au moins une expérimentation, dans une matière (civile / commerciale, pénale, administrative ou autre).

Questions 64.2, 64.3, 64.4, 64.6, 64.7, 64.8 et 64.10

Le « cadre législatif spécifique » correspond à l’existence de lois autorisant de manière spécifique le recours à des moyens de communication électronique, en complément ou en substitution de la procédure papier, afin de saisir le tribunal (64.2), solliciter l’octroi de l’aide judiciaire (64.3) ou de recevoir des avis / convocations (64.4).

Concernant la communication électronique entre les tribunaux et les professionnels (64.6 et 64.7), il peut être répondu « Oui » dès lors qu’un texte législatif organise au moins l’une des phases du procès (64.6) ou l’un des actes (64.7).

Il doit être répondu « Non » même s’il existe des pratiques d’échanges électroniques entre tribunaux, professionnels et/ou justiciables en s’appuyant, par exemple, sur des interprétations extensives des textes organisant les échanges papiers préalables.

De même, concernant la signature électronique et la vidéoconférence (64.8 et 64.10), il convient de répondre « Oui » dès lors qu’un texte législatif spécifique existe pour l’un des actes ou l’une des phases de procédure mentionnées dans la colonne précédente. Il doit être répondu « Non » si les dispositifs de signatures électroniques ne s’appuient que sur des interprétations extensives des textes organisant préalablement les échanges papiers ou l’audition de parties / témoins.

Question 64.4

Le « consentement de l’usager pour être avisé par voie électronique» permet de préciser si les convocations électroniques ne sont déclenchées qu’avec le seul accord exprès de l’usager, qui accepte ce mode comme pouvant lui être opposable pour l’ensemble de la suite de la procédure. Il sera répondu non si l’accord de l’usager est facultatif ou non sollicité.

Les « applications informatiques spécifiques » dans la colonne « modalités » peuvent par exemple correspondre à des sites internet dédiés, auxquels les justiciables ont accès avec des identifiants préalablement communiqués et sur lesquelles des avis ou convocations peuvent être déposés de manière sécurisée.

Question 64.5

La réponse "oui" peut être cochée dans la colonne « Suivi incluant la publication du jugement en ligne » même si la décision n’est publiée que partiellement (dispositif seul par exemple).

Questions 64.6 et 64.7

Ces questions concernent la transmission par voie informatique de données contenues dans une procédure judiciaire avec ou sans documents numérisés, essentiellement à des fins de suppression d’échanges papiers.

La colonne « modalités » est à renseigner en complément de la colonne « phase du procès concernée » (Q64.6) ou « actes concernés » (Q64.7), afin de préciser les technologies de communication utilisées.

Pour la question 64.6, dans l’hypothèse de modalités distinctes de communication dans des phases différentes du procès (courrier électronique seulement pour la phase préparatoire et application informatique dédiée pour la seule transmission des décisions), toutes les options doivent être cochées (courrier électronique et application informatique dédiée), en précisant en commentaire de la question 64 la distinction à opérer.

Le même traitement est à opérer pour la question 64.7 si des modalités de communications ne sont applicables qu’à certains des actes choisis : toutes les options sont à cocher, en précisant en commentaire de la question 64 la distinction à opérer.

Question 64.8

Il doit être entendu par « Conclusions échangées entre avocats à destination d’un tribunal» tout document échangé entre avocats par voie informatique dans le cadre d’une procédure judiciaire, recevant  une signature électronique reconnue comme authentique, infalsifiable, non réutilisable, inaltérable et irrévocable par les tribunaux.

Question 64.10

Les phases de procédures concernées par la vidéoconférence entre les tribunaux, les professionnels et/ou les usagers sont décrites comme suit :

-  Préalable à la saisine du tribunal : Il s’agit de toutes les phases préalables à la saisine d’une juridiction ou à la tenue d’une audience. En matière civile, cela concerne essentiellement la conduite de mesures alternatives au règlement des litiges (ADR) ; en matière pénale, cela concerne la phase d’enquête (pour la gestion des mesures privatives de liberté par le ministère public par exemple)

- Durant l’audience : Il s’agit d’auditions réalisées à l’aide de la vidéoconférence lors d’audiences. En matière pénale, cela peut concerner tant les prévenus que les témoins

- Postérieurement à l’audience : Il s’agit, par exemple en matière pénale, de phases postérieures à la décision de condamnation telle que l’application des peines

Question 65.1

La gouvernance stratégique est à définir dans le contexte de cette question comme un ensemble de fonctions (direction, pilotage) exercées par une structure non spécialisée dans les systèmes d’information, en charge d’identifier les enjeux de modernisation du système judiciaire pour l’ensemble du pays, de fixer des priorités aux objectifs définis et d’initier les réformes attachées à ces objectifs en s’appuyant notamment sur les technologies de l’information.

L’objectif de cette question est d’identifier si le pays a déjà construit une réflexion globale de modernisation de son système judiciaire et s’appuie, parmi d’autres outils, sur les technologies d’information pour réaliser ses objectifs.

Il peut être précisé en commentaires si d’autres approches de modernisation ou de contextualisation de l’informatique aux fins de modernisation ont été employées.