Strasbourg, le 12 juillet 2010                                         CDLR-Bu(2010)21

Point 16 de l'ordre du jour

                                                                                                      

BUREAU DU

COMITE EUROPEEN SUR LA DEMOCRATIE LOCALE ET REGIONALE (CDLR)

COMMUNICATION RELATIVE AU CDLR

ET A LA DEMOCRATIE LOCALE ET REGIONALE

Note du Secrétariat

établie par la

Direction générale de la démocratie et des affaires politiques

Direction des institutions démocratiques

This document is public. It will not be distributed at the meeting. Please bring this copy.

Ce document est public. Il ne sera pas distribué en réunion. Prière de vous munir de cet exemplaire.

Introduction

La communication est devenue une part importante du travail du CDLR. Son importance dérive du rapport du ministre Kiviniemi sur « Comment renforcer l’action du Conseil de l’Europe dans le domaine de la démocratie locale et régionale ? » et sur la déclaration des Ministres européens responsables des collectivités locales et régionales, réunis à Utrecht les 16 et 17 novembre 2009 pour la 16^ième Session de leur Conférence, que « Le travail du Conseil de l’Europe dans le domaine de la démocratie locale et régionale mérite d’être mieux connu et une politique de communication active devrait donc être développée afin de maximiser l’impact de ce travail sur les Etats membres et la société civile » (Déclaration d’Utrecht, II.A, 5.).

1.        Decisions de la 45^ième réunion du CDLR sur la communication

Faute de temps (ayant réduit sa réunion à un jour et demi au lieu des trois jours habituels), le Comité ne peut pas examiner tous les points concernant la communication présentés dans le document CDLR(2010)6. Il décide de consacrer un temps suffisant à cette importante question lors de sa prochaine réunion.

En attendant, le CDLR :

·         désigne Mme Greta Billing rapporteuse du CDLR sur la communication et de M. Paul Rowsell corapporteur au nom du Bureau ;

·         adopte la liste de contrôle pour la communication et décide de l’envoyer aux sous-commissions du CDLR pour qu’elles l’utilisent en préparant leurs activités, en les invitant à faire toutes propositions de modification qu’elles jugeront souhaitables ; 

·         décide de prendre note et d’utiliser la liste des groupes-cibles et les autres aspects établis lors de la réunion informelle de recherche d’idées du 26 janvier 2010 et de charger les sous‑comités du CDLR d’en faire autant ;

·         charge le Bureau d’élaborer des propositions concrètes pour l’établissement d’un réseau de communication en vue de leur examen et de leur adoption par le CDLR lors de sa réunion d’octobre 2010.

2.            Points forts des activités de communication 2010

Suite au Rapport Kiviniemi, plusieurs activités on été identifiées comme de bons exercices de communication en 2010.

Session de printemps du Congrès, 17-19 Mars

Le Secrétariat a organisé leur premier support pour une session du Congrès des Pouvoirs Locaux et Régionaux. La demande de rapports du CDLR a été forte, particulièrement pour ce concerne les rapports SWOT récemment publiés sur l’Europe Centrale et du Nord et le rapport sur l’Impact de la Crise Economique au Niveau Local.

Session de l’Assemblée Parlementaire, 26-30 avril

Suite au succès du rapport sur l’Impact de la Crise Ecomonique au Niveau Local à la session de printemps du Congrès, une demande a été adressée à l’Assemblée Parlementaire afin d’autoriser la distribution du rapport pendant sa session d’avril, dans le but de coincider avec les débats de l’Assemblée Parlementaire sur la Crise Economique. La demande d’avoir le rapport a été à nouveau forte.

L’éthique, la transparence et la bonne gouvernance dans les Balkans : conférence régionale, 3-4 juin, Budva, Monténégro

La conférence a été organisée par le Ministère des Affaires Internes et de l’Administration Publique du Monténégro, le Conseil de l’Europe et la Mission de l’OSCE au Monténégro, en coopération avec l’Union des Municipalités du Monténégro.

En raison de l’annonce trop tardive de la conférence, il n’y a eu que le temps de préparer un avis aux media. Il a été envoyé a plusieurs bureaux des media dans la région avant l’événement. La Direction de la Communication a ajouté une mention sur la conférence au bas de la page d’accueil du Conseil de l’Europe.

Colloque des 24-25 juin « Le citoyen au cœur de l’innovation locale »

Ce colloque a été organisé conjointement par la Ville de Bordeaux et l’Université de Pau et des Pays de l’Adour. Au regard de la qualité de certains des participants, les préparations avec la Direction de la Communication afin de maximiser les opportunités de communication ont commencé en janvier. Il a été convenu que les personnalités seraient interviewées, quand ce serait possible, et une caméra a été louée afin de filmer les interviews, financée par la Direction de la Communication. Les questions posées étaient centrées sur la Stratégie pour l’Innovation et la Bonne Gouvernance, et sur son Label européen de l’Excellence de la Gouvernance (ELOGE), et sur le rôle du Conseil de l’Europe pour faciliter les échanges internationaux sur la démocratie locale et régionale.

La principale de ces interviews (avec Alain Juppé, ancien Premier ministre de France et actuel maire de Bordeaux) fut disponible pour être téléchargé sur le site Web le deuxième jour du colloque. Un rappel d’information rendant compte des commentaires positifs de M. Juppé sur le Conseil de l’Europe et les opportunités offertes par lui fut publié imméditement après le colloque.

Il est prévu de transmettre les interviews du colloque à un professionnel qui produira une vidéo qui pourrait être diffusée lors des conférences du CDLR et d’autres évenements.

3.           Futurs projets de communication.

Rapport sur l’impact de la crise économique au niveau local

Suite à son succès au cours des sessions du Congrès et de l’Assemblée Parlementaire, (voir ci-dessus), il a été envisagé d’envoyer le rapport aux acteurs-clés financiers dans les Etats-membres. Un message électronique a été envoyé aux membres du CDLR demandant les coordonnées pour un contact avec le ministre responsable des collectivités locales et régionales et avec le gouverneur de la banque centrale. Toutefois, le rapport doit encore être mis à jour en tenant compte de la conférence sur l’impatc de la crise à venir (voir ci-dessous). Il semblerait par conséquent plus approprié que la dernière version, basée sur les données de fin 2009, soit mise à la disposition de cet auditoire très spécifique et influent, début 2011. La Direction de la Communication a exprimé son intention d’écrire un article sur le rapport, compte tenu du caractère unique de ses informations sur les Etats membres, et dans l’esprit d’envoyer l’article à des organes de presse quotidiens nationaux dans les Etats membres.

Conférence d’octobre sur l’impact de la crise économique

La travail est en cours afin d’élever le profil de cet événement. Les détails doivent encore être finalisés.

4.           Site Web

Le site web sur la Démocratie locale et régionale demeure l’outil principal de communication pour le CDLR. Des discussions sont en cours sur la réorganisation de ses informations, en lien avec les propositions du document CDLR(2009)49 Addendum.

5.           Publications du CDLR.

Deux rapports sur les Structures et Opérations (République tchèque et Ukraine) sont en cours de révision en 2010. Ils seront envoyés aux membres du CDLR dans les meilleurs délais.

En lien avec la nouvelle stratégie de communication pour améliorer l’impact de nos activités, un travail est en cours sur le format des rapports sur les Structures et Opérations afin de réduire le temps passé sur cette activité par le Secrétariat et les Etats membres, et de renforcer la pertinence de son contenu (voir également point 6 ci-dessous).

6.           TIMS (Trafficking Information Management System)

Par rapport à la préparation et la publication des rapports sur les pays, le Secrétariat a continué à examiner la possibilité de constituer un système de travail en collaboration électronique, qui pourrait permettre une comparaison horizontale et d’actualisation en temps (presque) réel des rapports sur les structures et opérations.

Deux solutions ont été identifiées comme possibles :

1.            cloner la base de données pour un coût approximatif de 2000-3000 €.

Inconvénient : maintenance annuelle de 40 000€. Les coûts de maintenance élevés sont dûs au nombre de serveurs requis pour gérer la base de données.

2.            s’associer à un projet du Conseil de l’Europe de mise en place d’une base de données similaire, qui pourrait être partagée par plusieurs services afin de réduire les coûts (à la fois coûts de production et coûts de maintenance annuelle).

Inconvénient : le projet n’existe pour le moment que sur le papier. Nous sommes à cette date le seul service ayant exprimé un intérêt, et rien n’est fait pour trouver d’autres utilisateurs. Si le service devait payer le projet en entier, cela pourrait impliquer des coûts de plus de 80 000€. Le projet, s’il se poursuit, ne sera pas opérationnel dans les 2-3 prochaines années.

Le Secrétariat doit par conséquent conclure qu’il n’existe pas de perspective réaliste pour les deux années à venir d’évoluer vers un format des rapports S&O e-compatibles. Il tiendra évidemment le CDLR informé d’éventuels développements au CdE.

Dans l’intervalle, la simplification du format des rapports sur les Structures et Opérations (voir point 5 ci-dessus) sera poursuivie comme un moyen courant de réduire la charge de travail, et une proposition dans ce sens sera soumise au CDLR à sa réunion d’octobre. Le Secrétariat s’assurera également que la proposition concordera avec le travail en cours sur le cadre de référence sur les systèmes de collectivités locales et régionales (activité à conduire par les comités LR-IC et LR-FS – rapporteurs MM Krysztofiak et Van der Goot).

7.           Réseau de communication

Suite à la première série de consultations afin de discuter la Stratégie de Communication en 2009 et au début de 2010, il a été suggéré de mettre en place un réseau de communication (voir document CDLR(2009)49 Adddendum, Liste des choses à faire, point 21). Lors de la réunion du mars du CDLR, il a été suggéré par ailleurs que le réseau pourrait devenir un sous-comité ou que davantage de temps pourrait être consacré pendant la réunion du CDLR aux questions de communication (CDLR(2010)6, Annexe IV).

Quoi qu’il en soit, depuis les discussions originelles, les contraintes budgétaires ont rendu la faisabilité de ce réseau (beaucoup) moins certaine. Le Secrétariat n’est donc pas en situation de proposer une approche qui pourrait entraîner des réunions annuelles d’un réseau.

Par conséquent, le Secrétariat propose que chaque Etat membre nomme un représentant communication au ministère avec lequel le membre du Secrétariat du CDLR responsable de la communication peut être en liaison. Cette personne devrait avoir le profil décrit en Annexe IV. La personne ferait une assistance sur les demandes d’information – comme la demande récente d’adresses électroniques pour les acteurs financiers-clés. Cette personne pourrait conseiller le Secrétariat sur la manière d’approcher la communication dans son pays. Le contact avec le Secrétariat se ferait par téléphone, par messagerie électronique ou par internet/vidéo conférence.

Action requise

Les membres du Bureau du CDLR sont invités

1.            à prendre note des informations données dans la section « points forts » ci-dessus ;

2.            à prendre note de la mise à jour de la liste des choses à faire (Annexe I) ;

3.            à discuter et décider de la mise en place d’un réseau de communication (point 7 et Annexe IV) ;

4.            à continuer à contribuer activement à la nouvelle politique de communication destinée à developper la visibilité du travail du Conseil de l’Europe sur la démocratie locale et régionale au niveau national.

ANNEXE I

«Liste des tâches» (non-exhaustive)

(version modifiée de la «liste des tâches» du document CDLR(2009)49 addendum)

Dans le remaniement de la liste, les catégories suivantes ont été définies pour les points de la «liste des tâches»:

i)        points de la «liste des tâches» pour action immédiate

ii)       points spécifiques de la «liste des tâches» pour 2010

iii)      points de la «liste des tâches» en cours ou à long terme régulièrement examinés

iv)      points de la «liste des tâches» concernant d'autres instances (CdE et autres)

v)       points de la «liste des tâches» qui n'appellent pas d'action supplémentaire.

ANNEXE II

Synthèse des points marquants de la “Stratégie de communication des activités du Conseil de l'Europe en matière de démocratie locale et régionale”
(CDLR(2009)49 Addendum)

1.        Objectifs de la stratégie de communication

Ses principaux objectifs sont:

-        la visibilité:

-        rendre plus visibles les travaux du Conseil de l'Europe en matière de promotion de la démocratie locale et régionale;

-        les résultats de ces travaux doivent être présentés plus efficacement à un public le plus large possible.

-        un dialogue constructif avec les groupes cibles pour veiller à faire passer le message souhaité et recevoir en retour des informations utiles pour améliorer notre travail.

-        les activités de communication constituent des outils essentiels au service de l'objectif prioritaire du Conseil de l'Europe dans le domaine de la démocratie locale et régionale, qui est le suivant:

Etablir une bonne gouvernance locale et régionale pour faire face aux enjeux de nos sociétés et répondre aux attentes légitimes de nos concitoyens.

2.        Priorités de la stratégie de communication

Priorité n°1:

Rendre plus visible le travail du Conseil de l'Europe en matière de démocratie locale et régionale.

Priorité n°2:

Faire connaître les résultats de ce travail aux groupes cibles.

Priorité n°3:

Renforcer l'efficacité de la promotion de la démocratie locale et régionale au sein du Conseil de l'Europe en améliorant les flux d'information et le niveau de coopération entre les acteurs institutionnels.

3.        Objectifs

L'essence de la communication:

i) la projection d'une image,

ii) la diffusion d'un message et

iii) le choix de publics bien ciblés.

Les messages doivent être

-        assortis d'images bien définies et clairs,

-        concis,

-        adaptés à des groupes cibles définis avec rigueur.

Défis pour la communication

-        Les ressources humaines actuellement consacrées à la communication au Secrétariat du CDLR sont limitées, et il faudrait des moyens supplémentaires.

-        La coopération entre le Secrétariat du CDLR et la Direction de la Communication (DC) est établie, et doit être maintenue[1].

Mise en œuvre de la stratégie de communication en matière de démocratie locale et régionale

La Direction de la communication du Conseil de l'Europe et le Congrès doivent être impliqués dans la préparation et la mise en œuvre.

1.       Formuler le message essentiel conformément à la Déclaration d'Utrecht.

2.       Identifier les groupes cibles possibles pour le CDLR et ses sous-comités.

3.       Définir les outils utilisés dans le travail de communication

4.       Mettre en place une collaboration avec les entités pertinentes du Conseil de l'Europe, identifier les canaux, structures et produits adaptés, etc.

Idéalement:  

·                les résultats des travaux (instruments légalement obligatoires ou non obligatoires, études, rapports, etc.) atteignent leurs groupes cibles par des techniques de diffusion/communication appropriées;

·                toutes les occasions de faire connaître ces travaux sont mises à profit et les questions présentant un intérêt politique font l'objet de communications fréquentes aux médias;

·                ces activités sont menées en collaboration avec la Direction de la communication du Conseil de l'Europe par divers moyens et instruments;

·                le Congrès, l'Assemblée parlementaire et le CDLR travaillent ensemble sous l'image de marque institutionnelle du Conseil de l'Europe;

·                la communication met l'accent sur les résultats et la substance des travaux et entretient l'image de marque du Conseil de l'Europe. La coopération entre le Congrès et le CDLR est fondée sur leurs caractéristiques et leurs valeurs propres mais la communication n'insiste pas sur ces identités distinctes afin de ne pas dérouter les groupes cibles;

·                sur le plan interne, au sein du Conseil de l'Europe, la conférence ministérielle et le CDLR sont des acteurs bien connus et respectés, dont les ressources sont garanties et dont les productions reçoivent l'attention qu'elles méritent. L'importance et la qualité de leurs travaux sont reconnues par le Comité des Ministres;

·                dans toutes les activités de promotion de la démocratie locale et régionale, les aspects de communication sont sérieusement pris en compte par tous les acteurs concernés;

·                le Conseil de l'Europe est un partenaire de coopération recherché par les autres acteurs internationaux et participe activement à des projets où son savoir-faire en matière de démocratie locale et régionale peut être utilisé;

·                le financement du Centre d'expertise de la réforme de l'administration locale est soutenu par des actions de communication. Une autre série d'outils sert à encourager la demande concernant les services du Centre.

·                les Conférences des ministres responsables des collectivités locales et régionales, qui ont lieu tous les deux ou trois ans, offrent aux ministres la possibilité d'examiner des thèmes particulièrement délicats et de fixer un agenda pour l'orientation de la politique européenne, et sont pleinement exploitées dans la communication externe et interne des gouvernements hôtes et de la Direction de la communication. Ces conférences permettent aux ministres d'améliorer leur connaissance du Conseil de l'Europe et de faire passer des messages pertinents pour leur politique nationale.

ANNEXE III

Communication sur les activités du Conseil de l'Europe dans le domaine de la démocratie locale et régionale

Partie 1 - Projet de liste de contrôle pour la communication

La présente annexe vise à aider le CDLR et ses organes subordonnés à atteindre les objectifs fondamentaux énoncés dans l'Agenda d'Utrecht (voir la prochaine page). Les différents comités ont des programmes différents, mais le présent document s'efforce d'identifier en amont les thèmes sur lesquels il convient de communiquer afin que les mesures appropriées puissent être prises.

Tous les comités devraient examiner les questions ci-dessous quand ils envisagent un nouveau thème ou produit, comme un rapport ou une évaluation. Ces questions doivent permettre d'identifier les aspects particulièrement importants:

Produit/thème

-          Quels sont les résultats? Que veut-on en obtenir?

-          Quelle est l'importance du produit/ thème, cf. l'Agenda d'Utrecht, les défis identifiés et pour soutenir notre objectif commun d’établir une bonne gouvernance locale et régionale pour tous les citoyens?

Groupes cibles

-          Quels sont les groupes cibles pour ce produit/ thème?

o    Partenaires éventuels?

o    Opposants éventuels?

-          Qui en sera affecté?

-          Faut-il veiller à communiquer avec certains partenaires sur ce thème?

-          Quelle est l'instance suivante à saisir? Le CDLR, le CM?

Objectifs de la communication

-          Que voulons-nous réaliser?

-          Que voulons-nous communiquer?

Message central

-          Quel est le message central que nous désirons faire passer sur ce produit/thème?

Mise en oeuvre

-          Quel est le format du produit?

o    Si le produit est écrit:

§  en existe-t-il une synthèse facile à traduire?

§  pourrait-il être publié en ligne?

-          Comment devrait-on visualiser les résultats de ce produit/thème (quels outils?)?

-          Où faut-il faire apparaître les résultats des travaux? 

-          Qui devrait diffuser les résultats des travaux (CdE, Etats membres?)?

Les défis suivants de l'agenda d'Utrecht présentent une importance commune particulière:

1.    Gérer l’impact de la crise financière/économique actuelle

2.    S’attaquer au faible niveau de participation démocratique à la vie publique aux niveaux local et régional

3.    Réduire la complexité et les coûts de l’organisation actuelle des collectivités locales et régionales et en accroître l’efficacité

4.    Améliorer les capacités et la qualité de la gouvernance des collectivités locales et régionales

5.    Faire face à l’incidence des tendances démographiques/migratoires

6.    Améliorer l’accès aux services publics fournis aux niveaux local et régional

7.    Faciler la coopération transfrontalière des collectivités locales et régionales

Partie 2 – Eléments de la liste de contrôle exprimés en termes de démocratie locale et régionale

Cette section du document suit les différentes étapes et questions énoncées dans le “Projet de liste de contrôle pour la communication” (Partie 1). 

1.        Groupes cibles

Afin de communiquer efficacement sur les faits nouveaux dans le domaine des collectivités territoriales, d'assurer la visibilité des résultats et d'évaluer l'impact des activités, il faut disposer d'une vue d'ensemble claire des différents groupes cibles. Ceux qui s'adressent aux groupes cibles sont non seulement le CDLR, mais aussi différentes structures du Secrétariat, telles que le Centre d’expertise sur la réforme des collectivités locales, la Stratégie pour l’innovation et la gouvernance locale et les programmes d'assistance juridique.

Les groupes cibles ont été répartis en trois catégories:

1. les bénéficiaires directs: les politiciens et les fonctionnaires qui ont besoin de s'informer des activités relatives à la démocratie locale et régionale et, plus spécifiquement, dont le soutien nous est nécessaire;
2. les pouvoirs locaux et régionaux et leurs associations;
3. les bénéficiaires moins directs: tous les autres groupes cibles avec lesquels nous traitons, mais autrement qu'avec les deux autres.

La page 6 du présent document fait l'inventaire des différents groupes cibles, des diverses manières de communiquer avec eux et des outils de communication suggérés dans leur cas.

Catégorie 1

1. Les ministères responsables des collectivités locales et régionales, au sein desquels les éléments suivants peuvent être distingués:

·         les membres du CDLR

·         les divisions des politiques nationales

·         la division internationale

·         l'administration du ministère

·         les Ministres

·         les comités consultatifs para-publics

2. Les ministères des Affaires étrangères
   • Représentations permanentes
   • responsables des relations avec le CdE au MAE
   • ministres des Affaires étrangères
3. Internes, au sein du Conseil de l'Europe

·         Secrétaire général

·         Décideurs responsables des réformes

·         Comité des Ministres

·         Congrès des pouvoirs locaux et régionaux du Conseil de l'Europe

·         Assemblée parlementaire

·         Commission de l’environnement, de l’agriculture et des questions territoriales

·         Conférence des OING

·         Tous les Comités directeurs du Conseil de l'Europe

·         Direction générale de l'administration et de la logistique

·         Direction générale des Affaires politiques

·         Direction de la Communication

·         Direction du Conseil politique et de la coopération

·         Commission de Venise

·         Centre Nord-Sud

Catégorie 2

4. Collectivités territoriales

·         Maires et membres de l'exécutif (conseillers municipaux) des collectivités locales

·         Fonctionnaires des collectivités locales

·         Collectivités locales – membres du conseil / assemblée

·         Collectivités régionales - gouverneurs et adjoints

·         Collectivités régionales - fonctionnaires

·         Collectivités régionales  – membres du conseil/assemblée

·         Associations nationales de pouvoirs locaux - membres du conseil

·         Associations nationales de pouvoirs locaux - Directeur et agents

·         Associations nationales de pouvoirs régionaux - membres du conseil

·         Associations nationales de pouvoirs régionaux - Directeur et agents

Catégorie 3 (dans le désordre)

5. 800 millions d'Européens
6. Donateurs & partenaires d'assistance

·         GTZ

·         VNG international

·         Dexia

·         Banque mondiale

·         PNUD

·         Agence suédoise pour le développement international (SIDA)

7. Médias

·         Journalistes prestigieux

·         Presse spécialisée

8. Société civile

·         Syndicats

·         ONG

9. Universitaires des domaines suivants:

·         Droit

·         Administration publique

·         Sciences politiques

·         Philosophie

·         Sociologie

·         Organes consultatifs des gouvernements

10. Bruxelles

·         Commission européenne

·         Comité des Régions

11. Autres organisations internationales

·         OCDE

·         OSCE

·         UNhabitat

·         Banque mondiale

·         UNESCO

·         CCRE

·         Cités et Gouvernements Locaux Unis (CGLU)

2.        Modes de Communication

Pour que la communication soit efficace, il est important de définir, pour chacun des groupes cibles (ou pour chacune des catégories de ces groupes) le message à transmettre et le but à atteindre. L'on distingue quatre manières de communiquer avec les divers groupes cibles[2]:

Information

Le terme “information” s'utilise quand l'objectif est de transmettre une information aux groupes cibles plutôt que de tenter d'influencer la manière dont ils se font une opinion. Exemple: les bureaux d'information d'un gouvernement national, qui sont chargés d'informer le public.

Persuasion

Ce mode de communication est d'influencer le groupe cible, par exemple par une communication massive. Beaucoup de publicités entrent dans cette catégorie.

Dialogue

Parfois, un dialogue avec vos groupes cibles s'impose pour échanger des idées. Exemple: les gouvernements qui organisent des réunions participatives ou un chef de division pendant une réunion de service.

Formation

Dans le cas de la formation, l'on tente d'influencer le groupe cible, mais en laissant la place au débat et au dialogue. L'on tente de rallier l'interlocuteur à son avis. Exemple: le lobbying.

Il faut également distinguer la communication sur l'identité institutionnelle celle sur les produits. La communication sur l'identité institutionnelle, à la fois interne et externe, vise à générer un contexte favorable dans certains groupes cibles, tandis que la communication sur les produits vise à “vendre” le produit créé.

Dans la liste ci-dessus, c'est la catégorie 1 qui devrait être la première ciblée avec des informations institutionnelles. Ce groupe cible comprend les politiciens, dont le soutien est nécessaire dans tous les aspects de nos activités sur la démocratie locale et régionale. Si nécessaire, des produits peuvent être utilisés pour appuyer la communication sur l'identité institutionnelle. La démarche inverse est également valable.

3.                                                Objectifs de la communication

Dès que les groupes cibles et le mode de communication (information, persuasion, dialogue et formation) sont définis, les objectifs de la communication doivent être déterminés. Il faut veiller à ce que les objectifs soient mesurables, parce que cela améliorera la qualité de l'évaluation. Les objectifs sont normalement de trois ordres:

1.        connaissance (savoir);

2.        attitude (avis);

3.        comportement (agir).

Exemple d'objectifs de communication mesurables:

1.            En 2010, 30% des collectivités locales d'Europe seront sensibilisées au travail du Conseil de l'Europe dans le domaine de la démocratie locale (connaissance).

2.            En 2010, 20% des collectivités locales d'Europe auront lu au moins deux rapports du Conseil de l'Europe sur ses activités dans le domaine de la démocratie locale, et les auront trouvés utiles (attitude);

3.            En 2010, 10% des collectivités locales d'Europe auront été directement et activement impliquées dans l'action du Conseil de l'Europe dans le domaine de la démocratie locale.

4.        Message essentiel

Le message essentiel et une brève déclaration de ce que nous souhaitons apporter et faire connaître de tous. Pour faire passer ce message, il est essentiel que toutes les activités de communication soient conformes au message essentiel. Concis et clair, le message essentiel ne doit pas se prêter à des explications complémentaires, ni en appeler.

5.        Moyens de communication

Dès que le message essentiel sera défini, il faudra décider de la manière de toucher les groupes cibles. Parmi les moyens, lesquels sont efficaces, et lesquels ne le sont pas? Ainsi, pour s'adresser à des fonctionnaires, une campagne dans les médias serait superflue; un bulletin mensuel serait plus efficace. Une synthèse des outils envisageables, assortie d'exemples des moyens utilisables pour différents groupes cibles, est présentée ci-dessous.

6.        Evaluation

Pour vérifier si les efforts de communication portent des fruits et continuer à les améliorer, il convient de recourir à des outils d'évaluation qui ne devront toutefois pas alourdir excessivement l'ensemble de l'opération.

L'évaluation peut intervenir à la fin du processus, mais il est parfois indiqué de procéder à des bilans d'étape. Ils permettent d'adapter la stratégie de communication si nécessaire. Il importe également que l'évaluation soit non seulement externe, avec les groupes cibles, mais également interne.

Il existe différents modes d'évaluation, qui dépendent du type de moyens de communication employés par le processus. Citons par exemple:

-                une enquête (écrite ou orale) auprès des groupes cibles;

-                des entretiens approfondis avec les groupes cibles;

-                le comptage des visiteurs sur certaines pages d'un site Internet (et pas uniquement sur la page d'accueil);

-                l'évaluation interne.

L'on peut également envisager de mesurer le nombre de publications que certains publics ciblés ajoutent à leur propre site Internet, le nombre de traductions de différents documents organisées en langue locale, où le nombre de communiqués de presse générés. Toutefois, ces indicateurs ne mesurent aucun effet de la communication sur le groupe ciblé, et ne peuvent donc pas être utilisés isolément, car toute tendance observée dans la communication à partir de ce type d'information ne serait qu'indicative.

L'on trouvera ci-après un bref synoptique des différents groupes cibles, des divers modes de communication et des outils envisageables. La réussite d'une telle entreprise dépend de quelques éléments-clés: une bonne histoire institutionnelle fondée sur le message essentiel; la communication avec les délégations et les collègues est importante et appelle davantage d'attention. Elle permettra de mieux faire connaître le CDLR en interne comme à l'extérieur; internet et les bulletins semblent constituer de bons outils, utilisables pour beaucoup de nos groupes cibles; toutefois, il est aussi très important d'organiser des réunions et d'y participer (qu'il s'agisse de conférences, de face à face ou d'entretiens au téléphone.

Catégorie 2
Groupe cible	Mode essentiel de communication	Communication institutionnelle/ sur les produits	Outils envisageables
Collectivités territoriales
Collectivités locales - Maires et membres de l'exécutif (conseillers municipaux)	Formation et Information	Institutionnelle	Réunions, Vidéos, Brochures, Site internet
Collectivités locales - fonctionnaires	Persuasion, Information	Produit	Site internet, Bulletin, Réunions, Vidéos, forum électronique
Collectivités locales  – membres du conseil/assemblée	Formation, Information	Institutionnelle	Réunions, Vidéos, Brochures, Site internet
Collectivités régionales - gouverneurs et délégués	Formation, Information	Institutionnelle	Réunions, Vidéos, Brochures, Site internet
Collectivités régionales - fonctionnaires	Persuasion, Information	Produit	Site internet, Bulletin, Réunions, Vidéos, forum électronique.
Collectivités régionales  – membres du conseil/assemblée	Formation, Information	Institutionnelle	Réunions, Vidéos, Brochures, Site internet
Associations nationales de pouvoirs locaux - membres du conseil	Formation, Information	Institutionnelle	Réunions, Vidéos, Brochures, Site internet
Associations nationales de pouvoirs locaux - Directeur et agents	Persuasion, Information	Produit	Site internet, Bulletin, Réunions, Vidéos, forum électronique
Associations nationales de pouvoirs régionaux - membres du conseil	Formation, Information	Institutionnelle	Réunions, Vidéos, Brochures, Site internet
Associations nationales de pouvoirs régionaux - Directeur et agents	Persuasion, Information	Produit	Site internet, Bulletin, Réunions, Vidéos, forum électronique

Outils de communication

Le choix des outils de communication à utiliser est fonction de l'objectif premier de l'opération. Il dépend du genre d'attention souhaitée (lancer le débat, augmenter la participation, améliorer les connaissances, changer les mentalités ou modifier les comportements) et des groupes cibles que l'on souhaite atteindre. Dans cette sélection, il faut également garder à l'esprit que certains groupes cibles ne seront pas touchés avec l'outil de communication choisi. Le tableau ci-dessous énumère différents outils de communication, décrit brièvement leur utilisation et suggère les groupes cibles qu'ils peuvent permettre d'atteindre. Ce tableau ne constitue pas une liste exhaustive.

Annexe IV

 

Profil suggéré des correspondants pour le réseau de communication

·                Les gouvernements devraient être encouragés à désigner des représentants possédant une bonne connaissance du CdE et de leur propre organisation.

·                Le représentant devrait avoir une connaissance et une expérience étendues de différents outils de communication.

·                Le représentant devrait être informé du programme des réunions concernées et examiner les rapports de réunion correspondants, en collaboration avec le représentant national auprès du comité concerné, afin d'identifier le plus tôt possible les questions pertinentes.

Calendrier

Le réseau de communication devrait se réunir une fois par an à Strasbourg. La réunion doit intervenir après que le CDLR ait arrêté son ordre du jour pour l'année.

 

Annexe V

Exemples de messages essentiels

1.         Une meilleure gouvernance locale et plus de participation pour tous les        Européens.

2.         Une démocratie locale européenne pour tous et avec tous.

3.         Partout en Europe: démocratie locale, bonne gouvernance, autonomisation.